Bedre møder: Få mere ud af dine møder

- Ida Kroghave

Går du indimellem fra et møde, hvor du er i tvivl om, hvorvidt I nåede det, I skulle? Hvor du ikke er overbevist om, at alle ved, hvilke opgaver de skal tage sig af? Læs videre og få tips til, hvordan du afvikler bedre og mere effektive møder.

 

 

Før mødet

Det gode møde starter allerede inden mødets afholdelse. En grundig mødeforberedelse er med til at sikre, at målet med mødet bliver nået. Som en god mødeleder bør du derfor sende dagsordenen og de tilknyttede bilag ud i rimelig tid inden mødet, så alle deltagere har god tid til at forberede sig. Det kan lyde banalt, men forberedelsen er en nødvendig proces for at sikre den faglige kvalitet af mødet, og en undersøgelse foretaget af Lederne viser, at mange peger på netop dårlig forberedelse som en af hovedårsagerne til, at møder ofte er dårlige og ineffektive.


Dagsordenen skal derudover være skarp på mødets indhold og formål, så alle har en klar forståelse af, hvad der skal besluttes, og hvad I skal nå. 

Læs også 10 tips til effektive møder og få inspiration til, hvordan I bliver skarpere på det gode møde.

 

 

Under mødet

Mødet skal være båret af en god kultur. Det vil sige, at du og dine kolleger skal være enige om, hvad der er okay, og hvad der ikke er. Er det for eksempel i orden at komme for sent? Eller er det okay at besvare mails og sms’er under mødet? Møder bliver ofte forstyrret af, at deltagerne sidder med deres computere og telefoner fremme for at tjekke mails og besvare sms’er. Føler du, at det forstyrrer, så italesæt det.

Sandsynligheden for, at de medarbejdere, der praktiserer de dårlige vaner – hvis I ellers er enige om, at de er dårlige - tænker givetvis ikke over det. Derfor vil klare aftaler være til alles fordel.

 

Stram struktur

En god struktur er med til at sætte rammerne for det gode møde. Det er derfor nødvendigt at have en mødeleder, som formår at holde orden, så I holder jer til dagsordenen og når alle punkter inden mødets udløb. Den private snak er hyggelig, men gem den til senere, da den er med til at gøre mødet ustruktureret, og I risikerer, at mødet trækker ud. 


Brug derudover tid i løbet af mødet på at opsummere vigtige beslutninger samt hvem, der har ansvaret for de efterfølgende arbejdsopgaver, så ingen er i tvivl, når I går derfra.  Og sæt tid af til en kort opsamling, når mødet skal til at slutte, hvor det igen opsummeres, hvem der skal gøre hvad.


I samme ombæring kan det være en rigtig god idé at bruge lidt tid – fem eller ti minutter - på at evaluere mødet; både det gode og det mindre gode møde. Der vil ofte være steder, I kan optimere mødeformen, så alle bruger mindst mulig tid på at beslutte mest muligt. 

 

Efter mødet

Senest 24 timer efter mødets afholdelse bør den gode mødeleder sende referat og en eventuel opgaveliste ud. Det er nemmere at komme med kommentarer eller rettelser, mens mødet er i frisk erindring, og alle er sikre på, hvad I aftalte.