Dansk mødekultur: for mange møder og for meget snak

- Nanna Manbjerg Rasmussen

Den danske mødekultur er præget af, at vi går til for mange møder og snakker for meget. Det mener Ib Ravn, der er lektor ved Aarhus Universitet og forsker i møder.

Vi har interviewet Ib Ravn omkring møder, og det er der kommet en serie af tre blogindlæg ud af. Læs første del af interviewet her, og bliv klogere på, hvordan du kan effektivisere dine møder. 

 

Den danske mødekultur

Ifølge Ib Ravn er den største udfordring omkring møder, at der bliver snakket for meget. I nogle tilfælde er det lederen, der taler for meget, andre gange er det medarbejderne. Men helt konkret betyder det, at mange oplever, at deres møder trækker ud, uden at der udrettes noget. Derfor kan det være effektivt at tage et kritisk blik på den tid, der bruges i møder. Ofte kan det ugentlige møde nemlig nøjes med at blive holdt hver anden uge, eller et møde på en time kan kortes ned til en halv time eller tre kvarter.

 

Mødetiden skal skæres ned

Når det handler om at skære ned i mødetiden, har mødelederen en vigtig rolle. Det er ham, der skal stoppe den overflødige hyggesnak eller diskussionen, der trækker i langdrag. Der er dog også eksempler på at det er lederen, der bruger for meget taletid. Det kan for eksempel være lederen der stiller sig op og informerer, om de beslutninger der blev taget på sidste møde med bestyrelsen. Her skal mødedeltagerne turde sige til lederen, at informationen ikke er relevant for dem.

Er du opmærksom på, hvor mange timer du bruger i møder hver uge?
  

Færre mødeinvitationer

Hvis der skal skæres i mødetiden, kræver det, ifølge Ib Ravn også, at både mødeleder og deltager skal være mere kritiske, når de sender og modtager mødeinvitationer: 

”Mange ledere inviterer lidt ekstra deltagere, fordi de ikke vil ekskludere nogle. En medarbejder, der modtager invitationen, tænker måske, at hun ikke vil være uvenlig og sige nej til invitationen, og så ender hun med med at sidde til mødet og føle sig overflødig.”

 

 

Bedre kommunikation  

Kommunikationen mellem mødeledere og deltagere skal optimeres. Der er alt for meget, der er usagt. Lederen skal først og fremmest vide, at mange medarbejdere bliver glade, hvis de kan spare et møde indimellem. Derfor skal mødelederen tage emnet op og sige, at det er ok, at medarbejderne bliver væk fra møder, de ikke mener er relevante. Bedre kommunikation kræver dog også, at deltagerne involverer sig. De skal turde sige fra eller spørge lederen, om det er nødvendigt, at de deltager i et specifikt møde.   


Genskab det gode møde


Rigtig mange møder og punkter på dagsordener kan barberes bort, når man kigger på, hvad der egentlig bliver udrettet og skabt af værdi, mener Ib Ravn. Møder kan være fantastiske, det kan være et sted, hvor man føler, at man udretter noget vigtigt sammen. Mødet kan endda være et ugentligt løft. Men tit ender det desværre med at være spild af tid, og deltagerne sidder og kigger ud af vinduet, og tænker på indkøbslister og arbejde, der hober sig op, mens timerne går.

Hvis vi vil have fantastiske møder hver gang, kræver det, at mødelederen træder i karakter og styrer mødet.

Overlad alt det administrative arbejde med at tage noter og skrive opgaver ned til den digitale mødeløsning, Assistant. Koncentrer dig i stedet om at være den gode mødeleder eller den engagerede mødedeltager på mødet.