Få bedre møder med fire enkle trin

- Ida Kroghave

Er du en af de ledere, der har en følelse af, at du går til et utal af møder, men at udbyttet ikke står mål med den tid, du bruger? Ifølge en undersøgelse fra 2015 foretaget af Lederne er du er du ikke alene – hver 6. leder mener ikke, at ressourcerne står mål med udbyttet.

Men gode møder er effektive og bidrager til at nå virksomhedens mål, og i dette blogindlæg har vi samlet samlet fire gode råd til, hvordan I kan bryde den onde mødecirkel og få meget mere ud af jeres møder. 


Færre deltagere giver bedre møder

Det siges, at for mange kokke fordærver maden, og det samme kan siges om antallet af mødedeltagere.

I nogle virksomheder kan der opstå en kultur, hvor mødelederen inviterer for mange deltagere til mødet. Det kan skyldes en kultur, hvor det at blive inviteret med til mødet opfattes som en anerkendelse, og det kan også skyldes, at medarbejderne medbringer en kollega for at få faglig ”rygdækning”.

Her gælder det for mødelederen om at holde målet for øje: Mødet er ikke en social sammenkomst, og de, der skal deltage, er indkaldt, fordi mødelederen tror på, at de kan bringe det til bordet, der er relevant. Målet er at træffe den for virksomheden rigtige beslutning, og det skal ikke tage unødig lang tid.

Ved at invitere færre deltagere til mødet sikrer du en hurtigere mødeafvikling, og samtidig minimerer du medarbejdernes tidsforbrug på møder, som det egentlig ikke er nødvendigt, de deltager i. En positiv bieffekt er, at de alt andet lige møder skarpere og mere velforberedte op til de møder, hvor de rent faktisk har noget at bidrage med.

 

Send en udførlig dagsorden - og læs den

Et møde med en uklar dagsorden kan ødelægge selv det vigtigste møde. Og hvis deltagerne samtidig ikke har læst – og reelt forholdt sig til – den, begynder mødet i minus.

Forberedelse er altafgørende. Mødedeltagere, der ikke har forberedt sig, har sværere ved at komme med relevante inputs, og man risikerer, at mødet udvikler sig til en løs brainstorm i stedet for en målrettet proces, der gør det muligt at handle.

Derfor er det vigtigt, at mødedeltagerne opfordres og får tid til at bruge mere end et par minutter på at gennemgå dagsordenen. Det kræver imidlertid, at dagsordenen er gennemarbejdet og indeholder mere end fem korte og intetsigende punkter. Den skal tydeligt vise, hvad formålet med mødet er, og det skal fremgå tydeligt, hvad mødedeltagerne skal have forberedt og overvejet inden mødet. Hvis det er muligt, må der også meget gerne være en tidsangivelse, så deltagerne ved, hvor lang tid de kan forvente at bruge på hvert punkt. Det hjælper jer også til at holde tiden i enden af mødet.

Få en enkel og effektiv skabelon til din dagsorden.

 

Mand dig op, mødeleder!

En god mødeleder skal skabe orden og struktur. Det kræver, at han tør skære igennem, når mødet forvandles til en snakkeklub, og få fokus tilbage på dagsordenen. Mødelederen skal også sørge for, at alle deltagere går fra mødet med en klar forståelse af, hvad de skal gå i gang med. Derfor kan det være en god idé at afrunde mødet med en gennemgang af, hvad den enkelte mødedeltager helt konkret skal gøre nu.

Selvom smalltalk og hygge kan være behagelige afbræk, så er det en af de største tidsrøvere. Hold mødet til planen og lad de sociale væsener vende weekendens fodboldkamp, ferieplanerne og fisketuren på et andet tidspunkt.

 

Evaluer jeres møder

Uanset hvordan jeres mødekultur er, bør I evaluere den løbende. Møder og mødeformer er sjældent en fast størrelse, og nye opgaver, nye chefer og nye medarbejdere skubber hele tiden til rammen. Brug derfor tid på at vurdere, om der skal ændres på noget, og følgende spørgsmål kan være et udgangspunkt til at blive klogere på, hvor der skal strammes op:

  • Er vi det rigtige antal deltagere på møderne?
  • Hvordan er disciplinen?
  • Skal mødeledelsen træde mere i karakter?
  • Er dagsordenen udførlig nok?
  • Bliver dagsordenen sendt ud på det mest optimale tidspunkt?
  • Skal vi mødes oftere eller sjældnere?
  • Hvordan er mødetidspunktet?
  • Når vi i mål med mødet? 

Har du brug for flere gode tips til at holde effektive møder, så spring videre i rækken af blogposts.