Mindre papir og mere overblik

- Troels Skovsbøll Emborg

En kraftig nedgang i papirforbruget og farvel til pakning- og portoudgifter er de mest tydelige fordele, Bovias mange boligforeninger og ledelse har fået med deres digitale mødeløsning. Ud over at spare ressourcer har Bovia fået bedre overblik og højere sikkerhed.

Når man skal administrere 5.300 boliger i samarbejde med en række boligorganisationer og desuden rådgive om energi samt opførelse af nybyggeri, er der behov for, at koordineringen og planlægningen kører på skinner. Den almene boligadministration Bovia har siden 2013 brugt FirstAgenda til afvikling af møder, og det har ifølge direktør Per Nielsen været en positiv oplevelse.

Vi er rigtig glade for pltaformen, som opfylder vores behov og samtidig er nem at bruge. Jeg tror ikke, der er nogen, der kan forestille sig at skulle gå tilbage til papirmodellen igen – jeg kan i hvert fald ikke,” siger Per Nielsen om systemet, som både bruges i Bovias bestyrelse og i de boligforeninger, Bovia samarbejder med.

 

 

Væk fra papirbunkerne

Da Bovia begyndte at bruge FirstAgenda i 2013, var det med udgangspunkt i et ønske om at gå væk fra papirbunkerne. Ledelsen var usikker på, hvordan ændringen ville blive modtaget, men reaktionen har været positiv.

Det er en anden måde at gøre tingene på, end vi har været vant til, og vi var opmærksomme på, at det kunne blive en udfordring for nogen af mødedeltagerne. Men folk har været meget positive, og i dag printer vi kun, hvis der er tale om særlige tilfælde, hvor papir bare fungerer bedre,” siger Per Nielsen.

Han fik mødeoptimeringsplatformen anbefalet gennem sit netværk, og da en medarbejder i administrationen samtidig blev præsenteret for platformen på et brancheseminar, pegede pilen i FirstAgendas retning. 

Læs hvordan TUBA har taget et opgør med endeløse mailkorrespondancer

 

De rette anbefalinger var afgørende

Netop anbefalinger fra de rette kilder har været afgørende for, at Bovia valgte FirstAgenda som mødeplatform.

Vi har hentet referencer i både det kommunale system og blandt andre boligforeninger, for det har været vigtigt, at vi har fået et system, der passer til en organisation som vores. Det skulle være nemt at gå til for alle, det skulle være driftssikkert, og så skulle sikkerheden være helt i top,” siger Per Nielsen, som selv bruger FirstAgenda både før og efter mødet.

 

”Op til mødet samler jeg information og bilag i modulet Prepare, og min bestyrelsesformand og jeg kommunikerer i det interne ”chatforum”. Hvis der kommer input fra andre – eksempelvis via mail – bliver korrespondancen ført ind i mødet i modulet, så al relevant kommunikation er samlet. Efter mødet er det mig, der laver referat, og det gør jeg også i FirstAgenda,” siger Per Nielsen.

 

Sparer tid og penge

En ting er selve mødeafviklingen, men i Bovias tilfælde ligger den mest målbare forskel i forberedelsen til møderne. Før boligadministrationen begyndte at bruge FirstAgenda, blev dagsordenen og bilag printet, pakket og sendt ud med post. Det betød blandt andet, at der var lange frister for at komme med forslag og kommentarer til dagsordenen og for at indlevere bilag. Og samtidig var det omkostningstungt at skulle håndtere mødeindkaldelserne manuelt samt sende dem ud med posten.

I dag kører alt elektronisk, og eventuelle tilføjelser eller rettelser kan ske helt op til eller endda under mødet. Det giver fleksibilitet, og vi sparer en masse tid og penge,” siger Per Nielsen.

 

Fakta om Bovia

Bovia er en almen boligadministration, der har til opgave at udleje, administrere, vedligeholde og modernisere boliger i samarbejde med boligorganisationer og deres beboerdemokrati samt yde professionel rådgivning i forbindelse med energi og opførelse af nybyggeri.

Bovia administrerer og udlejer p.t. ca. 5.300 boliger i Sydjylland.