Vi elsker møder – lige indtil vi hader dem

- Troels Skovsbøll Emborg

Vi sætter os sammen, får tingene på bordet og træffer en beslutning. Og selvom det tager tid, er det måden at gøre det på.

Mødekulturen sidder dybt i de fleste danskere, og vi kender den, dyrker den og får nu og da for meget af den.

Det er en kulturel ting – vi danskere elsker møder. Det ligger så dybt i os og vores forhandlingskultur, hvor vi lytter meget til hinanden. Vi har tradition for lyttende og involverende ledere, der inddrager medarbejderne og forholder sig til deres input, og det foregår typisk på møder,” siger Helle Bruun Madsen, ledelsesrådgiver hos Lederne, der står bag undersøgelsen af møder og mødekultur, som blev offentliggjort i oktober 2015.

Den viser, at danske ledere i gennemsnit sidder i møde 10 timer om ugen. I den private sektor er gennemsnittet 9,6 timer pr. uge, mens offentligt ansatte bruger 12,4 timer. Og den viser desuden, at de varme følelser for møder bliver køligere, når antallet af ugentlige møder overstiger 10.

 

 

Størst problem i store virksomheder

Undersøgelsen viser, at antallet af møder stiger i takt med virksomhedens størrelse, og mens virksomheder med 1-9 ansatte holder gennemsnitligt 4,3 møder om ugen – interne såvel som eksterne – er det tilsvarende tal for virksomheder med over 500 ansatte 10,7 møder. Og tilfredsheden med udbyttet af møderne falder i takt med, at antallet af dem stiger.

Det er ikke mindst de interne møder, der giver de største frustrationer. Det handler både om manglende mødeledelse, mødedeltagere der svarer på telefonopkald, sms’er eller mail under mødet og udeblivelse uden afbud, men den største irritationskilde er folk, der kommer for sent.

En af svaghederne ved interne møder er, at man kender hinanden for godt. Man har vænnet sig til at gøre tingene på en bestemt måde, der er ingen konsekvenser, og ofte vil man sidde med den erfaring, at det ikke hjælper at forsøge at lave om på tingene. Og så får den dårlige kultur lov til at leve videre,” siger Helle Bruun Madsen.

Kilde: Lederne - Møder og mødekultur - oktober 2015

 

Tag ansvar for en forbedret mødekultur


Ifølge ledelsesrådgiveren kræver det en aktiv stillingtagen, hvis mødekulturen skal ændres til det bedre.

Det handler om ansvar. Selvom der er en mødeleder, som har det overordnede ansvar, kræver en god mødekultur, at alle byder ind. Og man kan begynde med at forholde sig til, hvordan møderne er, og hvordan de gerne skal være,” siger Helle Bruun Madsen og peger på en række konkrete tiltag:

  • Får I nok udbytte af jeres møder? Tal om, hvad der kendetegner det gode møde, og diskuter hvordan I vil have at kvaliteten af jeres møder skal være.

  • Der kan ligge en stor værdi i at udvikle en feedbackkultur, hvor I giver feedback i slutningen eller i forlængelse af mødet. Og det bør både være feedback til mødelederen og hinanden som deltagere.

  • Lav en checkliste/opskrift på det ”gode” møde hos jer – f.eks. i jeres afdeling/team. Forhold jer også til hvordan I får involveret deltagerne.

  • Overvej formen. Behøver I eksempelvis sidde omkring et bord med mødelederen for enden, eller kan I veksle med andre mødeformer – det kunne være stående eller gående møder, siddende på gulvet i bløde stole, flytning af interne møder til eksterne omgivelser eller noget helt fjerde.

  • Overvej desuden om I har brug for alle møderne, eller om noget af det kunne erstattes af en mail eller orientering på anden vis.

 

En digital mødeløsning

Ud over de ting I selv kan forbedre ved mødekulturen, er der mulighed for at effektiviserer jeres møder med et digitalt værktøj. Prøv eksempelvis FirstAgendas mødeløsning, Assistant, helt gratis. Appen til både mobil og web er designet til at lette alt det administrative arbejde omkring møder.