Bedre møder kræver skarpere ledelse

- Troels Skovsbøll Emborg

Hvis man er syg, er det nemmest at finde den rigtige behandling, hvis man kender problemets omfang og årsag. Når det handler om dårlige møder, har Lederne i deres undersøgelse af møder og mødekultur fra 2015 røntgenfotograferet danske lederes måde at holde møder på, og diagnosen er klar: Der er behov for skarpere mødeledelse, større grad af disciplin, mere forberedelse og bedre dagsordener.

Undersøgelsen, der bygger på svar fra mere end 2.000 ledere, viser blandt andet, at 66% af de respondenter, der oplever en diskrepans mellem de ressourcer, der bruges på møder, og udbyttet, peger på en bedre mødekultur som den mest oplagte ændring. Det overrasker ikke Helle Bruun Madsen, ledelsesrådgiver hos Lederne.

”Mange ledere oplever møder som noget, der i for høj grad tager tid fra de øvrige ledelsesopgaver. De når måske ikke at ”lande” mellem møderne, og de når ikke at reflektere nok over lederjobbet. Hvis et møde endda er præget af en dårlig kultur og derfor er for ustruktureret eller ineffektivt, forstærkes frustrationen”, siger Helle Bruun Madsen.

 

Mere struktur, tak

Som en del af undersøgelsen har Lederne spurgt, i hvor høj grad respondenterne karakteriserer de møder, de deltager i – interne såvel som eksterne – som gode møder, og 61% procent svarer enten ’nej’ eller ’til dels’. Sidstnævnte gruppe peger på følgende parametre, der kan forbedre møderne:

  • bedre forberedelse hos mødedeltagerne
  • bedre opsamling og konklusion
  • bedre mødedisciplin
  • bedre opfølgning
  • strammere mødeledelse

 

Efteruddannelse i mødeledelse virker

Netop mødeledelse er et forhold, de danske ledere har fokus på. 45% af respondenterne har deltaget i kurser eller efteruddannelsesaktivitet vedrørende god mødeledelse, og 86% af disse vurderer, at de har fået mellem ”nogen” og ”stor” værdi ud af efteruddannelsesforløbet.

Ligesom ledelse er mødeledelse et fag, og det skal tages alvorligt. Oftest vil det være sådan, at ingen får det optimale ud af et møde, før mødelederen tager mødelederskabet på sig,” siger Helle Bruun Madsen, der påpeger, at problemet ofte er, at formålet med mødet er uklart.

Skal der træffes beslutninger, eller skal vi bare udveksle synspunkter? Hvem deltager, og hvad er deres rolle? Hvad skal vi nå? Hvad skal jeg forberede? Hvis der ikke er klarhed over disse ting, får deltagerne let oplevelsen af, at der ikke er styr på tingene. Resultatet er frustrerede mødedeltagere, som føler, at de har spildt tiden, og et møde, hvor det er uklart, hvorfor vi kom, og hvad vi besluttede,” siger Helle Bruun Madsen.

 

Den gode mødeleder ifølge Helle Bruun Madsen:

  • er sig sin rolle bevidst og sørger for at lede mødet.
  • sætter rammen og gentager eventuelt formålet fra mødets start, så det er klart for alle.
  • starter til tiden, styrer tiden og leder i det hele taget mødet med sikker hånd.
  • involverer deltagere og får dem til at bidrage.
  • lader deltagerne komme til orde, men afbryder også, hvis en deltager taler for meget.
  • samler op undervejs og sørger for at konkludere ved mødets afslutning.
  • beder om feedback for at få en fornemmelse af, om noget kunne have været gjort anderledes.
  • arbejder med den feedback, vedkommende får, og justerer sin mødeledelsesstil.


Den gode mødedeltager ifølge Helle Bruun Madsen:

  • stiller krav til mødet og sig selv: Hvad er vi kommet for? Hvad kan jeg bidrage med?
  • tager et medansvar for, at mødet giver værdi.
  • møder velforberedt op.
  • er aktiv på mødet.
  • støtter mødelederen og hjælper med at styre tiden.