7 spørgsmål du skal afklare, inden du køber et digitalt mødeværktøj

- Troels Skovsbøll Emborg

Hvis man som virksomhed eller organisation overvejer, om et digitalt mødeværktøj er relevant at kigge nærmere på, er der en række spørgsmål, man bør stille sig selv. 

Morten Svoldgaard Axelsen er salgsdirektør i First Agenda, og han er dagligt i dialog med eksisterende og kommende kunder. Han peger på følgende syv overvejelser, man skal gøre sig.

 

1. Passer et digitalt mødeværktøj til min organisation?

”Jeg møder mange, der er usikre på, om deres virksomhed eller organisation nu også er af sådan en slags, der kan have gavn af et digitalt mødeværktøj. Det er typisk spørgsmål som ’Er vi for små?’ eller ’Passer det til vores branche?’, der dukker op, og svaret er, at stort set alle virksomheder og organisationer kan holde bedre og mere effektive møder.

Vores kundeportefølje i First Agenda tæller alt fra helt små virksomheder til store organisationer og kommuner. Digitale mødeløsninger giver værdi, både når det handler om ledelsesmøder, salgsmøder, diverse interne møder og meget dokumenttunge møder i bestyrelser, til generalforsamlinger og så videre.”

 

2. Hvilke gevinster vil jeg gerne hente?

”Den altoverskyggende fordel ved et digitalt mødeværktøj er, at du kan systematisere og strukturere dine processer. Du kan minimere – og i nogle tilfælde helt fjerne – mængden af kedelige, tidskrævende og rutineprægede opgaver i forbindelse med indkaldelse til, afvikling af og opfølgning på virksomhedens møder.

Du kan eksempelvis kopiere de skabeloner og processer, der fungerer til ledelsesmøderne, over til bestyrelsesmøderne, og du kan afklare en masse ting i en formødestruktur, så selve mødet bliver mere effektivt.”

 

 

3. Hvad skal jeg have styr på, inden jeg begynder at kigge nærmere på løsningen?

”Økonomi er altid et parameter, og derfor kommer vi jo hurtigt til spørgsmålet: Har du et budget?

Som altid, når det handler om økonomi, er der to sider af mønten: Hvad koster det, og hvad koster det at lade være?

Mange digitale mødeværktøjer fungerer sådan, at man køber en licens pr. bruger, men når virksomhederne begynder at regne på, hvor meget de sparer på grund af markant øget effektivitet, er regnestykket temmelig enkelt.

Desuden er det afgørende, at der er opbakning i organisationen. Det er vigtigt, at ledelsen bakker op om den nye og mere effektive måde at arbejde på, så det kan blive forankret i hele organisationen. Ellers er der risiko for, at det bliver betragtet som endnu et it-projekt, der ikke rigtig fører nogle veje, i stedet for et praktisk værktøj, som bringer værdi til virksomheden.”

 

4. Hvad skal jeg overveje i forhold til tekniske barrierer og eksisterende it-systemer?

”Mange digitale mødeværktøjer er cloudbaserede stand alone-løsninger, som man kan vælge at koble på de eksisterende arbejdsgange og systemer eller lade være. Derfor er der som udgangspunkt ingen grund til at frygte it-rod; se dit digitale mødeværktøj som en app, der er nem at bruge.”

 

5. Hvordan kan jeg være sikker på, at mine oplysninger er i sikre hænder, hvis jeg benytter et digitalt mødeværktøj?

”Sikkerhed kommer før alt andet, og enhver udbyder af et digitalt mødeværktøj vil prioritere dette punkt meget højt. Hos First Agenda arbejder vi med blandt andet to-faktor-login, og data opbevares efter internationale standarder. Det er også derfor, at eksempelvis myndigheder lader os tage hånd om deres møder.”

Læs mere om sikkerheden i First Agenda

6. Kan jeg ikke bare klare mig med mit almindelige tekstbehandlingsprogram og gratis fildelingstjenester?

”Jo, det kan du i princippet godt. Det at kunne dele dokumenter er i sig selv ikke vanskeligt, og der findes masser af tjenester såsom Google Docs, Dropbox og lignende, der gør det muligt at dele dokumenter.  Og hvis du har det fint med at lave dagsordener i Word og håndtere processen manuelt, er det selvfølgelig ok.

Men med et digitalt mødeværktøj kan du spare en masse tid, fordi du får hjælp til at optimere nogle arbejdsprocesser, som erfaringsmæssigt ikke er strømlinede i dag. Og som sagt vil sikkerheden alt andet lige også være på et højere niveau end tilfældet er ved mange af de populære tjenester, hvor et enkelt link eller simpel adgang til en computer eller en anden enhed reelt giver mulighed for at gå direkte til filer i Docs eller Dropbox.

Når vi er i dialog med interesserede virksomheder, oplever vi eksempelvis ofte, at sekretærer sidder og klipper og klistrer passager fra pdf-filer fra direktions- og bestyrelsesmøder over i nye dagsordener. Det er blandt andet de processer, man optimerer gennem et digitalt mødeværktøj. 

Det påvirker også efterbehandlingen af møderne positivt, fordi dagsordenerne og referaterne er langt mere organiserede.”

 

7. Hvilke gamle vaner skal man være villig til at skrotte?

”Det er primært sekretæren eller mødeopretteren, som skal have en ny rutine. Mange sidder i dag med en hjemmestrikket løsning, hvor punkterne til en dagsorden bliver ført ind i et langt Word-dokument, og så bliver bilagene sat ind til sidst.

I First Agenda bliver hvert punkt organiseret hver for sig, og når alle punkter er blevet forberedt med relevante bilag, ligner det en klassisk dagsorden. Men for både mødedeltagere og den eller de personer, som skal efterbearbejde mødet og skrive referat, giver opdelingen nogle åbenlyse fordele.

Den største barriere er nok vanens magt. Vi møder nu og da den melding, at ”vi har lige gang i et andet projekt” eller ”jeg kan ikke lige overskue et nyt program”, og det har vi naturligvis stor respekt for. Men når vi får vist brugerfladen, kan brugerne godt se, at det er nemt at gå til.”