Produktive møder: Undgå 5 dræbende spørgsmål

- Ida Kroghave

Du kender sikkert situationen: Du har ikke nået at forberede dig til dagens møde, og spørgsmålet "hvad er det lige, det handler om?" brænder på tungen.

Vi har samlet fem spørgsmål, som du bør undgå i enhver mødesituation - de skyder nemlig produktiviteten helt i sænk.

 

1. Hvad var det nu lige, det handlede om? 

Er du eller dine kolleger ikke forberedt til et møde, tager det længere tid at behandle hvert punkt. Der er derfor risiko for, at mødet trækker ud, eller at I ikke når alle punkterne på dagsordenen.
En ny undersøgelse fra den danske interesseorganisation Lederne viser, at mere end halvdelen af de adspurgte mener, at forberedelse er essentielt for det gode møde. 

 

2. Hvad er det, vi skal i dag?

En uklar dagsorden hæmmer det gode møde. En god dagsorden gør det klart for deltagerne, hvad mødets indhold og formål er – og den gør det nemmere for dem at forberede sig. De danske ledere er enige. En tredjedel af de adspurgte mener, at mødet bliver bedre med en skarp dagsorden.

 

3. Hvornår starter vi?

Er det okay at komme for sent eller svare på mails under mødet? Ikke hvis du spørger de danske ledere. Halvdelen af de adspurgte ledere peger på, at mødedisciplinen skal forbedres for at skabe rammerne for det gode møde. Fire ud af ti svarer, at det ofte sker, at deltagere kommer for sent, mens kun 5% mener, at det er acceptabelt. Ligeledes svarer kun 9%, at det er acceptabelt at svare på mails og sms’er under mødet, mens 29% mener, at det ofte sker. 

Læs 10 tips til effektive møder og bliv klogere på, hvordan du kan være med til at skabe en positiv mødekultur på din arbejdsplads.

 

4. Hvem leder mødet?

44% af de adspurgte ledere mener, at det er nødvendigt med en bedre mødeledelse. En god mødeleder skal være dygtig til at kommunikere og skal samtidigt kunne skære igennem og skabe struktur. Mere end otte ud af ti ledere anser derfor mødeledelse som en særlig kompetence. 

 

5. Hvad blev vi egentlig enige om?  

Hvem gør hvad efterfølgende? Manglende opsamling og konklusion gør mødet diffust, og deltagerne bliver i tvivl om, hvad der er besluttet, og hvem der tager sig af opfølgningen.
Halvdelen af de danske ledere peger derfor på behovet for bedre opsamling og konklusion på mødet, mens 44% peger på bedre opfølgning efter mødet. 

 

Forestil dig, at du aldrig behøvede at stille ovenstående spørgsmål, fordi du altid kunne gå tilbage og få svar på dem? Det kan du med FirstAgendas digitale mødeløsning, der automatisk holder styr på alt administrationen omkring møder.