5 grunde til hvorfor du skal skrive mødereferat

- Camilla Olsen

Det gode mødereferat er et vigtigt og centralt element af dit møde. Du bør derfor altid sikre, at det er skrevet ordentligt og delt med alle mødedeltagere og relevante kolleger.

 

Lad os give dig nogle gode grunde til, hvorfor dit mødereferat er vigtigt, og hvordan du kan bruge referatet til at få bedre møder:

1. Et godt referat hjælper os med at huske

Det betyder, at vi ikke behøver at diskutere det samme to gange, fordi vi ikke kan huske den oprindelige beslutning. Det er i sig selv en motiverende grund til at I skal skrive mødereferat.

Vi har alle været med til et såkaldt deja vu-møde, hvor halvdelen af mødet blev brugt på at finde ud af, hvad vi besluttede på sidste møde. Blev vi enige om at hyre to eller tre nye ansatte? Skal vi starte med projekt A eller B?

Mens vi diskuterer det igen, er vi samtidig i gang med en omgang hvem sagde hvad, fordi ingen kan huske, hvad der faktisk foregik på mødet.

Undersøgelser viser, at vi inden for en time i gennemsnit glemmer 50% af den information, vi bliver præsenteret for. Inden for 24 timer er tallet oppe på 70%, og inden for en uge er hele 90% af den nye information forsvundet fra vores hukommelse.

Med det sagt, så er vores hjerner faktisk gode til at bide mærke i gentagelser, og det hjælper os til at huske bedre. Så et mødereferat er en god måde at skabe denne repetition på, og dermed hjælpe os med at huske beslutninger og diskussioner fra mødet.

 

Selvom et mødereferatet hjælper os med at huske, hvad vi diskuterede, er det ikke sikkert, at vi husker alle detaljerne grundigt nok. Derfor er et detaljeret referatet meget vigtigt, for så kan vi gå tilbage og genlæse præcis, hvad der blev sagt - i stedet for at forsøge at finde det frem fra hukommelsen. Det er nemt og fejlsikkert, og du kan hurtigt komme videre med dagens egentlige dagsorden.

 

2. Et godt referat opdaterer dem, der ikke kunne deltage

Nogle gange kommer der noget i vejen, og vi bliver forhindret i at deltage i et møde. Når det sker, er det godt at have kolleger, der står klar til at gengive mødet og de beslutninger, der blev taget.

Men som nævnt er mennesker (temmelig) glemsomme, og det er altså ikke den bedste måde at videregive potentiel vigtig information på. Du misser muligvis halvdelen af, hvad der foregik på mødet - hvis ikke mere!

Med et godt og detaljeret mødereferat kan du selv læse al information fra mødet, så du ikke behøver bekymre dig om at misse det mindste.

Det kan desuden også være, at der er folk, der skal holdes ajour med, hvad der foregår på mødet, men som faktisk ikke behøver at være til stede og deltage i den specifikke sammenhæng.

Mødeindkalderen kan (og bør!) vælge kun at invitere de mødedeltagere, som har en direkte indvirkning på mødet og beslutningerne, mens folk, som kun behøver at kende til beslutningerne, kan spare tid ved ikke at deltage i mødet og blot læse mødereferatet senere.

 

Det vil spare alles tid - dem der ikke behøver at deltage fysisk på mødet, men også selve mødedeltagerne, fordi møder med færre deltagere uundgåeligt går hurtigere.

 

Mødereferatet kan altså være med til at skabe mere effektive møder.

 

3. Et godt referat hjælper os til at blive ved emnet

Det er nemt at komme til at springe fra emne til emne, når man har en venskabelig diskussion med sine kolleger i mødelokalet. Dog er møder unægteligt mere effektive, når man bliver ved emnet og fokuserer på dagsordenen.

Når du ved, at alt bliver skrevet ned i referatet, er det lettere at blive ved dagens emne. Dette referat bliver nemlig sendt ud til alle mødedeltagere, og måske endda nogle kolleger, som ikke er til stede ved mødet - og ingen af dem har brug for at vide, hvad du fik til aftensmad i går.

Det er vigtigt at følge op på et møde, men det kan være en kunst i sig selv. Når det bliver gjort rigtigt, hjælper det os til at holde momentum efter mødet.

 

4. Et godt referat sørger for, at alle har adgang til den samme information

Desværre er der ikke plads til al information i verden i vores hoveder - og som nævnt tidligere: det meste af den information, vi får ind, ryger lige ud igen inden for kort tid. Derfor må hjernen sortere i, hvilken information den skal gemme og huske. Det betyder, at vi konstant må spørge hinanden til råds for at finde frem til den information, vi har brug for.

 

Hvis alle mødedeltagere skriver deres egne noter, imens de forsøger at deltage aktivt i diskussionen, vil de sandsynligvis ikke få særlig mange detaljer med. Desuden har vi tendens til kun at skrive de ting ned, som vi mener kan være relevante for os selv.


Et godt mødereferat sørger for, at vi alle har adgang til den samme information - alinformationen.

 

Med et mødereferat er det hele samlet på ét sted som er tilgængeligt for alle, og vi behøver ikke længere bruge en masse tid på at jagte informationerne.

Vi risikerer heller ikke, at folk har skrevet forskellige ting ned og er uenige om, hvad der er rigtigt, hvis vi bare har ét referat med al den korrekte information.

Mødereferatet kan i høj grad være et værdifuldt værktøj, hvis det får den respekt, det fortjener.

 

5. Et godt referat sikrer, at alle er med på, hvad der skal ske nu

Én ting er at have den samme information, en anden er at have information, du rent faktisk kan bruge. Det er måske den vigtigste grund til at lave et mødereferat: At alle ved, hvad de skal gøre og hvornår.

Alle gode referater skal slutte med en oversigt over næste skridt. 

Der kan være mange ting, der skal gøres før det næste møde, og der kan være mange folk involveret. Med et godt mødereferat og en oversigt over næste skridt er det nemt for alle at vide, hvem der skal gøre hvad, og hvornår.

Det betyder, at I ikke ender med én ansvarlig person for, at alle får udført deres opgaver. I det gode mødereferat får I uddelegeret ansvaret og skrevet det ned. Så er der ingen tvivl.

 

Der er mange måder at tage referat på, men vi har samlet en guide med 7 trin til, hvordan du skriver det perfekte mødereferat.

 

En opsummering…

Mødereferater sparer dig tid og energi.

I kan have det mest produktive og effektive møde i verden, men det vil ikke hjælpe jer meget, hvis I senere bruger timevis på at huske, opsummere og diskutere mødet igen - eller hvis I endda bliver nødt til at holde endnu et møde, bare for at opsummere, hvad der skete sidste gang.

Med et mødereferat vil alle være up to date, alle vil huske beslutningerne og alle vil have en klar idé om, hvad der skal ske, og hvem der skal få det til at ske.

Hvis I ikke allerede har gjort det, burde I gøre dette til jeres nye motto: Der bør aldrig være et møde uden et mødereferat.