Læs hvordan andre kunder bruger FirstAgendas Møde Optimerings Platform

Mere end 400 virksomheder og organisationer i Norden har allerede effektiviseret deres møder med hjælp fra FirstAgenda.

World Marine Offshore A/S har sagt farvel til uproduktive møder

World Marine Offshore A/S har sagt farvel til uproduktive møder

World Marine Offshore A/S leverer logistikløsninger inden for offshore vind, olie og gas. Den hurtigt voksende virksomhed tæller nu cirka 150 medarbejdere, der arbejder med rederidrift verden over.

Ledelsen på i alt 22 mand har siden oktober 2017 brugt FirstAgenda. Det har blandt andet betydet, at de nu kan nøjes med et ugentligt møde på 1,5 time i stedet for de daglige morgenmøder på mindst 30 minutter. I praksis sparer det alle mødedeltagere for en time hver eneste uge – og det er blot på ét af virksomhedens møder.

Implementeringen af FirstAgenda har inspireret ledelsen i World Marine Offshore til at sætte fokus på virksomhedens mødekultur.

"FirstAgenda har fået os til at gentænke vores mødevaner. Vi har blandt andet tilføjet et afsnit om møder i vores Code of Conduct. Det har ændret vores kultur og sparet os for mange uproduktive møder."

Lars Christian Zøhner, CEO, World Marine Offshore A/S

Læs mere om casen med World Marine Offshore her

"Integrationen til Microsoft To-Do giver stor værdi for os. Vi kan uddelegere opgaver på mødet, som automatisk popper op på den enkeltes to-do liste, og det har effektiviseret vores arbejdsprocesser. FirstAgenda er et simpelt og smart alternativ til de håbløst forældede Excel-opgavelister, vi havde før."

Lars Christian Zøhner, CEO, World Marine Offshore A/S

Med FirstAgenda kan Sydbank indfri krav om høj IT-sikkerhed

Med FirstAgenda kan Sydbank indfri krav om høj IT-sikkerhed

Sydbank er en af Danmarks største banker og beskæftiger 2.100 medarbejdere fordelt på 84 filialer i Danmark og Tyskland.

I 2011 begyndte Sydbank at bruge FirstAgenda i deres bestyrelse, og siden har det spredt sig til flere udvalg inden for organisationen. I Sydbank er behandlingen af fortrolige dokumenter essentiel, og FirstAgenda er med sin høje prioritering af sikkerhed et oplagt valg til håndtering af mødemateriale.

Se hvordan FirstAgenda kan højne sikkerheden omkring møder i din virksomhed her.

”Som bank bliver der stillet store krav til vores IT-sikkerhed. De krav kan vi indfri med FirstAgenda.”

Roland Erik Lorenzen, IT-konsulent, Sydbank.

FirstAgenda erstatter blok og blyant på møderne

FirstAgenda erstatter blok og blyant på møderne

Rikke Daugård er faglig konsulent og koordinator i Mobilize Me. En virksomhed, der udvikler hjælpeværktøjer til mennesker med kognitive udfordringer som eksempelvis autisme, ADHD og demens.

Rikkes arbejdsuge er ofte fuld af møder med både eksisterende kunder, nye kunder og samarbejdspartnere foruden de interne møder med hendes to kolleger. Fælles for alle møderne er, at hun altid medbringer FirstAgenda.

FirstAgenda har lettet Rikke Daugårds arbejde med at skrive referat, når hun er tilbage på kontoret efter mødet. 

”Jeg bruger kortere tid på at skrive referat efter, jeg er begyndt at bruge FirstAgenda. Før var jeg tit i tvivl om detaljer og kunne ikke altid huske konteksten for mine noter. Nu behøver jeg ikke bruge tid på at lede efter svar hos kunder, kolleger og tidligere korrespondancer – nu kan jeg nemt genhøre det i modulet Assistant.”

Læs mere om casen med Mobilize Me

"FirstAgenda understøtter min hukommelse. Jeg er altid sikker på at kunne gå tilbage og finde de oplysninger, jeg har brug for fra mødet. Derfor slapper jeg mere af og fokuserer på at være nærværende på mødet. Det gør ikke noget, hvis jeg ikke lige får en bestemt information med, for jeg kan bare genhøre den del af mødet i modulet Assistant på et senere tidspunkt.” 

 

Rikke Daugård, Faglig konsulent og koordinator i Mobilize Me

FirstAgenda er det primære mødeværktøj i Landbrug & Fødevarer

FirstAgenda er det primære mødeværktøj i Landbrug & Fødevarer

Landbrug & Fødevarer er en erhvervsorganisation for landbruget samt fødevare- og agroindustrien. Med en eksport på mere end 152 milliarder kroner årligt og med 172.000 beskæftigede, beskriver de sig selv som et af Danmarks vigtigste erhverv.

Organisationen Landbrug og Fødevarer bliver ledet af to bestyrelser; en primærbestyrelse og en virksomhedsbestyrelse. I 2012 startede Landbrug og Fødevarer med at bruge FirstAgenda i en af deres fonde. Siden da har det spredt sig som ringe i vandet til resten af virksomheden, og i dag er FirstAgenda det primære mødeværktøj i de to ledende bestyrelser.

Lær mere om de mange funktioner i FirstAgenda, der kan hjælpe din organisation til at slippe den tunge administration.

 

"Tidligere blev dokumenter samlet i store mapper, som blev sendt ud til mødedeltagerne. Med FirstAgenda slipper vi for omfattende papirhåndtering og stive forretningsgange – og det er en af de største fordele ved løsningen. Nu har vi stor fleksibilitet og kan komme med rettelser helt op til deadline uden at være nervøse for, om alle har modtaget de seneste ændringer.”

Jesper Bollerslev, IT-konsulent i Landbrug og Fødevarer.

 

Brugen af FirstAgenda spredte sig hurtigt i Region Syddanmark

Brugen af FirstAgenda spredte sig hurtigt i Region Syddanmark

I Region Syddanmark har skiftet til FirstAgenda været en stor succes. Oprindeligt skulle den digitale mødeløsning kun bruges i regionsrådet og de politiske udvalg, men der opstod hurtigt et internt pres fra afdelingerne og sygehusene for også at digitalisere administrative møder ude i organisationen. I dag er der mere end 200 udvalg der bruger FirstAgendas software, og det forventes, at brugerantallet fortsat vil stige.

Mette Stokbæk der er Fuldmægtig i Region Syddanmark fortæller, at brugen hurtigt har spredt sig ud som ringe i organisationen, efter at regionsrådet skiftede papirbunkerne ud med iPads.

Tag en uforpligtende snak med en af vores konsulenter og se, hvordan din organisation kan optimere mødeprocessen.

Book et møde i dag

”Jeg var meget overrasket over, hvor hurtigt det gik med at implementere systemet. Der gik under to måneder, fra vi besluttede at bruge FirstAgenda, til de første politikere brugte det til regionsrådsmøderne. Der var en vis skepsis hos nogle i starten, men den forsvandt efterhånden, som folk lærte systemet at kende og brugte det til møderne. På den administrative side har de dagsordensansvarlige også taget godt mod løsningen, fordi det har gjort deres arbejde med at distribuere dagsordener meget lettere.”

Mette Stokbæk, Fuldmægtig, Region Syddanmark

Movia bruger FirstAgenda på tværs af organisationer

Movia bruger FirstAgenda på tværs af organisationer

Movia har hovedsæde i København, men arbejder for øget mobilitet på hele Sjælland. Med knap 220 millioner passagerer årligt, er Movia Danmarks største trafikselskab.

Movia skiftede til FirstAgenda fordi flere af bestyrelsesmedlemmerne allerede brugte det i andre bestyrelser, og var glade for fordelene ved platformen.

”Jeg vil anbefale FirstAgenda til enhver, der overvejer at skifte til en digital mødeløsning i deres organisation. Det er meget nemmere og hurtigere end tidligere,” forklarer Michael Skov, der er Senior Rådgiver i Movia.

Er du medlem af flere bestyrelser? Kig nærmere på funktionerne, og se hvordan det kan lette dit arbejde på tværs af flere organisationer.

”I dag får vores bestyrelsesmedlemmer den information de har brug for på en helt simpel måde. De kan altid finde ældre dokumenter frem igen, og vi sparer hurtigt en halv dag på forberedelsen. Desuden sparer vi store mængder papir.”

Michael Skov, Senior Rådgiver, Movia.

Boligkontoret Danmark har optimeret bestyrelsesarbejdet

Boligkontoret Danmark har optimeret bestyrelsesarbejdet

Boligkontoret Danmark administrerer 31.600 boliger for 58 boligorganisationer og 39 øvrige samarbejdspartnere – herunder kommuner og regioner.

Boligkontoret Danmark bruger FirstAgendas mødesoftware i deres bestyrelser, og her har modtagelsen været rigtig god. I starten skulle mødedeltagerne vænne sig til ikke at have papir med til møderne, men til gengæld fik de hurtigt øjnene op for fordelene ved altid at have de opdaterede dokumenter med på deres iPad. Løsningen giver dem også mulighed for at gå tilbage og se, hvad der blev besluttet på sidste møde.

Tag en uforpligtende snak med en af vores konsulenter og lær, hvordan din organisation kan optimere mødeprocessen.

Book et møde i dag

"FirstAgenda har givet økonomiske og tidsmæssige besparelser i administrationen, fordi vi ikke længere skal printe og sende mødedokumenterne ud til bestyrelserne før møderne. Vi har også markant færre, der ringer ind, fordi de ikke kan finde de rigtige dokumenter eller har spørgsmål til materialet."

Henrik Skjoldlund, IT-chef, Boligkontoret Danmark

Tandskadeankenævnet slipper for massivt papirarbejde

Tandskadeankenævnet slipper for massivt papirarbejde

Tandskadeankenævnet varetager ankenævnsopgaver for Tandlægeforeningens Tandskadeerstatning.

I Tandskadeankenævnet er papirstakken til et enkelt møde ofte højere end 30 centimeter høj. Med FirstAgenda slipper tandlægefaglig konsulent Lene Baad-Hansen for at slæbe en kuffert fyldt med dokumenter med til sine møder. I stedet har hun samlet alle sine mødedokumenter på sin iPad.

Ved skiftet til FirstAgendas mødeløsning var der en vis skepsis fra et par af de ældre medlemmer i nævnet. Den forsvandt dog hurtigt, da de så, hvor let det var at bruge. I dag sparer Tandskadeankenævnet miljøet for en masse papir, og derudover skal de ikke længere bruge tid på at makulere fortrolige sagsdokumenter eller transportere dem tilbage sekretariatet, når sagerne er behandlede.

Tag en uforpligtende snak med en af vores konsulenter og lær, hvordan din organisation kan optimere mødeprocessen.

Book et møde i dag

 

”Før vi brugte FirstAgenda til møderne, var papirstakken til et enkelt møde ofte mere end 30 centimeter høj. Derfor var jeg nødt til at rejse frem og tilbage over Storebælt med en kuffert fyldt med papir og røntgenbilleder. I dag har jeg alt på min iPad, og det er en enorm lettelse. Når jeg forbereder mig, fylder papirerne heller ikke længere hele bordet, og derfor kan jeg let forberede mig i toget eller andre steder.”

Lene Baad-Hansen, Tandlægefaglig konsulent, Tandskadeankenævnet

Kommunernes primære mødeløsning

Kommunernes primære mødeløsning

85 % af danske kommuner bruger FirstAgendas, som deres primære mødeværktøj. I Norge har de også fået øjnene op for fordelene ved en digital mødeløsning.

Med mere end 600.000 borgere er Oslo Kommune Norges største. Siden 2013 har Oslo Kommune brugt FirstAgenda til forberedelse og afholdelse af digitale møder i politiske udvalg og komitéer, på interne ledermøder og til afdelingsmøder.

Mødeløsningen integrerer med alle kendte ESDH-systemer, og letter omkostningerne til produktion, trykning og fordeling af mødematerialer.

Se videoen på denne side og få et indblik i hvordan FirstAgenda kan effektivisere mødeprocessen for din virksomhed.

”Den største fordel ved FirstAgenda er, at man altid har alle mødedokumenter lige ved hånden, og man slipper for at medbringe store papirbunker til møderne. Vi har effektiviseret arbejdsgangen i sekretariatet og vi sparer både tid på at distribuere og publicere mødedokumenter.”

Inger Kvannes, komitésekretær, Oslo Kommune.

Foto: Jiri Havran

I Douglas sparer de tid og penge med FirstAgenda

I Douglas sparer de tid og penge med FirstAgenda

I det irske hav ligger den selvstyrende ø Man. I hovedstaden Douglas har byrådet også taget FirstAgendas mødeløsning i brug - og introduktionen har været lidt af en transformation.

Tidligere blev alle dokumenter printet, inden de manuelt blev sat sammen og sendt eller afleveret til mødedeltagerne. Det var en tidskrævende proces, hvor en medarbejder hurtigt brugte to eller tre dage på at forberede alle dokumenterne. Med skiftet til FirstAgenda er den proces blevet betydeligt lettere - ligesom bunkerne af papir.

Byrådet er særligt glade for, at alle mødedokumenter arkiveres, og at det i løsningen er muligt at inkludere billeder af høj opløsning. Før blev alle billeder scannet og printet, det var dyrt og kvaliteten var ofte dårlig. I FirstAgenda kan der zoomes ind på et kort eller et billede af et monument, og det hjælper byrådet til at tage bedre beslutninger.

En anden fordel er, at det er muligt at lave ændringer i dagsordenen i sidste øjeblik. En sådan ændring betød tidligere, at beslutningen blev udskudt til næste møde, men det er aldrig et problem mere.

”Jeg vil anbefale FirstAgenda til et hvilket som helst byråd, der overvejer at blive digitalt. Det har sparet os både tid og penge," siger Daniel Looney, der er IKT-leder i byrådet i Douglas.

Tag en uforpligtende snak med en af vores konsulenter og lær, hvordan din organisation kan optimere mødeprocessen.

Book et møde med en konsulent i dag

”Alle er glade for skiftet. Vi testede tre eller fire andre mødeværktøjer, men vi blev ved med at vende tilbage til FirstAgenda. Her har vi større frihed, og der er god værdi for pengene. Det er intuitivt og let at bruge, og derfor var det en fornøjelse at lære vores personale at bruge det.”

Daniel Looney, IKT-leder, Douglas Byråd

FirstAgenda gavner både miljøet og pengekassen

FirstAgenda gavner både miljøet og pengekassen

Centralforeningen for Stampersonel (CS) er med sine 9.000 medlemmer forsvarets største fagforening.

"Jeg vil klart anbefale andre fagforeninger at gå over til FirstAgenda. Det er en stærkt og brugervenlig løsning, som i kraft af et mindsket papirspild er godt for både miljøet og foreningens pengekasse. Samtidig er det naturligvis i vores medlemmers interesse, at hovedbestyrelsen kan forberede sig bedre til møderne, så de træffer mere kvalificerede beslutninger.

Systemet er meget brugervenligt, og det er en stor fordel, at mødedeltagerne ikke skal printe en masse papirer ud til hvert møde. Det er også praktisk, at bestyrelsen kan logge sig ind og forberede sig til møderne, lige meget hvor de er i verden."

- IT-administrator Peter Gudberg, Centralforeningen for Stampersonel

Tag en uforpligtende snak med en af vores konsulenter og lær, hvordan din organisation kan optimere mødeprocessen.

Book et møde med en konsulent i dag

"Vi kan løbende tilføje nye dokumenter til en dagsorden, og bestyrelsesmedlemmerne kan altid være sikre på, at de sidder med den seneste version. Derudover er det en stor fordel, at de kan kommentere på materialet til kommende møder og dele kommentarer med hinanden.  De er også glade for, at de får en mail hver gang, der er en kommentar fra andre medlemmer, så de kan forholde sig til det".

 

- IT-administrator Peter Gudberg, Centralforeningen for Stampersonel

 

Billedet er venligst udlånt fra CS Bladets arkivfoto