Acadre-nyheder: Visning af "fraværende", "sagens gang" og "sagen afgøres i" på punktniveau

- Mette Zacho

Vi har et par gode nyheder, til dig der publicerer dagsordner til FirstAgenda fra ESDH-systemet Acadre. Vi gør det muligt at vise fraværende mødedeltagere, sagens gang og hvor sagen afgøres på alle punkter i dagsordener og referater. Læs mere nedenfor.

 

FRAVÆRENDE MØDEDELTAGERE

Hidtil har mødedeltagerne kunnet se, hvem der var fraværende på dagsordenniveau. Altså på forsiden af dagsordenen. Men nu er det muligt også at vise fraværende på punktniveau. Det kan være en fordel at se, hvis for eksempel Jørgen Jørgensen har været deltagende i et møde til Økonomiudvalget på de første 3 punkter, men var fraværende i punkt 4 og ikke har været med til at træffe en beslutning. Så vil det nu fremgå i punkt 4. 

Det giver også den fordel, hvis sagen sendes videre til et andet udvalg, at mødedeltagerne i udvalget kan se, at Jørgen ikke var til stede, da sagen blev behandlet i Økonomiudvalget. 

Hvor vises fraværende mødedeltagere?

Fraværende mødedeltagere vil stå i selve sagsfremstillingen i beslutningskonteksten.

SAGENS GANG

"Sagens gang" (eller "sagens forløb") viser alle tidligere udvalg, som sagen har været behandlet i.

Hvor vises "sagens gang"? 

Informationen vises øverst i sagsfremstillingen på alle punkter.

 

SAGEN AFGØRES I

"Sagen afgøres i" (eller "besluttende udvalg") viser det udvalg hvor sagens endelige beslutning bliver truffet.

Hvor vises "sagen afgøres i"?

Denne information vises også øverst i sagsfremstillingen sammen med sagens forløb.

 

HVORDAN AKTIVERER JEG VISNINGEN AF "FRAVÆRENDE", "SAGENS GANG" OG "SAGENS FORLØB" PÅ PUNKTNIVEAU?

 

Det gør du under "Indstillinger" i FirstAgenda. Her vælger du om du vil have vist alle 3 informationer, eller blot enkelte af dem. Du skal være administrator for at slå visningerne til. Vær opmærksom på, at ændringerne aktiveres i samtlige dagsordener/referater i din organisation der indlæses fremadrettet. Informationerne bliver ikke vist i dagsordner og referater der er indlæst, før indstillingerne blev aktiveret. Informationerne bliver naturligvis kun vist, såfremt informationen er tilstede i den XML, vi modtager fra jer.

Bemærk: i forbindelse med aktiveringen skal I være opmærksom på, at I anvender felterne i Acadre til den korrekte information. Da vi har erfaring med, at felterne også kan bruges til andre ting end det egentlige formål.

I XML-filen læser vi informationerne på punkterne fra følgende felter: 

<field name="area">‌Økonomiudvalget, Miljø & Teknik</field> = sagens gang
<field name="comname">‌Byrådet‌</field> = sagen afgøres i
<table name="absentmembers"><field name="name">Jens Jensen</field></table> = fraværende

Kontakt evt. FormPipe for at få afklaret hvad XML-felterne svarer til i Acadre.

 

De bedste hilsner
FirstAgenda-teamet

Tilmeld dig nyhedsbrevet