Sådan skaber du effektive møder ved at involvere mødedeltagerne

- Nanna Manbjerg Rasmussen


Effektive møder handler
om involverede deltagere. Ib Ravn er lektor ved Aarhus Universitet og forsker i møder. Dette er tredje og sidste blogpost i vores serie med Ib Ravn. Her får du hans bedste råd til, hvordan du involverer dine mødedeltagere. 

 

Inddragelse skaber effektive møder 

Du kender sikkert typen, der har en rask bemærkning til hvert punkt på dagsordenen. Men hvad med ham, der ikke siger noget? Husker du at inddrage ham?

 

Mødedeltagere er forskellige, men fælles for alle er, at det er demotiverende at deltage i et møde, hvor man ikke bliver hørt. Derfor er det vigtigt, at du som mødeleder, gør en ekstra indsats for atinddrage alle. Du kan for eksempel indføre to-tre minutters tavs refleksion efter et komplekst emne. Det hjælper de mere tilbageholdende deltagere til at række hånden op og fortælle om de overvejelser, de sidder med. 

Fik du læst sidste uges interview med Ib Ravn, hvor han beskrev det nødvendige skifte fra mødeleder til facilitator?

 

Giv deltagerne tid til at forstå nye informationer 

For Ib Ravn er der ingen tvivl om vigtigheden af, at give deltagerne plads til at fordøje de informationer, de får under et møde. Hvis en leder stiller sig op og fortæller i 20-40 minutter om en ny strategi, og derefter giver deltagerne få sekunder til at byde ind med spørgsmål, er det ikke effektivt. På den måde får deltagerne svært ved at implementere ændringer, for de har ikke haft tid til at forstå og reflektere over betydningen, siger Ib Ravn og uddyber: 

”De fleste ledere ved, at det er super vanskeligt at implementere strategier og få medarbejderne til at forstå alt det geniale, der er blevet besluttet i direktionen. Men hvis man tager mødedeltagerne alvorligt, og giver dem ordentlig tid til at forstå den nye strategi, er det ikke svært. Det kræver dog, at du stopper med at stå at kommunikere hen over hovedet på deltagerne." 

 

Hvordan gør jeg? 

Hvis du er vant til at overlevere vigtig information på et møde, uden at inddrage deltagerne er det en god idé at komme i gang. På den måde øger du både motivationen og forståelsen. Men hvordan gør du? 

Start med at give deltagerne et par minutter til tavs refleksion. Bed dem derefter om at bruge fem minutter, på at snakke med sidemanden om betydningen af den nye strategi, hvilke fordele er der, hvilke udfordringer kan der opstå. Til sidst kan man bruge ti minutter at samle op i plenum. På den måde kan både mødelederen og deltagerne lære af hinandens refleksioner, og deltagerne vil gå fra mødet med en større forståelse af strategien og med en følelse af at være blevet hørt.