Kunsten at følge op efter et godt møde

- Jasmine Cargill

Din forberedelse var god, deltagerne var engagerede og I ramte tidsplanen perfekt. I lavede en plan, der kunne udrette mirakler, og I havde en løsning på alle fremlagte problemer. Men hvor blev idéerne af, og hvem var egentlig ansvarlig for hvad?

Som mødeleder er det dit job at sørge for at opretholde momentum efter et vellykket møde. Vi har derfor samlet tre gode råd, der sørger for, at produktiviteten ikke fordamper så snart deltagerne har forladt mødelokalet.


Ansvar skaber handling

Hver gang I afslutter et punkt på dagsordenen, er det dit job at få uddelegeret ansvaret for den enkelte opgave til mødedeltagerne. Lad dem selv byde ind med deres kompetencer og tage ansvar for det næste skridt i processen, ved sammen at udfærdige specifikke handlingspunkter.

Det er også vigtigt allerede under mødet at aftale, hvornår opgaven skal være løst. ”Inden næste møde” er den mest åbenlyse deadline, men måske er det en mindre opgave, som har gavn af at blive løst umiddelbart efter mødet, eller måske har den ansvarlige mødedeltager brug for tid til fordybelse. Vær derfor opmærksom på den enkelte opgaves kompleksitet, når I aftaler, hvornår den skal være løst og sørg for at give plads til mødedeltagerne, så de kan blive enige om en realistisk deadline.

Nogle gange vil det være åbenlyst, hvem opgaven skal uddeles til, mens det andre gange vil være nødvendigt at spørge deltagerne, hvem der kan påtage sig ansvaret. Når deltagerne får mulighed for selv at byde ind på opgaver, højnes ansvaret og motivationen.

Har du brug for tips og tricks til din mødeforberedelse?

Referatet skal sendes hurtigst muligt

Vi har sagt det før, både mødeledere og -deltagere skal være mere kritiske, når de sender og modtager mødeindkaldelser. Jo færre deltagere, jo større er chancen for at nå til enighed og komme i mål med mødet. Er I gode til at holde antallet af mødedeltagere til et nødvendigt minimum, er det endnu vigtigere med et godt referat, der kan informere de kolleger, der ikke deltog i mødet, om, hvad der er blevet besluttet.

Referatet skal derfor ikke være en sjælden luksus. Det er en essentiel del af et hvert effektivt møde. Referatet kan bidrage til at fastholde momentum ved at minde deltagerne om, hvad der skete til mødet, og hvilke opgaver de er ansvarlige for. Og det kan hjælpe dig til at se de indgåede aftaler, når du skal følge op efter et godt møde.

Et godt referat er kort og præcist. Det skal indeholde de vigtigste informationer og beslutninger, for eksempel om fremadrettede aktiviteter i virksomheden. Det er ligeledes vigtigt, at referatet deles umiddelbart efter mødet, og i hvert fald samme dag, hvor deltagerne stadig har mødet i frisk erindring.

 

Det effektive referat

  • Hold alle informationer så korte og præcise som muligt
  • Sigt efter én side eller mindre
  • Noter overskrifterne på det der blev diskuteret
  • Noter specifikke handlinger der fremadrettet skal udføres, af hvem og hvornår

 

Følg op på aftaler

Som mødeleder er det dit ansvar at følge op på de aftaler der indgås undervejs i mødet. Mødedeltagerne har sikkert de bedste intentioner, men er også travle mennesker, og derfor kan det være nødvendigt, at du giver en høflig påmindelse om det aftalte eller om tidspunktet for deadline.

Det er ikke meningen, at du skal overvåge deltagerne og give dem en følelse af, at du ikke har tillid til dem. Målet er, at medarbejderne skal tage ejerskab på deres opgaver. Derfor kan du på en neutral måde spørge ind til arbejdsprocessen, og eventuelt om de har brug for hjælp. Ved at spørge på den måde viser du både interesse for det de laver, og anerkender, at du ved de kan have travlt og brug for hjælp.

FirstAgenda’s digitale mødeværktøj gør det nemt for dig og dine medarbejdere at forberede og effektivisere jeres møder. Vil du vide mere?