Opgør med endeløse mailkorrespondancer

- Troels Skovsbøll Emborg

Samarbejdet på tværs af 25 afdelinger over hele landet er blevet lettere for TUBA, siden organisationen, der rådgiver børn og unge fra familier med alkohol- eller stofmisbrugsproblemer, er begyndt at bruge en digital mødeoptimeringsplatform. Platformen har afløst endeløse mailkorrespondancer og giver overblik samt mindsker risikoen for fejl.

Det kan være sin sag at holde styr på alle detaljer, når en organisation breder sig over 25 afdelinger på tværs af Danmark og står bag et utal af arrangementer og aktiviteter. Det kender de alt til i TUBA, som yder bistand til børn og unge mellem 14 og 35 år, hvis forældre er alkohol- eller stofmisbrugere.

Udfordringen blev eksempelvis tydelig, hver gang personalehåndbogen skulle gennem den årlige revidering, fortæller landsleder Henrik Appel. Alle afdelinger bød ind med rettelser og kommentarer, og med personale fordelt på så mange adresser var antallet af mails i perioder så stort, at ledelsen besluttede at handle.

”Mailkorrespondancen syntes uendelig, og det var et mareridt. Vi havde behov for et værktøj, hvor vi kunne kommunikere om de relevante ting i de relevante fora,” siger Henrik Appel, som ved siden af sit job er politiker i Københavns Borgerrepræsentation.

 

Overblik og færre fejl

Herfra kender han mødeoptimeringsplatformen FirstAgenda, som netop lever op til TUBAs behov, og organisationen begyndte at bruge platformen ultimo 2016.

”Vi bruger platformen internt i ledelsesgruppen, og vi er i gang med at rulle den ud til brug ved personalemøder i alle afdelinger. Det har givet et langt bedre overblik, og samtidig har vi skåret markant ned på papirforbruget, og det er helt klart værd at tage med,” siger Henrik Appel, som desuden har oplevet, at hans egne arbejdsbetingelser er blevet bedre.

”Det, at platformen er så nem at bruge og samler de relevante oplysninger de rigtige steder, gør, at antallet af fejl er blevet minimeret. Det sikrer, at de rigtige oplysninger rammer dem, de skal,” siger Henrik Appel.

Læs hvordan Bovia har skåret ned på mængden af papir og i stedet fået større overblik

 

Fakta om TUBA

TUBA (Terapi og rådgivning for Unge, som er Børn af Alkoholmisbrugere) er en selvejende organisation under Blå Kors Danmark, som yder bistand til børn og unge mellem 14 og 35 år, hvis forældre er alkohol- eller stofmisbrugere.