Har du styr på forskellige mødetyper?

- Troels Skovsbøll Emborg

De fleste af os har prøvet det – at gå ind i et mødelokale uden at være helt sikker på, hvilken type møde vi egentlig skal til. Vi kender naturligvis oftest de øvrige mødedeltagere, og vi har en idé om, hvad mødets anledning er, men vi er ikke nødvendigvis sikre på, hvad mødets formål er. Formål forstået helt konkret: Hvad er det, mødet skal?

En af udfordringerne ved ordet ’møde’ er, at det betyder noget vidt forskelligt alt afhængig af, hvilke ører der hører det. For nogen er et møde blot et par mennesker omkring et bord i en snak om løst og fast, mens det for andre er en stramt styret proces med et klart defineret mål og indiskutable spilleregler.

Udfordringen opstår, når de forskellige tilgange (og der findes langt flere varianter end de to nævnte yderpoler) så rent faktisk mødes omkring det samme mødebord. Eller rettere: Udfordringen opstår allerede i det øjeblik, mødeindkaldelsen rammer de respektive mailbokse. 

 

Uforberedte mødedeltagere

Noget, vi mennesker godt kan glemme, er, at andre ikke kan se, hvad vi tænker. Det, der står lysende klart for os, kan være helt skjult for andre. Så hvis man indkalder til et møde, hvor man ikke gør sig den ulejlighed at være tydelig omkring, hvad der skal ske, er der en overvejende risiko for, at mødedeltagerne møder uforberedte op. Simpelthen fordi de ikke har afkodet det, som i dine øjne står helt tydeligt mellem linjerne.

Du har sikkert selv oplevet at deltage i et møde, hvor du er blevet afkrævet oplysninger, du ikke har forberedt, fordi du ikke vidste, at det var dem, mødet skulle handle om. Du har givetvis også prøvet det modsatte – nemlig at møde op til et møde forberedt til tænderne blot for at konstatere, at der var tale om et orienteringsmøde, hvor du og de øvrige mødedeltageres rolle har været at høre efter og ellers tie stille.

Uanset hvilket scenarie, vi taler om, er det spild af ressourcer, og mødetypen bør derfor stå krystalklart, når indkaldelsen kommer.  

 

 

Beslutning, information eller idéudvikling?

Helt overordnet kan man dele møder op i tre typer – nemlig beslutningsmøder, informationsmøder og idéudviklingsmøder.

På et beslutningsmøde er målet at nå frem til en eller flere beslutninger. Det er vigtigt, at mødelederen ikke falder for fristelsen til at give en masse nye informationer, til at efterspørge nye input eller til at bringe helt nye alternativer i spil. Fokus skal være på at få truffet en klar beslutning, og et beslutningsmøde kræver derfor deltagere med beslutningskompetence.

På et informationsmøde er målet at dele relevant viden og fakta med relevante personer i virksomheden eller organisationen. Informations- eller orienteringsmøder kræver ofte ikke den store forberedelse af mødedeltagerne, men det stiller krav til mødeindkalderen om at være klar i mælet og indstillet på at køre mødet fra start til slut. Husk, at der altid skal være plads til spørgsmål, men at diskussioner ikke må skabe uklarhed omkring, hvad der er blevet besluttet, at der skal ske.

På et idéudviklingsmøde er målet er at generere idéer i fællesskab. Der ligger masser af ressourcer gemt i en virksomhed eller organisation, og det gode idéudviklings- eller brainstormmøde kan give helt nye perspektiver og udvide løsningsrummet. Denne type møde kan føre til fantastiske resultater, men de kan være vanskelige at håndtere, fordi de kan udvikle sig uforudsigeligt – og det er netop i uforudsigeligheden, at de unikke idéer kan opstå. Sørg for at skabe de rigtige rammer for mødet, og overvej at flytte mødet ud af kontoret – gerne til et anderledes og inspirerende sted. Husk desuden at afsætte tid nok.

Uanset hvilken type møde, du afholder som det næste, er det vigtigt, at du er bevidst om mødetypen og klæder dine mødedeltagere ordentligt på, så I får et møde, der er så effektivt og produktivt som muligt.