Digitale hjælpemidler kan forbedre dine møder

- Sisse Haldrup

Du har travlt, ik’?

I givet fald er du ikke den eneste. Tid er i dén grad en knap ressource, og selvom vi har flere hjælpemidler til rådighed end nogensinde, glemmer vi ofte at bruge dem.

I takt med, at vi stort set alle har en smartphone, har vi måske nok apps, der hjælper os med at vågne, med at huske dagens pligter og med at holde ajour med både kalenderen, mailen og de sociale medier. Men hvad med samarbejdet med kollegerne, og hvad med håndteringen af dagsorden og bilag i forhold til møderne?

Der findes et utal af digitale samarbejdsværktøjer, og i dette blogindlæg kigger vi nærmere på en håndfuld af vores favoritter. Måske bruger I allerede et eller flere i din virksomhed eller organisation, og ellers er det bare med at få prøvet dig frem. Flere af tjenesterne er gratis i en basisudgave med mulighed for tilkøb, mens de mest professionelle produkter koster penge – dog kan man i første omgang prøve sig frem med en trial.

 

Google Docs

Google Docs er Googles kontorpakke, hvor du via en browser kan arbejde med tekstbehandling, regneark og præsentationer. Flere personer kan arbejde i dokumenterne samtidig, og man kan se ændringer i realtid. Åbne dokumenter gemmes regelmæssigt for at undgå datatab, og Google Docs understøtter Microsoft-filformater som .doc og .xls, som kendes fra Word og Excel, ligesom der også er inkluderet support for OpenDocument-formatet. Det er også muligt at uploade og læse PDF-filer.
Som udgangspunkt gemmes filerne på Googles servere.
Brug af Google Docs forudsætter, at du har en Gmail.
www.google.com

 

Slack

Det er blevet kaldt email-dræberen, og uanset om det holder vand eller ej, er der ingen tvivl om, at chat-appen har vundet en del meter de seneste år. Nøgleordene er en intuitiv brugerflade, gennemarbejdede integrationer med andre programmer og en god søgefunktion.

Netop integrationen med tjenester som eksempel Dropbox gør det nemt at linke til relevante dokumenter, og strukturen med fælles såvel som private kommunikationskanaler gør også Slack smidigt i forhold til at sortere information, så kun de, der skal ”forstyrres”, bliver det.
www.slack.com

 

Trello

Trello er den moderne udgave af en gammeldags opslagstavle med sedler i alle farver. I Trello opretter man et board for et givet projekt eller opgave, og så laver man såkaldte kort for hver opgave, der skal løses. Når man har lavet et kort, bliver de personer, der er inde over projektet, tilknyttet de enkelte kort – simpelthen ved at man trækker billedet af vedkommende ned på kortet.

Når en opgave bliver løst, trækker man kortet over i ”Udført”, og på den måde har alle overblik over, hvordan projektet skrider frem.
www.trello.com

 

Podio

Podio har fået en del omtale, da det er skabt af den danske entreprenør Tommy Ahlers og siden solgt til Citrix. Den amerikanske it-gigant faldt for systemet, der er blevet kaldt arbejdspladsens svar på Facebook, fordi der er tale om et såkaldt socialt intranet.
Systemet er bygget op omkring sociale arbejdsrum, hvor man kan arbejde sammen om projekter, og det er integrerbart med eksempelvis Evernote, Microsoft OneDrive, Google Drive, Sharefile og Dropbox.
www.podio.com

 

Dropbox

Dropbox er en lagertjeneste, der gør det muligt at gemme filer i skyen. Med Dropbox har du altid adgang til dine ting, og hvis du ellers har netadgang, kan du konstant tilgå senest opdaterede version af din fil. Hvis du ved, at du kommer til at mangle net – eksempelvis på togrejsen – kan du downloade filer til din computer eller mobile enhed, så du kan tilgå dem uanset dækningsgraden.

En af Dropbox’ store styrker er muligheden for at dele filer og mapper med andre. Også med eksterne samarbejdspartnere, som man kan lukke ind i afgrænsede områder af ens Dropbox, og man kan endda dele mapper og filer med folk, som ikke selv har en Dropbox-konto.
www.dropbox.com

 

Assistant

Assistant afviger fra de øvrige hjælpemidler ved at være et decideret mødeværktøj. Assistant er en slags virtuel mødesekretær, der sørger for, at du helt kan slippe for at skrive referater. Appen benytter talegenkendelsesteknologi til at indeksere og analysere mødet for dig – helt automatisk. Senere modtager du et søgbart referat med udvalgte nøgleord fra mødet. Referatet indeholder også beslutninger, opgaver, billeder og dine personlige noter fra mødet.

Assistant gør dermed op med de traditionelle og ressourcekrævende måder, vi holder møder på i dag. Det eneste du skal koncentrere dig om er at samarbejde og træffe beslutninger i stedet for at skrive noter og referater. 
www.firstagenda.com