Få hjælp til at forbedre din mødekultur

- Sisse Haldrup

En indgroet organisationskultur kan være vanskelig at ændre på.

Det har både fordele og ulemper. En stærk kultur kan være fuldstændig afgørende for, at virksomheden kan fastholde sin plads i markedet, at leverancerne bliver ved med at sidde i skabet, og at det er de rigtige medarbejdere, der bliver ansat.

Men kultur er også noget helt konkret. Måden, man taler til hinanden på. Det hensyn, man tager til hinanden i hverdagen. At man husker at sætte kaffe over, når man tager den sidste kop, og engang imellem tømmer opvaskemaskinen. Og kultur kan handle om, hvordan man holder møder.

Mens de første ting – dem, der handler om, hvordan man opfører sig og behandler hinanden – heldigvis falder de fleste mennesker helt naturligt, kan mødekultur være et område, hvor ingen rigtig kan, vil eller tør ændre på for meget. Hvis man overhovedet opdager, at der er noget galt.

  

Uddan dig til at holde møde

Møder og måden, vi holder dem på, er ofte så rutineprægede, at vi end ikke stiller spørgsmålstegn ved formen. Måske stiller vi heller ikke spørgsmålstegn ved, hvem der er med til møderne, hvem der indkalder, hvem der laver dagsordenen, og hvem der leder mødet. Eller hvorfor vi overhovedet holder mødet.

Overvej derfor, om I kan uddanne jer til at blive bedre til at holde møder både som mødeledere og som deltagere. Der findes nemlig masser af kurser, som kan klæde dig og dine kolleger på – uanset hvor i befinder jer i mødekæden – til at indkalde til, afvikle og følge op på effektive og gode møder.

 

De typiske årsager til, at møder bliver ineffektive, er:

- Mødet er dårligt forberedt

- Det er uklart, hvad mødets formål er

- Der mangler mødeledelse, så

- Diskussionerne flyder for frit og har ingen struktur

- Tidsplanen bliver ikke overholdt, og mødet trækker ud

- Det er uklart, hvad der bliver konkluderet

- Der bliver ikke fulgt ordentligt op på mødet

 

Det ærgerlige er, at disse ting betyder, at vi spilder en masse tid på møder, som ellers kunne gøre vores arbejdsliv nemmere og mere effektivt. Det gode er, at det er forhold, man kan gøre noget ved.

I kan begynde med at sende mødelederne afsted, men I 

kan også overveje, om det rent faktisk ville give mening at inddrage hele afdelingen i processen. Der findes en del udbydere på kursusmarkedet, som kan skræddersy kursustilbud til netop jer, og selvom det er en proces, der koster både tid og penge, kan det vi

se sig at være en rigtig god investering. For hvad er det nu lige, stakkevis af ineffektive møder koster? Ja – tid og penge.

Læs hvordan dine møder kan få nyt liv, hvis du bryder reglerne.

 

 

Lej en facilitator

En anden model kan være at hyre en facilitator til at stå for mødet. En facilitator kan i princippet stå for hele processen fra planlægningen, indkaldelsen, afviklingen og opfølgningen på mødet, men opgaven kan også ba

re bestå i at afvikle mødet.

Ulemperne ved at lukke en facilitator ind i folden kan være, at der er meget viden, der skal overdrages, ligesom man kan blive nødt til at blotte sig for en udefrakommende, hvilket kan være en overvindelse for en virksomhed.

 

Se en facilitator som en parterapeut – når hun er i rummet, bliver det muligt at få nogle ting på bordet, som ellers er svære at få sagt. En facilitator er ikke bundet af hierarkier og alliancer, og hun har nemmere ved at skære igennem uden hensyntagen til ”plejer” og usagte normer.

Læs også blogindlægget med 10 tips til effektive møder

Kort opsummering

Husk, at mødekultur er en stor del af hele organisationens kultur. Det er hårdt arbejde, men den kan ændres, tvistes, drejes og forbedres.

I kan selv forsøge jer, I kan tage på kursus eller I kan hyre en udefra, til at hjælpe jer igang med at holde bedre møder. Vigtigst er det, at I alle er med på, at give det en ordentlig chance. Husk at fokusér på de enorme fordele ved at få etableret en bedre og mere effektiv mødekultur.