Nye vaner kan give dine møder nyt liv

- Troels Skovsbøll Emborg

Ligesom køer er hellige i hinduismen, synes møder at være hellige i danske virksomheder og organisationer. Vi har nogle helt faste ritualer, vi følger, og vi har nogle hellige principper, vi værner om. Men skal vi gøre, som vi plejer, eller kan der være gode grunde til at ryste posen og gå helt anderledes til værks? 

Ib Ravn, lektor og ph.d. ved Danmarks Pædagogiske Universitet (DPU), Aarhus Universitet, er fortaler for en ny tilgang til møder. Han har udgivet bogen ”Facilitering: Ledelse af møder der skaber værdi og mening”, hvori han går kritisk til 5 dogmer i den danske mødekultur og anviser nye måder at gøre tingene på.

 

Sig kun noget, der fører mødet fremad

Vi har en indgroet tradition for, at ordet er frit. Så når mødelederen spørger, om nogen har noget at sige til et givet punkt, bliver der åbnet for posen af indfald. Der kan være gode ting imellem, men ofte kommer der også ting på bordet, som ikke er relevante for emnet.
Ib Ravn foreslår, at vi i stedet indfører en pligt til kun at sige noget, der fører mødet fremad. Mødelederen bør give plads til indlæg, der er relevante og konstruktive, og lukke ned for dem, der leder emnet på afveje eller ikke ønsker at finde løsninger.

 

Tænk før du taler

Alle har ret til at sige noget. Op med hånden, og så får du ordet, når det er din tur.
Men er det egentlig et fornuftigt princip? Det tilgodeser under alle omstændigheder de typer, som er meget talende, og det giver plads til, at folk med kæpheste kan ride dem igen og igen og igen.

Overvej at indføre en eller flere refleksionspauser på to minutter, hvor mødedeltagerne i stilhed tænker over de ting, der har været oppe at vende. På den måde får de mere eftertænksomme deltagere mulighed for at komme på idéer og finpudse deres argumenter, og dermed øges sandsynligheden for, at dem, der normalt tier, nu taler.

 

Bryd talerlisten

Hold din plads i køen! Det gælder i Netto, det gælder i billetkøen og det gælder til møderne. Men er det egentlig smart, når det netop handler om møder?
Når en mødedeltager markerer og får en plads i talerrækken, kan der jo gå lang tid, før vedkommende får ordet. Og der kan emnet nå at være både vendt, drejet og uddebatteret.

Mødelederen bør derfor holde diskussionerne inden for emnerne og give plads til, at input, der er relevante nu og her, får lov til at komme foran i køen på bekostning af dem, der har noget at sige til et andet punkt.

 

Mødelederen SKAL afbryde

Lad mig lige tale ud, tak.
Den sætning har vi alle hørt (og måske også sagt) til mere end ét møde i vores liv. Det er et sundt princip ikke at afbryde andre mennesker, men som Ib Ravn påpeger, er der én mødedeltager, der er undtaget fra den regel – nemlig mødelederen.

Rent faktisk påpeger forskeren, at mødelederen bliver nødt til at træde i karakter, tage lederrollen på sig og afbryde deltagere, der simpelthen taler for meget, for længe eller ud af tangenter.

 

Begynd møderne til tiden

Ligesom vi holder vores pladser i køen, venter vi også på hinanden. Det er sympatisk, men det er også et svagt led i mødekæden. For når vi venter på ham, der ikke nåede at være i mødelokalet, inden mødet skulle begynde klokken 9, ender vi med at begynde kl. 9.07, når han lige er færdig med sin telefonsamtale eller har fundet en parkeringsplads. Andre gange går mødet faktisk i gang til tiden, men når den forsinkede deltager lander, bruger mødelederen et par minutter på at briefe den seneste ankomne om dagsordenen og om, hvad der allerede har været oppe at vende. Imens sidder resten af mødet og triller tommelfingre.
Ib Ravns forslag er enkelt: Begynd til tiden, og så må de, der kommer for sent, sætte sig ned og lytte.

Den nye måde at gennemføre møder på kræver en stærk mødeleder, og den stiller krav til en kultur- og holdningsændring blandt medarbejderne. Til gengæld kan den give bedre og mere effektive møder, så måske er det forsøget værd?