Brug mødet til at dyrke succeser og forebygge fiaskoer

- Troels Skovsbøll Emborg

En af de største energidræbere er møder, hvor chefen indleder mødet, chefen fører ordet og chefen samler op, mens resten af mødedeltagerne primært koncentrerer sig om at holde sig vågne. 

Som vi tidligere har blogget om, er der på ingen måde noget galt i, at møder bliver styret forholdsvis stramt (det er som oftest en temmelig god idé at gøre), men selv stramme strukturer kan godt være inkluderende. Målet med et møde er jo at drive noget fremad, og når man nu har valgt at lægge beslag på andre menneskers tid, kan man lige så godt sørge for at få noget ud af dem.

 

Sejre og nederlag skal frem i lyset

Virkeligheden i mange virksomheder og organisationer er, at selv kolleger, der sidder tæt sammen, har svært ved at overskue, hvad sidemanden egentlig sidder med. Og hvis man ikke ved, hvad de andre laver, er det svært at hjælpe – også selvom man måske sidder inde med lige præcis den viden, kollegaen har brug for.

På samme måde kan dele af en virksomhed sidde med en fornemmelse af, at det ikke kører alt for godt, mens nabokontoret åbner champagneflasker flere gange om ugen.

De skævheder kan man rette op på med nogle enkle greb på det ugentlige møde, der er en realitet i mange virksomheder og organisationer.

 

Sidste uges sejr

Sæt ord på de ting, der fungerer. Lad alle mødedeltagere sætte ord på én positiv ting fra den forgangne uge. Det kan være en kunde, der endelig er landet efter lang tids bearbejdning, et veloverstået projekt, ros fra en kunde eller et godt samarbejde med en kollega. Det kan også være, at kiropraktoren endelig har fået bugt med den drilske ryg, så humøret er steget, eller at datteren er blevet student med et flot snit. Pointen er at lade det gode sprede sig, så succeshistorier kan skabe en positiv energi. Er der mange mødedeltagere, kan I dele jer op i mindre grupper – husk i givet fald at blande grupperne fra gang til gang. Brug maksimalt et minut pr. mand.

 

Status – og hvad så nu?

Dette punkt kan – hvis det gribes forkert an – suge al energi ud af et rum. Men hvis I finder den rigtige formel, kan det øge virksomhedens effektivitet betragteligt.

Det handler om at komme væk fra den slaviske statusgennemgang, hvor vægten ligger på fortiden, og i stedet fokusere på, hvordan I kommer videre fra udgangspunktet og øger kvaliteten af opgaveløsningen.

Lad hver medarbejder give et ultrakort oprids af, hvor vedkommendes projekt er, og få vedkommende til at sætte ord på, hvordan hun vil rette op på hængepartier og/eller bygge videre på de ting, der fungerer.

Det giver både medarbejderen mulighed for at vise, at hun lykkes med sine opgaver, og det giver en anledning til at bede om hjælp, hvis der er noget, der ikke kører, som det skal. Som chef får man desuden en mulighed for at opdage, hvis der er projekter, som har brug for lidt ekstra opmærksomhed, så små problemer ikke får lov til at vokse sig store og ende med en utilfreds kunde.

 

Husk at være leder

Lige så vel som det er vigtigt, at medarbejderne får plads på møderne, er det afgørende, at du som leder har dirigentstokken – og bruger den. Begynd til tiden, hold tiden og slut til tiden. Og tag ansvar for, at deltagerne holder sig til emnet, at de fatter sig i korthed, og at de er konkrete.

Det er også dig, der som mødeleder skal sikre, at der bliver samlet godt op på mødet. Hvis der bliver truffet beslutninger på mødet, skal det være tydeligt for enhver, hvem der efterfølgende har ansvaret for at eksekvere beslutningerne.