Dyrk overraskelserne og få mere dynamiske møder

- Sisse Haldrup

Møder er en så integreret del af vores arbejdsdag – og for så vidt også vores fritidsliv – at der er overordentlig stor risiko for, at rutinerne tager over og kreativiteten får åndenød. Prøv at tænke tilbage på de seneste møder, du har deltaget i på jobbet, i sportsklubben eller i dine børns skole. Kan du siger dig fri for mindst et par gange at have ladet tankerne vandre og i stedet for at deltage aktivt i møderne måske i højere grad har planlagt indkøb, tænkt på feriedestinationer eller bare glædet dig til at komme hjem og trække i løbeskoene?

 

Mange af os er vanedyr, og helt uden at tænke over det sætter vi os på de samme pladser i de samme mødelokaler. Det er nemt og trygt, men det indebærer også en risiko for at havne i præcis den samme rille som til sidste møde – og mødet før det, og mødet før det…

 

Gør op med vanetænkning

Det er en udfordring, som man som mødeleder kan og bør gøre noget ved. Til at begynde med kan man gøre op med sin egen vanetænkning og lægge mødet i nogle andre rammer end normalt, og der er ingen grund til som det første at leje et konferencehotel eller på anden måde skeje ud - og sprænge budgettet.

Hvad med at begynde i det små og booke et andet mødelokale end normalt? Eller tage møderne stående – det har også den bieffekt, at mødet alt andet lige bliver kortere, end det plejer. Man kan også tage overtøjet på og lave et walk-and-talk møde, hvor deltagerne efter en fælles briefing diskuterer tingene i mindre grupper, mens de går en tur. En fjerde mulighed er at bytte mødelokale med andre virksomheder, der ligger tæt på. Nye rammer giver nye impulser, og risikoen for at sidde fast i de gamle vaner minimeres.

Læs også: Nye vaner kan give dine møder nyt liv

 

Sæt ord på overraskelserne

En ting er de fysiske rammer – noget andet er selve inddragelsen af mødedeltagerne. Afhængig af virksomhedskulturen kan møder have det med at udvikle sig til reel envejskommunikation, hvor mødelederen slår tonen an, og så byder medarbejderne ellers ind med afrapportering.

Prøv i stedet at se et møde som en arena, hvor de forskellige deltagere udfordrer hinanden og gør hinanden klogere. Noget af det, der kan bryde de faste rammer, er at give plads til undren. Prøv derfor at stoppe op undervejs i mødet og stil spørgsmålet: Hvad er overraskende for dig? Det kan handle om en diskussion, I lige har haft på mødet, eller en præsentation fra en mødedeltager, som har bragt ny viden til bordet.

Ved at bede deltagerne formulere, hvad de finder overraskende, får du dem til at reflektere over den viden, de lige har fået, og du får dem til at sætte ord på de refleksioner. Og pludselig får I mulighed for at vende nogle ting, som ellers kun eksisterer inde i hovedet på folk.

Det kan eksempelvis være, at en mødedeltager har orienteret resten af mødet om en samarbejdsaftale, virksomheden har lavet med en anden virksomhed. Det kan være, at der sidder folk omkring bordet, som ikke anede, at der overhovedet var en relation til samarbejdsvirksomheden, eller i øvrigt ikke havde nogen idé om, at det projekt, samarbejdet handler om, overhovedet er i gang.

 

Overraskelser kan indeholde stor værdi

Den overraskelse kan vise sig at have stor værdi. Måske gør det ikke noget, at der er personer, der ikke har viden om alt, hvad der foregår, men i mange tilfælde vil det vise sig, at helt centrale strømninger i organisationen ikke er kommunikeret ud i alle relevante hjørner, og det kan man først reagere på, når man ved det.

Husk derfor at

  • ændre rammerne nu og da, så rutinerne bliver udfordret og du får mere dynamiske møder.
  • tage nogle chancer og stole på, at gevinsterne ved anderledes mødeformer er mere værd end komforten ved at gøre, som I plejer.
  • spørge mødedeltagerne, hvad der overrasker dem. Deres svar kan give dig en stor indsigt i, hvordan jeres interne kommunikation og videndeling fungerer.