Sådan ændrede vi vores interne mødekultur

- Sisse Haldrup

I FirstAgenda lever vi af at hjælpe andre mennesker med at effektivisere deres møder. Hver eneste dag deler vi flittigt ud af tips og tricks og afsøger markedet for de nyeste tendenser indenfor produktivitet, teknologi og møde.

Men hvad med vores egne møder?

Sidste år stoppede vi op og kiggede indad. Det gik op for os, at vi langt fra udnytter al den ekspertviden, vi ligger inde med, og tips såsom Kom til tiden, Husk en klar dagsorden og Opsummér beslutningerne var lettere sagt en gjort.

 

Hele virksomheden så et stort effektiviseringspotentiale ved at ændre på vores indgroede vaner, og derfor allierede jeg (Sisse Haldrup) mig med Bo Hansen fra udviklingsafdelingen. Sammen tog vi udfordringen op og søsatte ”Projekt Bedre Mødekultur”.

Startskuddet blev en workshop, som vi afholdte på vores Kick-Off tur til Riga i 2018, hvor vi brainstormede på, hvilke områder der trængte til et løft. Workshoppen resulterede i ca. 70 post-its, som vi efterfølgende fandt mønstre i og samlede i disse 8 kategorier:

Let's walk the talk

Efter vores fælles workshop udarbejdede Bo og jeg et projektforløb, der varede et år. Forløbet inddelte vi i fem faser med to problemstillinger i hver. Eksempelvis skulle vi i fase 1 kun fokusere på at komme til tiden og huske at bruge vores møde-app. I fase 2 skulle vi huske at invitere relevante mødedeltagere og opsummere til sidst. Sådan fortsatte vi, og på den måde gabte vi ikke over for mange nye vaner ad gangen.


Få mere inspiration her: Nye vaner kan give dine møder nyt liv

 

 

Resultatet

Før vi startede Projekt Bedre Mødekultur udsendte Bo og jeg et spørgeskema til alle medarbejdere, som vi så udsendte igen et år senere ved projektets afslutning. Resultaterne var tydelige. En forbedring på alle punkter. Her er et par eksempler på spørgsmål vi stillede vores kollegaer:

 

Spørgsmål 1: On average, how often do you prepare before a meeting? (read documents, setup screens, collect numbers, make a presentation etc.)

Baseret på en skala fra 1-10, hvor 1 er ”aldrig forberedt” og 10 er ”altid forberedt”.

 

 

Spørgsmål 2: How many of the meeting invitations you create have an agenda?

Baseret på en skala fra 1-10, hvor 1 er ”ingen invitationer” og 10 er ”alle invitationer”.

 

 

Spørgsmål 3: How often do your meetings end with a ”sum up” with clear next steps?

Baseret på en skala fra 1-10, hvor 1 er ”aldrig” og 10 er ”altid”.

 

Resultaterne ovenfor er et tydeligt tegn på, at projektforløbet har ændret vores interne mødekultur. Vi scorer ikke toppoint (og kommer nok heller aldrig til det i en hastig voksende scale-up med mange ad hoc møder), men vi har på kort tid rykket os den rigtige vej!

Vigtigst af alt er, at der er blevet sat fokus på problemet, og vi kan nu hjælpe hinanden med at huske på det, vi har lært i processen.

 

Sådan kan du tyvstjæle processen

Halter jeres møder også? Så er der masser af grunde til at kopiere vores projektforløb. En forbedret mødekultur bærer nemlig mange fordele med sig:

 

  👉 Øget produktivitet.

  👉 Øget arbejdsglæde.

  👉 Bedre forretningsbeslutninger.

  👉 Færre misforståelser.

  👉 Mere innovative idéer.

  👉 Bedre samarbejde.

  👉 …. Osv.

 

Efter endt projektforløb har vi fået nogle vigtige erfaringer, som vi nu kan dele med jer i form af tre succeskriterier:

 

1. FIND AMBASSADØRER

Det vigtigste kriterie for projektets succes har været at finde ambassadører i hver afdeling (gerne fra ledelsen), der synes, at forløbet er en strålende idé, og har lyst til at være fortalere for projektet. Vores råd er: spot disse personer, inddrag dem i beslutningerne og tildel dem ansvar for, at forløbet kører på skinner – det giver dem en naturlig stolthed og ansvarsfølelse i projektet. Det er dog vigtigt at pointere, at ambassadørerne ikke skal agere ”politi” og opretholde regler såsom ”kom til tiden” og ”husk dagsorden”. De skal blot være forbilleder, motivere og venligt minde sine kollegaer om det igangværende forløb.

 

2. TAG SMÅ SKRIDT 

I en travl arbejdsdag kan det virke uoverskueligt at ændre sine indgroede vaner – specielt hvis man bliver bedt om at ændre dem alle sammen på én gang! Det har derfor været vigtigt, at vi kun fokuserede på to mødevaner ad gangen i hver fase. Du kan med fordel nøjes med én mødevane ad gangen! Det holder et skarpt fokus, og gør det lettere at huske. Bevæg jer ikke videre til næste fase, før I har set en reel ændring.

 

3. BRUG GAMIFICATION 

Vi opdagede hurtigt, at leg og konkurrence er en effektiv metode til at motivere vores kollegaer og gøre hele processen lidt sjovere! Lav eksempelvis en anonym afstemning efter hver fase: ”hvem var månedens møde-superstjerne?”, og giv en lille præmie til vedkommende. Kun fantasien sætter grænser her!

 

Har du fået inspiration til, hvordan I kan ændre mødekulturen i din egen virksomhed? Skriv til mig på sha@firstagenda.com, og så sender jeg gerne materiale, spørgeskema og slides, som du kan bruge til at afholde din egen workshop eller projektforløb.