Les hvordan andre kunder bruker FirstAgenda

Mer enn 400 virksomheter og organisasjoner i Norden har allerede effektivisert deres møter med hjelp fra FirstAgenda.

Med FirstAgenda kan Sydbank innfri krav om høy IT-sikkerhet

Med FirstAgenda kan Sydbank innfri krav om høy IT-sikkerhet

Sydbank er en av Danmarks største banker, og beskjeftiger 2.100 ansatte fordelt på 84 kontorer i Danmark og Tyskland. 

I 2011 begynte Sydbank å bruke FirstAgenda i deres styre, og siden har det spredt seg til flere utvalg innenfor organisasjonen. I Sydbank er behandlingen av fortrolige dokumenter essensiell, og FirstAgenda er med sin høye prioritering av sikkerhet et opplagt valg for å håndtere møtemateriale. 

Se hvordan FirstAgenda kan høyne sikkerheten omkring møter i din virksomhet her.

”Som bank blir det stilt store krav til vår IT-sikkerhet. De krav kan vi innfri med FirstAgenda.”

Roland Erik Lorenzen, IT-konsulent, Sydbank.

FirstAgenda er det primære møteverktøy i Landbrug & Fødevarer

FirstAgenda er det primære møteverktøy i Landbrug & Fødevarer

Landbrug & Fødevarer er Danmarks største næringsorganisasjon for landbruk, matproduksjon og agroidustri. Med en eklsport på mer enn 152 milliarder kroner årlig og 172.000 beskjeftigede, beskriver de seg selv som en av Danmarks viktigste næringer. 

Organisasjonen blir ledet av to styrer, et hovedstyre og et virksomhetsstyre. I 2012 startet Landbruk og Fødevarer å ta i bruk FirstAgenda. Siden den gang har det spredt seg som ringer i vannet til resten av virksomheten, og i dag er FirstAgenda det primære møteverktøy i de to styringsgruppene. 

Les mer om de mange funksjonene i FirstAgenda, som kan hjelpe din organisasjon til å slippe unna tung møteadministrasjon.

"Tidligere ble dokumenter samlet i store mapper som ble sendt ut til møtedeltagerne. Med FirstAgenda slipper vi omfattende papirhåndtering og treige forretningsganger - det er en av de største fordeler ved løsningen. Nå har vi stor fleksibilitet og kan komme med rettelser og endringer helt opp til deadline, uten å være i tvil om alle har mottatt de siste endringene."

Jesper Bollerslev, IT-konsulent i Landbrug og Fødevarer.

 

Bruk av FirstAgenda spredte seg raskt i Region Syddanmark

Bruk av FirstAgenda spredte seg raskt i Region Syddanmark

I Region Syddanmark har skiftet til FirstAgenda vært en stor suksess. Opprinnelig skulle den digitale møteløsningen kun brukes i regionsrådet og de politiske utvalgene, men det oppsto raskt et internt press fra avdelingene og sykehusene for også å digitalisere administrative møter andre steder i virksomheten. I dag er det mer enn 200 utvalg som bruker FirstAgendas programvare, og det forventes at brukerantallet vil fortsette å stige. 

Mette Stokbæk, som er fullmektig i Region Syddanmark forteller at bruker raskt spredte seg som ringer i vannet i hele organisasjonen etter at regionsrådet byttet papirbunkene ut med iPads. 

Ta en uforpliktende prat med en av våre konsulenter og se hvordan din organisasjon kan optimere møteprosessene i din organisasjon.

Book et møte i dag. 

”Jeg var veldig overrasket over hvor raskt det gikk å implementere systemet. Det gikk under to måneder fra vi vedtok å benytte FirstAgenda til de første politikerne brukte det til regionsmøter. Det var noe skepsis i starten, men den forsvant fort når folk lærte systemet å kjenne og brukte det til møtene. På den administrative siden har de dagsordenansvarlige også tatt godt i mot løsningen, fordi det har gjort deres arbeid med å distribuere dagsordener mye enklere.

Mette Stokbæk, Fullmektig, Region Syddanmark

Movia bruker FirstAgenda på tvers av organisasjoner

Movia bruker FirstAgenda på tvers av organisasjoner

Movia har hovedkontorer i København, men arbeider for økt mobilitet i hele regionen. Med over 220 millioner passasjerer årlig, er Movia Danmarks største trafikkselskap. 

Movia skiftet til FirstAgenda fordi flere av styremedlemmene allerede brukte det i andre styrer, som politikere og administrasjon andre steder, og likte fordelene ved plattformen. 

”Jeg vil anbefale FirstAgenda til alle som overveier å skifte til en digital møteløsning. Det er mye enklere og raskere enn tidligere,” forklarer Michael Skov, som er seniorrådgiver i Movia.

Er du medlem av flere styrer? Se nærmere på funksjonene og se hvordan dette kan enkleregjøre ditt arbeid på tvers av flere organisasjoner.

”I dag får våre styremedlemmer den informasjonen de trenger på enklest mulig måte. Dek an alltid finne eldre dokumenter frem igjen, og vi sparer raskt en halv dag på forberedelser. Dessuten sparer vi store mengder papir." 

Michael Skov, Seniorrådgiver, Movia.

Boligkontoret Danmark har optimert sitt styrearbeid

Boligkontoret Danmark har optimert sitt styrearbeid

Boligkontoret Danmark administrerer 31.600 boliger for 58 boligorganisasjoner og 39 øvrige samarbeidspartner - som kommuner og regioner. 

Boligkontoret Danmark bruker FirstAgendas møteplattform i sine styrer, og her har mottakelsen vært veldig god. I starten skulle møtedeltagerne vende seg til å ikke ha med papir til møtene, men fikk til gjengjeld raskt øynene opp for fordelene ved å alltid ha siste oppdaterte versjoner med på iPads. Løsningen gir dem også mulighet for å gå tilbake og se hva som ble vedtatt på tidligere møter. 

Ta en uforpliktende prat med en av våre konsulenter og lær hvordan din organisasjon kan optimere møteprosessen. 

Book et møte i dag. 

"FirstAgenda har gitt økonomiske og tidsmessige innsparinger i administrasjoner, fordi vi ikke lenger skal printe og sende ut møtedokumenter til styremedlemmene før møtene. Vi har også markant færre som ringer oss fordi de ikke kan finne det riktige dokumentet eller har spørsmål til materialet."

Henrik Skjoldlund, IT-sjef, Boligkontoret Danmark

Tandskadeankenævnet slipper et massivt papirarbeid

Tandskadeankenævnet slipper et massivt papirarbeid

Tandskadeankenævnet er en dansk nemnd som ivaretar ankesaker og erstatningssaker for den danske Tannlegeforeningen. 

I Tandskadeankenævnet er papirbunken til ett enkelt møte ofte høyere enn 30 cm. Med FirstAgenda slipper tannlegefaglig konsulent Lene Baad-Hansen å slepe med seg en hel koffert fylt med dokumenter til hver møte. I stedet har hun heller samlet alle sine dokumenter på en iPad. 

Ved skiftet til FirstAgendas møteløsning var det en viss skepsis fra et par av de eldre medlemmene i nemnda. Det forsvant heldigvis raskt, da de så hvor enkelt det var å benytte. I dag sparer Tandskadeankenævnet miljøet for store mengder papiur, og de skal heller ikke bruke tid på å makulere fortrolige saksdokumenter eller transportere dem tilbake til sekretariatet når sakene er ferdigbehandla. 

Ta en uforpliktende prat med en av våre konsulenter og lær hvordan din organisasjon kan optimere møteprosesser. 

Book et møte i dag.

”Før vi brukte FirstAgenda til møtene var papirbunkene til ett enkelt møte ofte høyere enn 30 cm. Derfor var jeg nødt til å reise fram og tilbake med en koffert fylt med papir og røntgenbilder. I dag har jeg alt på iPaden, og det er utrolig mye enklere. Når jeg forbereder meg fyller heller ikke papirene hele bordet, og derfor kan jeg enklere forberede meg på toget eller andre steder."

Lene Baad-Hansen, Tannlegefaglig konsulent, Tandskadeankenævnet

Kommunens primære møteløsning

Kommunens primære møteløsning

Mens over 85% av alle danske kommuner bruker FirstAgenda som deres viktigste møteverktøy, har også flere kommuner i Norge fått øynene opp for en enkel digital møteløsning. 

Med mer enn 600.000 innbyggere er Oslo den største kommunen i Norge. Siden 2013 har Oslo brukt FirstAgenda til møteforberedelse og møteavholdelse av digitale møter i politiske utvalg, komiteen, på interne ledermøter, byrådsmøter og avdelingsmøter. 

Møteløsningen integrerer med alle kjente sak- og arkivsystemer, og letter omkostningene til produksjon, trykking og fordeling av møtemateriale. 

Se videoen på denne siden og få et innblikk i hvordan FirstAgenda kan effektivisere møteprosessen for din virksomhet.

 

”Den største fordelen ved FirstAgenda er at man alltid har møtedokumentene lett tilgjengelig, og man slipper å ta med seg store papirbunker til møtene. Vi har effektivisert arbeidsgangen i sekretariatet, og vi sparer både tid på å distribuere og publisere møtedokumenter." 

Inger Kvannes, komitésekretær, Oslo Kommune.

Foto: Jiri Havran

I Douglas sparer de tid og penge med FirstAgenda

I Douglas sparer de tid og penge med FirstAgenda

I Irskesjøen ligger den selvstyrte øya Man. I hovedstaden Douglas har byrådet også tatt FirstAgendas møteløsning i bruk - og introduksjonen har vært litt av en transformasjon. 

Tidligere ble alle dokumenter printet, før de manuelt ble satt sammen og sendt eller levert til møtedeltagerne. Det var en tidkrevende prosess, hvor en medarbeider fort brukte to-tre dager på å forberede all dokumentasjonen. Med skiftet til FirstAgenda ble dette betydelig enklere, akkurat som papirbunkene også ble enklere. 

Byrådet er spesielt glade for at alle møtedokumenter arkiveres, og at det i løsningen er mulig å inkludere bilder av høy oppløsning. Før ble alle bilder scannet og printet, hvilket var dyrt og kvaliteten ble ofte dårligere. I FirstAgenda kan man zoome inn på bilder og kart, hvilket hjelper byrådet til å ta bedre beslutninger. 

En annen fordel er at man kan gjøre endringer i dagsordenen i siste øyeblikk. En slik endring betydde tidligere at saken ble utsatt til neste møte. Dette er ikke lenger nødvendig. 

”Jeg vil anbefale FirstAgenda til et hvilket som helst byråd som overveier å bli digitalt. Det har spart oss for både tid og penger," sier Daniel Looney, IKT-leder i byrådet i Douglas.

Ta en uforpliktende prat med en av våre konsulenter og lær hvordan din organisasjon kan optimere møteprosessen. 

Book et møte med en konsulent i dag

”Alle er glade for skiftet. Vi testet tre eller fire andre møteverktøy, men vi falt alltid tilbake på FirstAgenda. Her har vi større frihet og det gir god verdi for pengene. Det er intuitivt og enkelt å bruke, og derfor var det en fornøyelse å lære våre ansatte å bruke det."

Daniel Looney, IKT-leder, Douglas Byråd