I Irländska havet ligger den självstyrande ön Man. I huvudstaden Douglas har kommunfullmäktige också tagit FirstAgenda Prepares möteslösning i bruk - och introduktionen har varit lite av en transformation.
Tidigare trycktes alla dokument innan de manuellt sattes ihop och skickades eller överlämnades till mötesdeltagarna. Det var en tidskrävande process där en anställd snabbt tillbringade två eller tre dagar på att förbereda alla dokument. Med övergången till FirstAgenda Prepare har processen blivit betydligt enklare - precis som pappershögarna har blivit lättare.
Kommunfullmäktige är särskilt nöjd med att alla mötesdokument arkiveras och att det är möjligt att inkludera högupplösta bilder i lösningen. Innan alla bilder skannades och skrivs ut, det var dyrt och kvaliteten var ofta dålig. I Prepare kan du zooma in på en karta eller en bild av ett monument, och det hjälper kommunfullmäktige att fatta bättre beslut.
En annan fördel är att det är möjligt att göra ändringar i dagordningen i sista minuten. En sådan förändring tidigare gjorde att beslutet skjöts upp till nästa möte, men det är inget problem längre.
”Jag skulle rekommendera FirstAgenda Prepare till alla kommunfullmäktige som överväger att bli digitala. Det har sparat oss både tid och pengar", säger Daniel Looney, chef för IKT vid Douglas City Council.
Alla är nöjda med förändringen. Vi testade tre eller fyra andra mötesverktyg, men vi fortsatte att komma tillbaka till FirstAgenda Prepare. Här har vi större frihet och det finns bra valuta för pengarna. Det är intuitivt och enkelt att använda och därför var det ett nöje att lära vår personal att använda den.
- Daniel Looney, IKT-chef