Hillerød kommun stod inför att byta till ett nytt ÄHS-system. Som en del av den stora flytten beslutade kommunen att ompröva processen för hur agendor och protokoll ska publiceras på kommunens webbplats. Syftet var att hitta en lösning som var enkel och tydlig att använda för medborgarna. Som ett viktigt krav bör medborgarna kunna prenumerera på viktiga agendor, uppdateringar och få ett e-postmeddelande när protokoll är tillgängliga.
Efter en utvärdering av möjliga lösningar föll valet på FirstAgenda Publication. Lösningen utmärkte sig genom att ha funktioner som gjorde det möjligt för medborgarna att prenumerera på agendor och protokoll från politiska instanser och därefter skriva ut ett omfattande dokument med relevant information.
Möjligheten att prenumerera gör det lättare för den enskilde medborgaren att följa framtida möten och viktiga beslut. Det är en funktion som vi alltid har älskat.
– Bente Jensen, Juridisk konsult
Enkel integration med kommunens system säkerställde ett enkelt arbetsflöde
Hillerød Kommun hade tidigare ändrat ÄHS-system och sen implementerat FirstAgenda Prepare, som används för att samla mötesdokument och förbereda agendor. Eftersom FirstAgenda Publication är fullt integrerat med FirstAgenda Prepare kan Hillerød Kommun enkelt hantera både förberedelser av agendor, hålla mötet och sedan skicka ut protokollet. Samtidigt såg kommunen till att eventuella ändringar i agendor och protokoll automatiskt ändrades på webbplatsen när den ändrades i Publication.
"FirstAgenda Publication spelar tillsammans med våra andra agendasystem, inklusive FirstAgenda Prepare, så att vi kan hantera hela agendapublikationen" säger Bente Jensen, juridisk konsult i Hillerød Kommun.
Agilt samarbete säkerställde ett snabbt genomförande
Detta var början på ett samarbete som syftade till att implementera publicering så snabbt och smidigt som möjligt.
"Under hela processen har vi haft ett bra samarbete med FirstAgenda, och processen med att implementera publicering har varit enkel och smidig." säger Bente Jensen, juridisk konsult i Hillerød kommun. Detta har resulterat i en lösning som passar bra med kommunens befintliga system, och som har mottagits med positiv feedback från medborgarna.
"Vi har fått bra respons från medborgarna, och nu har vi en dialog om att göra FirstAgenda Publication ännu bättre", avslutar Bente Jensen.
Vill du veta mer om digital demokrati? Så ta tag i Aleksander
Aleksander Pedersen
Senior Account Executive