Mötesdeltagare
FirstAgenda Prepare sätter användaren i centrum och gör det enkelt för dig som mötesdeltagare att förbereda dig och hålla reda på dina dokument.
Det betyder att du är mycket mer fokuserad på själva mötet - och kan delta utan att behöva koncentrera dig på att leta efter anteckningar och kommentarer.
Innan mötet
Allt samlat på ett ställe
Med FirstAgenda Prepare har du alltid tillgång till den senaste versionen av agendan och alla tillhörande dokument. Det betyder att du inte behöver oroa dig för att sitta i rätt version. Systemet tar hand om detta automatiskt. Vid ändringar och nya versioner kommer du att få ett meddelande - antingen via e-post eller push-meddelanden.
Anteckningar och markeringar
Både före, under och efter mötet kan du göra anteckningar, understryka, markera och rita i alla dokument. Dina anteckningar är personliga och samlas på ett ställe. På det sättet är du säker på att du kommer ihåg alla dina viktiga punkter.
Dela kommentar
När du förbereder dig för ditt möte har du möjlighet att dela en kommentar med en eller flera av dina kollegor. Det är en fördel om det finns något du måste förbereda tillsammans, eller om det finns en speciell punkt som du vill uppmärksamma före mötet.
Offline-funktion
Hemma, på språng eller på kontoret? Med FirstAgenda Prepare kan du förbereda dig var som helst - även när du är offline.
Med ett självvalet fyrsiffrigt lösenord får du tillgång till dina offline-möten, som du också kan anteckna och markera i. Dina anteckningar synkroniseras automatiskt till den senaste versionen när du är online igen.
Hjälpfunktion
När du är i appen Prepare har du alltid möjlighet att få hjälp genom att trycka på frågetecknet. Här är en snabb översikt över hur du går vidare.
I både webb- och iPad-appen finns det direkt tillgång till vårt supportuniversum med artiklar och korta hjälpvideor.
Under mötet
Översikt
Sidöversikten (eller miniatyröversikten) hjälper dig att få en snabb översikt över alla sidor i ett dokument. I sidöversikten kan du snabbt komma till exakt den sida du vill ha, eller så får du en översikt över vilka sidor du har gjort markeringar, anteckningar eller delade kommentarer på.
Förutom sidöversikten har du också en övergripande översikt över alla anteckningar och delade kommentarer för artikeln.
Votering
FirstAgenda Prepare har en enkel voteringsmodul där du kan avge din röst på varje punkt.
Om din organisation använder FirstAgenda Live med Prepare kommer du att ha ett mycket mer avancerat och elegant voteringsresultat. Här uppdateras röstresultaten kontinuerligt på en stor skärm och du har möjlighet att följa vem som har röstat för, emot eller avstått.
Samtidigt kan du också ta reda på vilka förslag som har gjorts och av vem.
Talarlista
Med integrationen med FirstAgenda Live blir Prepare ännu mer intressant. Förutom voteringsfunktionen kan mötesdeltagare direkt från appen Prepare, registrera sig för talarlistan och hålla reda på hur lång talartid den enskilde deltagaren har och i vilken ordning deltagarna har ordet.
Sök i möteshistoriken
Med sökfunktionen har du alltid möjlighet att snabbt och enkelt hoppa tillbaka till tidigare möten och se dagordning, bilagor, beslut och protokoll. Du behöver inte längra spendera tid att leta desperat i pappershögar, e-postmeddelanden och Word-dokument.
Efter mötet
Godkänn protokollet digitalt
Som mötesdeltagare kan du med ett enda klick godkänna protokoll vid till exempel politiska möten. Det är mycket lättare än att behöva sitta och vänta på att ett fysiskt signaturark ska skickas runt.
Därför är det inte ett problem att du inte lyckades underteckna eftersom du var tvungen att glida bort innan mötet var slut. Du loggar bara in på FirstAgenda Prepare och godkänna digitalt när du kommer hem.
Flera organisationer - ett ställe
FirstAgenda samla allt relevant material under ett inloggning. Det gör det enkelt för mötesdeltagarenatt använda systemet i flera organisationer.
Mötesarkiv
I FirstAgenda Prepare har du tillgång till alla dina tidigare möten. Det är enkelt via vänster navigering att bläddra igenom dina möten och hitta ett möte som du deltog för månader eller år sedan. Förutom att all mötesinformation är tillgänglig på en gång har du också tillgång till alla dina anteckningar och kommentarer från tidigare möten.
Ladda ner möten
Vet du att det ibland kan vara trevligt att ha dina anteckningar liggande framför dig vid mötet? Det är möjligt i FirstAgenda Prepare att ladda ner en PDF exklusivt med dina anteckningar. Du kan också ladda ner hela mötet som en PDF eller bara ladda ner enskilda dokument.
CASE
Med FirstAgenda Prepare har vi större frihet och det finns bra valuta för pengarna. Det är intuitivt och enkelt att använda och därför var det ett nöje att lära vår personal att använda den.
– Daniel Looney, IKT-chef
FAQ
Här kan du se några av de frågor, vi oftast får.
Är du nyfiken på att veta hur andre företag och organisationer använda FirstAgenda Prepare, så kolla i våra referencer.
Har du fler frågor?
Se vår supportsite.
Hur lagrar ni våra mötesdata?add
Vi ingår alltid ett databehandlingsavtal med våra kunder så att det blir tydligt, hur vi arbetar. Datalagring är en fråga om förtroende och teknik. Vi lagrar all data krypterad enligt internationella standarder, och våra procedurer är anspråkslöst - state of the art.
Vilka möten passar FirstAgenda Prepare bäst för?add
FirstAgenda Prepare passar bäst för dokumenttunga möten, som till exempel styrelsemöten, kommunfullmäktiges möten o.s.v.
Kan jag ta anteckningar i FirstAgenda Prepare-appen och kan andra se dem?add
Med FirstAgenda Prepare kan du släppa pappersblocket och anteckna direkt i systemet - och de kan inte ses av andra. På detta sätt behåller du en översikt och samtidigt har du dina anteckningar i en säker miljö.
Vilka IT-system integrerar FirstAgenda Prepare med?add
FirstAgenda Prepare kan integreras med nästan alla IT-system. Vi integrerar till exempel med de åtta största ÄHS-systemen i Danmark och alla ÄHS-system i Norge. Det enda kravet vi gör är att det externa systemet kan exportera data.
Behöver du en iPad för att använda FirstAgenda Prepare?add
Du kan använda FirstAgenda Prepare som en app på din iPad eller i en webb-version som kan öppnas på en dator eller andra surfplattor. Upplevelsen är ungefär densamma oavsett om du använder webb- eller iPad-versionen.
Få en presentation av FirstAgenda Prepare. Ta tag i Aleksander
Aleksander Pedersen
Head of Sales & Partnerships
+45 24 48 47 89
alp@firstagenda.com
