Hos Douglas sparer de tid og penger med FirstAgenda

I Irskesjøen ligger den selvstyrte Isle of Man. I hovedstaden Douglas har kommunen også tatt i bruk FirstAgenda Prepares møteløsning - og innføringen har vært litt av en forvandling.

Tidligere ble alle dokumenter skrevet ut før de ble satt sammen manuelt og sendt eller overlevert til møtedeltakerne. Det var en tidkrevende prosess, der én ansatt fort kunne bruke to-tre dager på å forberede alle dokumentene. Med overgangen til FirstAgenda Prepare er prosessen blitt betydelig enklere - og det samme gjelder papirbunkene.

Bystyret er spesielt fornøyd med at alle møtedokumenter arkiveres og at det er mulig å inkludere høyoppløselige bilder i løsningen. Tidligere ble alle bilder skannet og skrevet ut, noe som var dyrt og kvaliteten ofte dårlig. På Prepare kan bystyret fatte bedre beslutninger ved å zoome inn på et kart eller et bilde av et monument.

En annen fordel er at det er mulig å gjøre endringer i agendaen i siste liten. Tidligere innebar en slik endring at beslutningen ble utsatt til neste møte, men dette er aldri noe problem lenger.

"Jeg vil anbefale FirstAgenda Prepare til alle kommuner som vurderer å bli digitale. Det har spart oss både tid og penger", sier Daniel Looney, IKT-sjef i Douglas kommune.

"Alle er fornøyde med overgangen. Vi prøvde tre eller fire andre møteverktøy, men vi kom stadig tilbake til FirstAgenda Prepare . Vi har større frihet og får mye for pengene. Det er intuitivt og enkelt å bruke, så det var en fornøyelse å lære opp de ansatte."

- Daniel Looney, IKT-sjef