Optimaliser møtene dine med en
alt-i-ett-møteløsning.
Samle forberedelsene, organiseringen og etterbehandlingen av møtene dine i møtesuiten.
Kommuner og regioner
Hvis du jobber med møteledelse i en kommune eller region, vet du kanskje at det er mange ting å være oppmerksom på.
Ved å kombinere alt i én møteløsning med direkte integrasjon til en rekke ulike sak- og arkivsystemer får du ett system for å forberede, organisere og publisere møtene dine - til fordel for både deg og de politiske møtedeltakerne.
Oversikt over prosessen
Med mange møter i ulike utvalg kan oversikten fort bli satt på prøve. I møteløsningen har du alltid full oversikt over møter, utvalg og de ulike oppgavene som venter på gjennomgang.
Versjonsmøter
Når en dagsorden oppdateres eller nye dokumenter legges til i møtematerialet, oppdateres det automatisk i møteløsningen. Samtidig kan møtedeltakerne varsles om den oppdaterte versjonen av møtematerialet, slik at de alltid har det nyeste materialet til møtet.
Send til gjennomgang
Hvis du har ett eller flere komitémedlemmer som må godkjenne agendaen før den sendes ut til resten av komiteen, kan du bruke gjennomlesningsfunksjonen. Dette sikrer høy kvalitet på møtematerialet og en bedre møteprosess.
Innsamlet møtemateriale
De ulike møtedokumentene samles i ett system for hvert møte. Det gjør det enkelt og oversiktlig for politikere og andre møtedeltakere, som alltid har dokumentene tilgjengelig uten at de forsvinner i e-postbunken.
Godkjennelse
Den integrerte godkjenningsfunksjonen gjør det enkelt for møtedeltakerne å godkjenne politiske referater digitalt. I stedet for å sende ut fysiske signaturark kan du godkjenne med ett enkelt klikk - både i møterommet og hjemmefra.
Digital stemmegivning
Hold møtet digitalt, enten i møterommet eller på nettet, og administrer oppmøte, avstemning og referat direkte i møteløsningen. Dette sikrer feilfri stemmegivning, mens referatet genereres automatisk og kan sendes ut umiddelbart etter møtet.
Referat fra møtet
Både dagsordener og referater kan publiseres direkte på nettsiden din via møteløsningen. Her kan både innbyggere og ansatte abonnere på nye dagsordener og referater, samtidig som du har mulighet til å utsette den automatiske publiseringen etter eget ønske.
Integrering til sak- og arkivsystem
Kommuner og regioner og sak- og arkivsystemer er unektelig knyttet sammen. Derfor har møteløsningen direkte integrasjon med en lang rekke systemer, slik at du med noen få klikk kan overføre dagsorden eller referater direkte til møteløsningen og deretter gjøre dem tilgjengelige for møtedeltakerne.
ADFS-pålogging
Glemte brukernavn og passord er en konstant kilde til frustrasjon. For å gjøre tilgangen enklere for deg og dine ansatte har vi gjort det mulig å bruke ADFS-pålogging. Dette gjør at du kan logge inn med din interne brukerinnlogging i organisasjonen. Hvis du jobber innenfor organisasjonens nettverk, blir du også automatisk logget inn.
Oversikt over funksjonene i FirstAgenda's møtepakke
Som kommune, region eller annen stor offentlig organisasjon anbefaler vi at du bruker alle produktene i møtepakken som møteverktøy.
Nedenfor kan du få en oversikt over funksjonaliteten til alle produktene våre - hele møtesuiten vår har sømløse integrasjoner med hverandre.
-
Enkel opprettelse av møter
Versjonering av dagsordener/dokumenter
Send til gjennomgang
Håndtering av konfidensielt materiale
Brukerrettigheter på ulike nivåer
Funksjon for godkjennelse
To-faktor pålogging eller ADFS-pålogging (SSO)
Verktøy for klargjøring
Søk på tvers av
PDF-generering på dagsorden-, punkt- og dokumentnivå
Automatisk sletting av møter
Web-app + iPadOS-app
Integrasjon til sak- og arkivsystemer (SBSYS, GetOrganized, KMD Nova, Acadre MM, Public 360, Fujitsu Edoc, Elements, etc.)
-
Detaljert opprettelse av møter
Maler på flere nivåer
Sett opp møterader
Fastsette tidsfrister
Oversikt over oppgaver og møteprosess
Samarbeid på saksnivå
Integrering for Prepare
Brukerrettigheter på ulike nivåer
Web-app
Integrasjon til sak- og arkivsystem (Workzone, Workpoint, IMS Case)
-
Håndtering av frammøte
Automatisk tilkalling av varaer
Brukerrettigheter på flere nivåer
Håndtering av forslag både før og under møtet
Administrere og registrere talerlister både før og under møtet.
Organisering av avstemninger
Liste-, a/b- og anonym avstemning
Automatisk generering av referater
Storskjermvisning
Vurdering av konfidensialitet
Integrering for Prepare
Integrasjon til sak- og arkivsystem (Elements)
-
Offentliggjøring av dagsorden og referat
Tilpasset styling
Abonner på dagsordener/referater
Integrert iFrame eller frittstående nettsted
Søk på tvers av
Last ned som PDF
Mulighet for å begrense tilgangen
Gruppering av utvalg
Utsette publisering
Sikkerhet og trygghet
Konfidensielt materiale
Det er svært viktig at konfidensielt materiale kan håndteres på en sikker måte og at mulighetene for menneskelige feil minimeres så mye som mulig. Derfor er det for eksempel mulig å ha en egen organisasjon for barne- og ungdomssaker, lukkede utvalg i en organisasjon og muligheten til å lukke elementer og vedlegg for bestemte personer. På denne måten har du alltid full kontroll over hvem som har tilgang til hva.
Hvis du i tillegg har en policy om å slette møter etter et bestemt antall dager, kan dette automatiseres for å holde oversikt og sikre at gammelt møtemateriale ikke er tilgjengelig.
Logg inn
Når du bruker flere produkter i møtepakken vår, bruker du samme innlogging for en sømløs opplevelse. Du har også mulighet til å konfigurere intern pålogging (SAML, Azure AD osv.), slik at du har full kontroll over brukerne og deres pålogginger. Du kan kreve to-faktor-pålogging, mens andre bare anbefaler det. I møteløsningen kan dere som organisasjon velge om det skal være et krav eller valgfritt. Uansett vil det alltid være mulig for hver enkelt møtedeltaker å aktivere to-faktor-pålogging.
I samsvar med GDPR
Når du bruker møteløsningen, kan du alltid være sikker på at du overholder GDPR-regelverket. For eksempel er dataene dine lagret i et sikkert miljø, og både opplasting og nedlasting av dokumenter er kryptert via HTTPS-protokollen.
FirstAgenda har levert digitale møteløsninger siden 2011
97%
Av de danske kommunene bruker Prepare
200+
Styrer og direksjoner
46k+
500k+
Møter avholdt i Prepare
Brukere
Les mer om FirstAgenda Prepare og de ulike funksjonene
Få en presentasjon av FirstAgenda Prepare
Bare ta kontakt med Aleksander
Aleksander Pedersen
+ 45 24 48 47 89
alp@firstagenda.com