I Douglas sparer de tid og penge med FirstAgenda

I det irske hav ligger den selvstyrende ø Man. I hovedstaden Douglas har byrådet også taget FirstAgenda Prepares mødeløsning i brug - og introduktionen har været lidt af en transformation.

Tidligere blev alle dokumenter printet, inden de manuelt blev sat sammen og sendt eller afleveret til mødedeltagerne. Det var en tidskrævende proces, hvor en medarbejder hurtigt brugte to eller tre dage på at forberede alle dokumenterne. Med skiftet til FirstAgenda Prepare er den proces blevet betydeligt lettere - ligesom bunkerne af papir.

Byrådet er særligt glade for, at alle mødedokumenter arkiveres, og at det i løsningen er muligt at inkludere billeder af høj opløsning. Før blev alle billeder scannet og printet, det var dyrt og kvaliteten var ofte dårlig. I Prepare kan der zoomes ind på et kort eller et billede af et monument, og det hjælper byrådet til at tage bedre beslutninger.

En anden fordel er, at det er muligt at lave ændringer i dagsordenen i sidste øjeblik. En sådan ændring betød tidligere, at beslutningen blev udskudt til næste møde, men det er aldrig et problem mere.

”Jeg vil anbefale FirstAgenda Prepare til et hvilket som helst byråd, der overvejer at blive digitalt. Det har sparet os både tid og penge," siger Daniel Looney, der er IKT-leder i byrådet i Douglas.

“Alle er glade for skiftet. Vi testede tre eller fire andre mødeværktøjer, men vi blev ved med at vende tilbage til FirstAgenda Prepare. Her har vi større frihed, og der er god værdi for pengene. Det er intuitivt og let at bruge, og derfor var det en fornøjelse at lære vores personale at bruge det.”

— Daniel Looney, IKT-leder