Sikker, effektiv og genial integrering

I 2019 gikk den danske klagenemnda over til å bruke FirstAgenda Prepare for alle saksområder, og overgangen til en digital møteløsning har optimalisert en rekke prosesser rundt møtene.

"Vi har gått fra å sende møtemateriale til eksterne møtedeltakere på krypterte USB-pinner i posten til å kunne gjøre alt via Prepare. Dette har hatt en veldig positiv innvirkning på arbeidsflyten.
Det er spesielt positivt når det kommer nye møtedeltakere, da vi raskt kan gi dem tilgang til materialet via Prepare"

- Fakhria Rehman, prosjektleder i Ankestyrelsen

En sikker løsning som oppfyller kravene til GDPR og personvern.

I tillegg til den betydelige effektiviseringen har det også vært et sterkt fokus på sikker distribusjon og lukket tilgang til materialet på grunn av den store mengden personsensitivt materiale. FirstAgenda Prepare har dermed bidratt til å beskytte innbyggernes data.

"Ved å bytte til FirstAgenda Prepare bidrar vi helt klart til at vi bedre oppfyller kravene i GDPR og personvern, ettersom vi ikke lenger bruker krypterte USB-pinner, som risikerer å forsvinne under levering og kan komme i feil hender.

På Prepare -løsningen vår i dag har vi også aktivert 2-faktor innlogging, noe som bidrar til å øke sikkerheten og sikre at møtematerialet vårt KUN er tilgjengelig for de rette personene."

- Fakhria Rehman, prosjektleder i Ankestyrelsen

Genial integrering

I tillegg til at Prepare i seg selv bidrar til å effektivisere arbeidsflyten, har også samspillet mellom eksisterende fagsystemer - i dette tilfellet Public 360 - vært av stor betydning for å jobbe mer effektivt.

"For vår administrasjon i Ankestyrelsen er det faktisk ganske genialt at det er en direkte forbindelse mellom saksbehandlingssystemet vårt og møteportalen. I stedet for å sende møtemateriale i posten, trykker vi bare på en knapp, og ti minutter senere kan de autoriserte representantene og saksbehandlerne lese materialet på portalen."

"Når vi legger til nye vedlegg til et planlagt møte, oppdaterer vi bare fagsystemet vårt, så oppdateres møtematerialet automatisk i Prepare. Tidligere måtte vi sende oppdatert materiale i posten. Det måtte vi også gjøre hvis vi fikk en avlysning og trengte en ny møtedeltager. Nå fjerner vi bare en person og legger til en ny, noe som sparer oss for mye arbeid i det daglige" - Teamkoordinator i Team Nævn, Rikke Lausten.

Et sterkt samarbeid med kunden i fokus

Når du samarbeider med FirstAgenda, blir du tatt på alvor som kunde, og de setter sin ære i å gi grundig og effektiv support.

"Samarbeidet med FirstAgenda er godt. I det daglige er supportfunksjonen deres superrask og klar til å hjelpe umiddelbart.

Ankestyrelsen har også bidratt med innspill til funksjonalitet som kan effektivisere styrets drift. Flere av disse innspillene har resultert i ny funksjonalitet, der samarbeidet om utviklingen har fungert veldig bra, og vi er superfornøyde med løsningene vi har funnet i fellesskap."

- Fakhria Rehman, prosjektleder i Ankestyrelsen