Spar timer i uken med automatisk publisering av dagsordener

Herlev kommune har automatisert prosessen med å gjøre ferdige sakslister tilgjengelig på nettstedet, noe som har minimert det manuelle arbeidet med flere timer. Samtidig har de gitt innbyggerne mulighet til å abonnere på de utvalgene som passer dem.

Herlev kommune fant ut at deres nåværende prosess for publisering av dagsordener kunne forbedres, ettersom innbyggerne etterspurte funksjoner som muligheten til å abonnere på nyheter om individuelle utvalg, noe som ikke var mulig i den tidligere løsningen. Kommunen ønsket også å gjøre dagsorden- og referatdata fra FirstAgenda Prepare tilgjengelig på nettstedet raskere og mer effektivt enn tidligere.

Med FirstAgenda Publication har kommunen nå kuttet timevis med manuelt arbeid fra denne prosessen og økt funksjonaliteten for publisering av agendaer.

Enkel løsning gir stor effekt

De ansatte i Herlev kommune hadde blitt anbefalt FirstAgenda Publication av kolleger fra andre kommuner, men de hadde ikke forventet at løsningen skulle gjøre så stort inntrykk på dem.

"Plattformen fanget blikket vårt fra første stund med et tydelig og funksjonelt design som virket veldig intuitivt å bruke", sier Aleksandra Novovic, sekretariatsleder i Herlev kommune.

Implementeringen var rask og effektiv, og i tilfeller der funksjoner ikke fungerte eller tok lang tid å implementere, var responsen rask.

"Ting som ikke fungerte, ble raskt fikset, og FirstAgenda var veldig vennlige og oppdaterte nettstedet jevnlig når det var tekniske problemer", sier Aleksandra Novovic.

"FirstAgenda Publication har gjort arbeidet med dagsordener mye enklere. Vi trenger ikke lenger å fikle med prosessen, siden systemet legger alt inn på selve nettsiden."

- Aleksandra Novovic, Direksjonssekretær

Enkel publisering av dagsordener

FirstAgenda Publication har nå erstattet det gamle systemet fullt ut, og ifølge Aleksandra Novovic har resultatene vært positive for både ansatte og innbyggere.

"Det har vært overraskende enkelt å begynne å bruke FirstAgenda Publication . Da alle alternativene var satt opp i systemet vårt og vi kom i gang, virket det utrolig enkelt", sier Aleksandra Novovic.

FirstAgenda Publication kan du søke etter spesifikke komiteer og sortere dem etter dato, og relevante data lastes automatisk opp til kommunens systemer via plattformen. Samtidig har innbyggerne mulighet til å abonnere på de utvalgene de er interessert i, slik at de automatisk mottar varsler når ny informasjon legges ut.

"Vi sparer mye manuelt arbeid og tid på å legge ut dagsordener, og innbyggerne er veldig fornøyde med abonnementsfunksjonen. Tidligere fikk vi mange forespørsler om å sende ulike referater og dagsordener til enkelte innbyggere, men etter at FirstAgenda Publication ble opprettet, har vi ikke mottatt en eneste forespørsel", sier Aleksandra Novovic.

Ansatte deler innbyggernes entusiasme

Herlev kommunes ansatte har tatt godt imot FirstAgenda Publication, der de ansvarlige medarbeiderne er godt kjent med systemet. Samtidig har flere ansatte registrert seg for å motta varsler fra systemet, og Aleksandra Novovic er fornøyd med den positive mottakelsen.

"FirstAgenda Publication har gjort arbeidet med dagsordener mye enklere. Vi trenger ikke lenger å fikle med prosessen, ettersom systemet laster opp alt til nettsiden selv. Løsningen er altomfattende, og vi sparer flere arbeidstimer i uken", avslutter Aleksandra Novovic.