Den nye digitale hverdagen i Esbjerg kommune

Som landets 6. største kommune er det mange møter - og dermed også mange dagsordener og møtereferater å holde styr på. Derfor bestemte Esbjerg kommune seg i 2012 for å erstatte de fysiske papirbunkene med det digitale møteverktøyet FirstAgenda Prepare - et valg de er glade for å ha tatt.

Våren 2012 hadde Esbjerg kommune en utfordring med håndteringen av store mengder fysiske papirer i forbindelse med møteforberedelsene i bystyret. Byrådet og ledelsen kom derfor med et konkret ønske om å digitalisere møteforberedelsene, og ifølge Lene Aggerholm Foverskov, digitaliseringskonsulent i Esbjerg kommune, var dette utgangspunktet for implementeringen av FirstAgenda Prepare .   

"Vi startet i 2012, og det kom som et ønske fra bystyret og ledelsen om å digitalisere dagsordener, fordi det nå var store mengder fysisk papir i omløp. Samtidig var det også et ønske om å digitalisere de ulike formelle møtene."

Selv om implementeringen av nye digitale verktøy i en kommune av Esbjergs størrelse kan vekke bekymring, var det en overraskende enkel og smidig implementering. Esbjerg kommune innledet en overlappingsperiode der papirformatet fortsatt var tilgjengelig, men det digitale formatet ble raskt den nye normalen i Esbjerg.

"Det ble veldig godt mottatt her i kommunen, og både de administrativt ansatte og politikerne ble raskt vant til å ha alt møtemateriale og forberedelser samlet på én digital plattform, og det gikk faktisk overraskende raskt å fase ut papirformatet." 

Verktøyet ble også godt mottatt av saksbehandlerne, som bruker en stor del av tiden på å forberede seg på FirstAgenda Prepare . Her er det særlig brukervennligheten og enkelheten i løsningen som har gjort den lett å bruke, forklarer Nadia Nielsen, som er dagsordensamler i en rekke utvalg i Esbjerg kommune.
 

"Det er både enkelt og brukervennlig - og det er uavhengig av alder og IT-kompetanse. Det er enkelt å samle de ulike agendaene og møtematerialet, og du har full oversikt over de ulike møtedeltakerne og kan frigjøre agendaen med bare noen få klikk."

- Nadia Nielsen, innsamler av Agenda

Agnieszka Jankowski, som også samler inn dagsordener i en rekke komiteer, anerkjenner løsningens brukervennlighet. Samtidig er hun glad for å ha alt samlet på ett sted og enkelt kunne sende ut endringer - enten med eller uten varsel.

"Det er enkelt og oversiktlig - både for oss som samler agendaen, men også for møtedeltakerne, som alltid vet at de kan finne møtematerialet på ett sted. Samtidig er det enkelt for oss som setter sammen agendaen når vi har behov for å gjøre større eller mindre endringer i agendaen. Vi oppdaterer ganske enkelt materialet i FirstAgenda Prepare , og deretter kan vi velge om vi vil varsle møtedeltakerne om at det er gjort endringer i møtematerialet."  

Enkel opplæring med e-læringskurs

I forbindelse med oppstart og opplæring i FirstAgenda Prepare - og senere FirstAgenda Management - har Esbjerg kommune også brukt FirstAgendas e-læringskurs som et supplement til den fysiske opplæringen. Her ble e-læringskursene delt inn i ulike moduler, noe som ifølge Yovana Hinrichsen, systemansvarlig for Prepare i Esbjerg kommune, har vært en god erfaring.

"Det fungerte upåklagelig. E-læringskursene er delt inn i ulike moduler som er tilpasset de ulike rollene som administrator, agendasamler og møtedeltaker. Her logger brukerne seg bare inn med kommunens innlogging og kan deretter melde seg på de kursene de trenger å ta. På denne måten kan de supplere den fysiske opplæringen med nettkurs i sitt eget tempo." 

Høyt nivå av sikkerhet og support

Når man arbeider med forberedelse, organisering og etterbehandling av møter i en kommune, er det visse sikkerhetsstandarder som må overholdes. Når det gjelder sikkerhet, er Nadia Nielsen glad for at de med FirstAgenda Prepare har alt samlet på en sikker plattform.

"I de komiteene der jeg utarbeider dagsordener, blir det ofte tilføyelser eller endringer i siste liten. Det er fint at jeg slipper å sende ut e-poster med møtematerialet, for man kan aldri være sikker på hvor det ender opp."

- Nadia Nielsen, innsamler av Agenda

I tillegg til det høye sikkerhetsnivået opplever Nadia også at de får god teknisk støtte. 

"Generelt opplever jeg at vi får rask og hjelpsom support uansett om vi kontakter dem via telefon eller e-post. De vet hvor avhengige vi er av systemet, så de gir ikke slipp på oss før problemet er løst, noe som gir oss trygghet." 

Yovana har samme erfaring. Totalt sett har Esbjerg kommune gjennomført mer enn 10 000 møter siden de implementerte FirstAgenda Prepare som sitt primære møteverktøy, og Yovana har bare lovord å komme med om samarbeidet med FirstAgenda

"Vi har generelt et veldig godt og hyggelig samarbeid med FirstAgenda. Løsningen er generelt svært pålitelig, og det er svært sjelden vi opplever utfordringer. Skulle vi støte på utfordringer, vet vi at supporten står klar til å hjelpe oss i den andre enden, og det er vi veldig glade for."