Favrskov kommune: 13 år med effektiv møteforberedelse

FirstAgenda Prepare Siden 2011 har Favrskov kommune brukt Favrskov som sitt primære verktøy for digitalt møtemateriale. Det gjør dem til en av de første kommunene som tok i bruk møteverktøyet - et møteverktøy som har spart dem for tungvinte arbeidsflyter og bidratt til både enkel og sikker distribusjon av møtematerialet deres.

FirstAgenda Selv om det er mange år siden, husker Ulrich Zickert, leder for ordførerens kontor og HR i Favrskov kommune, fortsatt godt tiden før. Han husker spesielt pakkingen og distribusjonen av bystyrets møtemateriale som en omfattende prosess.

FirstAgenda"Før vi fikk , produserte vi dagsordener for de ulike møtene på papir. Det var store bunker med papir som ble skrevet ut, sortert, pakket og deretter sendt med bud til de ulike møtedeltakernes privatadresser. Det var en stor jobb som kunne ta det meste av en dag." 

Den tidkrevende og manuelle prosessen skapte også utfordringer hvis det ble gjort endringer eller tilføyelser i møtematerialet i forkant av møtet. FirstAgenda Utgangspunktet for innføringen var et klart ønske om å effektivisere arbeidsflyten og digitalisere møteforberedelsene.

"Vi hadde et klart ønske om å både effektivisere og digitalisere møteforberedelsene. FirstAgenda Det var i denne sammenhengen vi begynte å jobbe med , og vi innså raskt at vi kunne spare noen ganske tunge arbeidsflyter i forbindelse med produksjon og distribusjon av møtemateriale."

- Ulrich Zickert, sekretariatsleder, Favrskov kommune

Enkel kobling mellom ESDH og FirstAgenda

Når man implementerer nye systemer og arbeidsflyter i en kommune, er det avgjørende at de nye systemene fungerer godt sammen. FirstAgenda Dette var også en av Ulrich Zickerts bekymringer før implementeringen i 2011. Disse bekymringene ble imidlertid raskt erstattet av tilfredshet med den nye løsningen.

sak/arkiv-system FirstAgenda"For oss er det avgjørende at det er en enkel kobling mellom våre og . Det er viktig at systemene fungerer godt sammen, og at det er et smidig grensesnitt mellom systemene vi bruker til vår agendaproduksjon. FirstAgenda Dette er en av de tingene som har fungert veldig bra helt fra starten av med ."

I tillegg til en enkel tilkobling til andre systemer var det også viktig med en intuitiv og brukervennlig løsning, ettersom det først og fremst er de daglige brukerne som skal oppleve fordelene. Ulrich Zickert forteller om en vellykket og relativt enkel implementeringsprosess - men også en implementeringsprosess der mange brukere måtte venne seg til en ny måte å forberede møter på.

"Jeg husker tilbake til en ganske enkel implementering. Dette gjelder både den tekniske implementeringen, men også måten brukerne tok imot løsningen på. Selvfølgelig må man venne seg til en ny måte å forberede møter på, men løsningen ble raskt omfavnet av brukerne, og det skyldes i stor grad at den er så brukervennlig."

Tett samarbeid - sammen for utvikling

FirstAgenda Med mer enn 13 års erfaring med har Ulrich Zickert hatt muligheten til å både følge og påvirke utviklingen av møteløsningen underveis. Ulrich opplever stor lydhørhet og oppmerksomhet rundt deres bruk og erfaringer med løsningen. 

FirstAgenda "Jeg opplever generelt stor interesse og nysgjerrighet på - både på brukersiden, men også på administratorsiden. Vi blir ofte spurt om tilbakemeldinger på nye, potensielle tilføyelser eller endringer i systemet, og det er flott å få være involvert på denne måten." 

Ulrich Zickert har også vært med på å teste nye funksjoner og endringer i systemet ved flere anledninger, og han setter generelt stor pris på det tette samarbeidet.

"Jeg tror tilbakemeldingene våre blir veldig godt mottatt. Det er en stor fordel at vi har mulighet til å påvirke noe i en retning som vi mener er riktig og som passer inn i arbeidsflyten vår."

- Ulrich Zickert, sekretariatsleder, Favrskov kommune

Alle forberedelser på ett sted

FirstAgenda"Min erfaring, og de aller fleste brukeres erfaring, er at møteforberedelsene er enkle og oversiktlige i . Brukerne har alle sine møteforberedelser samlet på ett sted, de kan skrive personlige notater og dele kommentarer med hverandre - og det er enkelt å navigere rundt i et stort møtemateriale."

FirstAgenda Samtidig understreker Ulrich Zickert at de har en enkel administrasjon av både brukeropprettelse og tilgang, slik at man for eksempel kan begrense og kontrollere tilgangen til konfidensielt materiale.

"Muligheten til å begrense tilgangen til konfidensielt materiale til bestemte brukere og møtefora oppfyller i stor grad kravene våre. Den gode tilgangskontrollen bidrar til trygghet og sikkerhet i arbeidet vårt."

Når behovet for støtte oppstår

Politiske møter og stramme tidsfrister går ofte hånd i hånd. Derfor er det ifølge Ulrich Zickert også viktig at støtten er tilgjengelig og kompetent når det er behov for den.

FirstAgenda "Supporten vi opplever hos er både kompetent og lydhør. De viser også stor forståelse for at vi jobber med stramme tidsfrister. Jeg opplever at supporten alltid svarer raskt og jobber raskt for å løse de problemene som måtte oppstå, slik at vi kan overholde tidsfristen vår."