FirstAgenda Prepare har laget en oversikt hos Energi Viborg

Når forsyningsselskapet Energi Viborg forbereder seg til styremøtene sine, er det med møteverktøyet FirstAgenda Prepare for hånden. På den måten har formannskapet mulighet til å få oversikt over styresakene før de sendes ut til styremedlemmene, som deretter kan gå i gang med forberedelsene. 

Med 7 forskjellige styrer i Energi Viborg er det en stor oppgave for formannskapet å holde oversikt over styresakene før styremøtene. Derfor bestemte administrerende direktør Mette Urup og resten av Energi Viborg seg i 2019 for å implementere FirstAgenda Prepare som sin primære plattform for møteforberedelser. 

FirstAgenda Prepare "I 2019 valgte vi å implementere det som vårt primære møteverktøy, og det er vi veldig glade for. Vi bruker det mye i forbindelse med styrearbeidet vårt, og det starter allerede med formannskapsmøtene våre. Her får vi i formannskapet en oversikt over de foreløpige styresakene og kan både diskutere sakene og bruke de ulike forberedelsesverktøyene slik at vi er best mulig forberedt til selve styremøtene."

- Mette Urup, administrerende direktør Direktør Energi Viborg

I tillegg til at formannskapet selv har full oversikt over styresakene i forkant av styremøtene, er det også til stor hjelp for styremedlemmene i møteforberedelsene, ifølge Mette Urup. 

"Så snart vi har styresakene på plass, får styremedlemmene tilgang til dem på FirstAgenda Prepare , og så kan de begynne å forberede seg. De bruker notatfunksjonen, markeringer og delte kommentarer, og som CEO har jeg inntrykk av at styret er svært fornøyd med møteverktøyet."

Enkel å bruke - kom raskt i gang

Med 7 forskjellige styrer i Energi Viborg er det ikke uvanlig at nye styremedlemmer kommer til. Det er her Mette Urup påpeker fordelen med å ha full oversikt i en digital møteløsning - noe som står i sterk kontrast til tidligere løsninger. 

"Når nye styremedlemmer kommer inn, er det en stor fordel at vi kan slippe dem inn på FirstAgenda Prepare der de kan få en oversikt over tidligere saker. Dette var noe vanskeligere tidligere. Nå har de god oversikt over alle tidligere saker og møtemateriale og kan raskt sette seg inn i sakene." 

Da Energi Viborg implementerte FirstAgenda Prepare tilbake i 2019, var det som en direkte erstatning for et svært tungt system i en stifinnermodell der saker måtte samles manuelt i PDF-filer og deretter plasseres i ulike mapper for de enkelte styremedlemmene.

Derfor var ledelsen også spent på hvordan løsningen ville bli mottatt av styremedlemmene. Mette Urup forteller imidlertid om en enkel og smidig implementering av IT-løsningen, der hun i tillegg til løsningens brukervennlighet også påpeker at en stor del av styremedlemmene allerede kjente til møteverktøyet på forhånd.

"Da vi startet opp for omtrent fem år siden, var en stor del av styremedlemmene allerede kjent med løsningen. Samtidig er det en veldig brukervennlig og intuitiv løsning, og funksjonene er enkle å forstå, så selv de styremedlemmene som ikke kjente til løsningen fra før, kom raskt i gang." 

FirstAgenda Publication Oppretter den åpne linjen 

Energi Viborg har et klart ønske om å være åpne og transparente når det gjelder styremøtene sine. Som en del av denne åpne tilnærmingen har Energi Viborg valgt å gjøre referatene fra styremøtene fritt tilgjengelige på hjemmesiden, slik at interesserte borgere kan følge med på beslutningene. 

For å forenkle prosessen med å publisere disse referatene, besluttet Energi Viborg tilbake i 2023 å implementere FirstAgenda Publication . FirstAgenda Publication er en tilleggsmodul til FirstAgenda Prepare , og med sin sømløse integrasjon til FirstAgenda Prepare , gjør det mulig for Energi Viborg å publisere møtereferatene sine på nettstedet med noen få klikk

"Hos Energi Viborg har vi helt åpne linjer når det gjelder styremøtene våre. FirstAgenda Publication Det er en stor fordel at vi enkelt kan legge ut en styresak som er behandlet, på hjemmesiden vår med tilhørende beslutning - og det kan vi gjøre med ."

- Mette Urup, administrerende direktør Direktør Energi Viborg

Sikkerhet er et viktig perspektiv

Selv om Energi Viborg har en åpen og transparent tilnærming, er det noen ganger saker som må holdes konfidensielle. Ifølge Mette Urup er det derfor viktig å ha et møteverktøy som man kan stole på, og som gjør det mulig å lukke spesifikke saker. 

"Når vi av og til håndterer taushetsbelagte saker, er det viktig at kun de som har behov for å se sakene har mulighet til å se sakene. Det kan vi gjøre med FirstAgenda Prepare , der vi enkelt kan administrere det og dermed sikre at det kun er styremedlemmene i de enkelte selskapene som kan se sakene og ikke andre, og det bidrar til en god trygghetsfølelse når vi bruker løsningen."