Når effektivisering og sikkerhet går hånd i hånd

I 2022 skiftet Holtålen kommune i Norge ut deres manuelle møteprosesser og tok i bruk møteverktøyene FirstAgenda Prepare og FirstAgenda Live. Utover at det har gjort det enklere å distribuere ut møtematerialet, har de også fått samlet både forberedelse, avholdelse og etterbehandling av alle deres møter til ett og samme sted – og med en direkte integrasjon til deres sak- og arkivsystem, Elements.  

I 2022 tok Holtålen kommune i Trøndelag farvel med mengder av e-poster med møtedokumenter, og gikk inn i en ny, digital hverdag. 

I lang tid hadde de benyttet sin nettside til å publisere møtemateriale. Det utløste en rekke utfordringer når det gjaldt lukkede saker, da dette ikke kunne ligge fritt tilgjengelig. Samtidig er det ut fra norsk lovgivning ikke lov å distribuere fortrolig materiale via e-post, noe som ifølge Katrine Ustad, leder for Fellestjenester i Holtålen kommune, var en av grunnene til at de fikk øynene opp for FirstAgenda Prepare.  

Med FirstAgenda Prepare trenger vi kun å forholde oss til ett system, og med tilgangsstyringen kan vi enkelt håndtere fortrolig materiale uten å være bekymret for sikkerheten. Samtidig er publisering og distribuering av møtematerialet blitt vesentlig mer oversiktelig, noe som også gjør at møteforberedelsene blir enklere – både for administrasjonen og for politikerne 

I FirstAgenda Prepare har politikerne nemlig deres dagsordener og tilhørende møtedokumenter samlet på ett sted. Her har de mulighet for å benytte seg av de ulike forberedelsesverktøyene, som notater, markeringer og delte kommentarer, som blir automatisk lagret i systemet. Dette gir ifølge Katrine Ustad de politiske møtedeltakerne en trygghet, da de alltid har sitt materiale lett tilgjengelig, både før, under og etter et møte. 

"Når vi publiserer agendaene, får møtedeltakerne automatisk et varsel om at agendaen er klar. Da kan de begynne å forberede seg, ta notater og dele kommentarer med hverandre. Dette gir dem stor trygghet, siden de alltid har notatene sine lagret i systemet, og det bidrar til at møtedeltakerne alltid er godt forberedt til møtene."

- Katrine Ustad

I forhold til det administrative arbeidet kan assisterende kommunedirektør, Aagoth Johanne Moe, si seg fullt og helt enig i at forberedelser opp mot et møte har blitt langt enklere å håndtere. Hun trekker frem blant annet den sentrale tilgangsstyringen i løsningen som en stor fordel, og at den også fungerer utmerket for en liten kommune hvor flere i administrasjonen må trø til på ulike oppgaver ved behov.    

"Når man sitte med det administrative ansvaret, er det en stor fordel at vi kan enkelt styre tilgangene sentralt i administrasjonen. Da har vi alltid god oversikt over våre brukere, hvem som har tilgang til hva og hvem som eventuelt mangler å bli innkalt til et møte" 

Utover å implementere FirstAgenda Prepare til møteforberedelsen, implementerte Holtålen kommune i samme prosess også FirstAgenda Live. FirstAgenda Live er verktøyet som brukes i selve møtet, og tillater med sin sømløse integrasjon til FirstAgenda Prepare å importere brukerne automatisk.

Her kan brukerne sende inn forslag på forhånd, melde seg på talerlisten og delta i avstemninger, mens administrasjonen har full oversikt gjennom hele møtet. Etter møtet kan de enkelt laste ned et samlet møtereferat som PDF – en funksjon som ifølge Aagoth Johanne Moe effektiviserer det administrative arbeidet både før, under og etter møtet. 

"Før vi fikk FirstAgenda Live fikk jeg forslag på papirlapper og skulle heretter skrive dem inn manuelt. Nå skriver politikerne selv inn formuleringene sine til forslagene, og vi kan vise dem for alle i storskjermvisningen. Dette er veldig tidsbesparende i møtet."

Også Katrine Ustad er fornøyd med å gjennomføre møter sammen med FirstAgenda Live. Hun trekker frem at oversikten Live skaper er til gavn for både administrasjonen og møtedeltakerne, men også publikum. 

"Oversikten over listen over talere og avstemninger er veldig oversiktlig. Det gjør det enkelt å holde oversikt over talerne og samtidig følge med på resultatet av avstemningene. Storskjermen er også en stor fordel her, ettersom publikum også får full oversikt over forslagene og stemmene. Samtidig er det flott at publikum kan se hvordan politikerne har stemt."

- Katrine Ustad

Når man som kommune skal implementere hele tre verktøy – henholdsvis Elements, FirstAgenda Prepare og FirstAgenda Live, kan det være en stor administrativ oppgave. Ikke desto mindre opplevde Holtålen kommune god flyt i implementeringen, og kom ifølge Katrine Ustad raskt i gang med bruken 

"Selve implementeringen av løsningen gikk veldig bra. Maria fra FirstAgenda hjalp oss svært godt i gang med opplæringen i administrasjondelen, og videre hadde vi en fagkonsulent fra Sikri med erfaring fra systemet som lagde en felles undervisning med våre politikere. Politikerne fikk deretter selv logge inn og ble raskt komfortable i løsningen." 

Selv om både de administrative medarbeiderne og de politiske møtedeltakerne raskt kom i gang med god bruk, kan man stadig støte på utfordringer. Her opplever Holtålen kommune generelt en god kundeservice og kommunikasjon, enten de får kontakt med deres primærkontakt Maria eller supporten hos FirstAgenda.

"Vår generelle oppfattelse av FirstAgenda som leverandør er god – både med tanke på deres supportavdeling, men også kommunikasjon med vår kontaktperson Maria. Vi kan ta kontakt gjennom e-post eller telefon, og får alltid et raskt og nyttig svar."