Revurderte prosessen bak publisering av dagsordener

Hillerød kommune var i ferd med å bytte til en ny sak/arkiv-system. Som en del av den store omleggingen bestemte kommunen seg for å revurdere prosessen for hvordan dagsordener og referater skulle publiseres på kommunens nettside. Målet var å finne en løsning som var enkel og oversiktlig å bruke for innbyggerne. Et viktig krav var at innbyggerne skulle kunne abonnere på viktige dagsordener, oppdateringer og motta en e-post når referater er tilgjengelige.

Etter en evaluering av mulige løsninger falt valget på FirstAgenda Publication. Løsningen utmerket seg med funksjoner som gjorde det mulig for innbyggerne å abonnere på dagsordener og referater fra politiske utvalg og deretter skrive ut ett enkelt dokument med relevant informasjon.

"Muligheten til å abonnere gjør det enklere for enkeltpersoner å holde oversikt over kommende møter og viktige beslutninger. Det er en funksjon vi alltid har vært fornøyd med."

- Bente Jensen, juridisk konsulent

Enkel integrasjon med kommunens systemer sikrer enkel arbeidsflyt

Før overgangen fra sak/arkiv-system hadde Hillerød kommune implementert FirstAgenda Prepare, som brukes til å samle møtedokumenter og utarbeide dagsordener. Ettersom FirstAgenda Publication er fullt integrert med FirstAgenda Prepare, kunne Hillerød kommune enkelt administrere utarbeidelsen av dagsorden, organisere møtet og deretter sende ut referatet. Samtidig sørget kommunen for at eventuelle endringer i dagsordener og referater automatisk ble oppdatert på nettstedet når de ble endret i Publication. 

"FirstAgenda Publication fungerer sammen med de andre dagsordensystemene våre, blant annet FirstAgenda Prepare, slik at vi kan håndtere hele prosessen med å publisere dagsordener", sier Bente Jensen, juridisk konsulent i Hillerød kommune.

Smidig samarbeid sikret rask implementering

Dette var begynnelsen på et samarbeid med sikte på å implementere Publication så raskt og smidig som mulig.

"Vi har hatt et godt samarbeid med FirstAgenda gjennom hele prosessen, og implementeringen av Publication har vært enkel og smidig", sier Bente Jensen, juridisk konsulent i Hillerød kommune. Dette har resultert i en løsning som fungerer godt sammen med kommunens eksisterende systemer, og som har fått positive tilbakemeldinger fra innbyggerne.

"Vi har fått god respons fra innbyggerne, og nå har vi en dialog om hvordan vi kan gjøre FirstAgenda Publication enda bedre", avslutter Bente Jensen.