Management tilbyr digital møteledelse

For mange år siden pleide de ansatte i Region H å lage dagsordener i et stort Word-dokument. Det var en tidkrevende prosess som ofte innebar en fullstendig revisjon av dokumentet hvis bare en eneste sak skulle endres.

"Den gangen klippet og limte vi inn dagsordenene våre i Word, men så kom FirstAgenda Management, noe politikerne i Region Hovedstaden syntes var praktisk. Vi trengte imidlertid et system som kunne vise møtene på politikernes iPads, og siden FirstAgenda Management er sømløst integrert med FirstAgenda Prepare, var det en rask avgjørelse. Management oppfylte våre krav og kunne implementeres innen vår korte tidsfrist", sier Lena Fredensborg, utvalgssekretær i Region Hovedstaden.

Funksjoner og integrasjoner for full digital møteadministrasjon 

Det daglige arbeidet med møteplanlegging har fått en stor forandring etter at FirstAgenda Management, Workzone og FirstAgenda Prepare har blitt koblet sammen i regionen.

"Det er enkelt å opprette, slette og gjenopprette møter i Management, og det blir bare bedre jo flere kolleger vi kobler til løsningen. Vi har også opprettet møtemaler på Management slik at flere av brukerne våre raskt kan komme i gang med å booke nye møter", sier Lena Fredensborg.

"Integrasjonene til flere systemer er gode å ha, siden vi bruker Workzone og FirstAgenda Peprare i organisasjonen vår, og Management er koblet til dem. Jeg vil faktisk nesten si at det er et must. Det er flyt hele veien gjennom de ulike systemene, og det er nesten en hel produktpakke når de fungerer sammen på denne måten", utdyper Birger Rytcher Andersen, prosjektleder i Region H.

"Det har vært et utmerket samarbeid med folkene bak FirstAgenda Management, både da og nå. Det har definitivt også vært en fordel for oss at det nå har blitt et produkt med et eget liv som oppdateres kontinuerlig. Systemet er relativt enkelt og lett å oppgradere når det kommer nye versjoner."

- Birger Rytcher Andersen, IT-sjef

Utviklingen av løsningen er i tråd med regionen 

Selve implementeringen så veldig annerledes ut den gang enn i dag, ettersom Region H var en av de første kundene som tok i bruk Agenda Management. Den gang var det et spesialtilpasset system for enkeltkunder, men siden har det blitt utviklet til en frittstående abonnementsløsning.

"Det har vært et utmerket samarbeid med FirstAgenda, både da og nå. Det har absolutt også vært en fordel for oss at det nå har blitt et produkt med et eget liv som oppdateres kontinuerlig. Systemet er relativt enkelt og lett å oppgradere når det kommer nye versjoner", forklarer Birger Rytcher Andersen, IT-sjef i Region H.

"Vi hadde et svært tett samarbeid med FirstAgenda , og de gjorde en god jobb med å få fart på arbeidsflytene våre. På det tidspunktet prøvde vi å presse de eksisterende arbeidsflytene våre inn i løsningen. Det var nok ikke den beste avgjørelsen, men vi var litt bundet på vår side. Nå har vi imidlertid behov for å oppgradere, for det produseres stadig nye møter, og løsningen er like mye i bruk som den er", avslutter Lena Fredensborg.

Det gode samarbeidet mellom regionen og FirstAgenda er til fordel for begge parter, ettersom Region H har spilt en viktig rolle i utviklingen av viktige funksjoner som mange nye kunder nå kan dra nytte av. I tillegg har de også stått "først i køen" for å gi innspill inn i løsningen, ettersom de har vært lojale mot løsningen over lang tid.

Vær tydelig og selvsikker, og ikke tenk for mye. Det fine med historien din er at den kommer til å fortsette å utvikle seg, og nettstedet ditt kan utvikle seg i takt med den. Målet ditt bør være å få det til å føles riktig akkurat nå. Det kommer av seg selv senere. Det gjør det alltid.