Implementere effektiv publisering av dagsordener på rekordtid

Da Skive kommune nylig byttet fra sin gamle sak/arkiv-system til GetOrganised-løsningen, så de ansatte en åpenbar mulighet til å revurdere måten de publiserte dagsordener på. De hadde lenge ønsket å kunne presentere dagsordener og referater på en mer spennende måte som også var mer brukervennlig og intuitiv for innbyggerne. I tillegg ville det være en stor bonus hvis de kunne designe og style systemet slik at det passet til nettstedet deres.

"Vi er en liten kommune og har ikke nødvendigvis råd til å bestille noe som må utvikles fra bunnen av. Vi vil heller kopiere og lime inn en velfungerende løsning fra en annen kommune. Vi vil heller copy-paste en velfungerende løsning fra en annen kommune, så vi slipper å finne opp hjulet på nytt. Her så vi at andre kommuner brukte FirstAgenda Publication, og det virket bare velprøvd og kult." sier Malene Brink.

Rask og effektiv implementering

Faktisk hadde kommunen allerede sett på løsningen for noen år siden, men da var de opptatt med andre prosjekter. Publication ble likevel fulgt med på fra andre hold, og da beslutningen endelig ble tatt, ble Publication raskt implementert. Dette skyldtes i stor grad den enkle koblingen mellom Publication, Prepare og GetOrganised, som kunne gjøres på svært kort tid.

"Vi hadde sett på Publication tidligere og hadde vurdert flere lignende løsninger som kunne kobles til vår nye sak- og arkivsystem. Men da vi plutselig befant oss en uke før publiseringsfristen og en tidligere avtale hadde gått i vasken, var det bare Publication som kunne implementeres innenfor tidsrammen." sier Dalia Clausen, prosjektleder for arkivering.

"Prosessen har vært veldig enkel! Jeg tror det bare tok ca. 3 dager før vi var i gang. Vi ringte FirstAgenda og fikk raskt avklart hva begge parter hadde ansvar for i løpet av prosessen. Jeg har aldri opplevd en integrasjon med et tredjepartsprodukt som har vært så sømløs. Jeg husker at jeg ble oppringt to dager etter avklaringsmøtet og bedt om å besøke nettstedet de hadde satt opp for oss, og så fungerte det bare." utdyper Malene Brink .

"Vi fikk en detaljert og konkret liste over hva vi skulle bidra med, så det var enkelt og raskt å involvere de nødvendige kollegene som måtte bidra i prosessen. Det var en flott prosess fra FirstAgenda som gikk effektivt og bra. Men selv om det gikk raskt, følte vi oss hele tiden i trygge hender", forklarer Dalia Clausen.

"Vi er en liten kommune og har ikke nødvendigvis råd til å bestille noe som må utvikles fra bunnen av. Vi vil heller kopiere og lime inn en velfungerende løsning fra en annen kommune. Vi vil heller copy-paste en velfungerende løsning fra en annen kommune, så vi slipper å finne opp hjulet på nytt. Her så vi at andre kommuner brukte FirstAgenda Publication , og det virket rett og slett velprøvd og kult." sier Malene Brink, webkonsulent i Skive kommune.

"Vi visste at integrasjonen mellom FirstAgenda Prepare og FirstAgenda Publication ville gå raskt og enkelt, og da vi så hvor godt Publication fungerte på andre kommuners nettsteder, var det en enkel avgjørelse."

- Malene Brink, webkonsulent

Brukervennlig og presentabelt publiseringsverktøy

Malene og Dalia har bare hatt systemet i hendene i en uke, men forventningene til Publication er høye. Nå kan de se frem til enkel og automatisk publisering av sakslister, samt den nye PDF-visningen, som er utviklet for å imøtekomme behovene til de mange kommunene som velger å importere sakslister i PDF-format fra deres sak- og arkivsystem.

"Det virker mye mer brukervennlig for innbyggerne, og løsningen gjør dagsordener søkbare på nettsiden vår. I tillegg er det bare en fin layout og veldig presentabelt", sier Dalia Clausen.

"Jeg ser virkelig frem til at flere skal prøve løsningen og oppdage hvor enkelt det er å lese dagsordener. Før fikk vi kritikk fra innbyggerne om hvor vanskelig det var, så nå ser jeg virkelig frem til å få tilbakemeldinger på den nye løsningen", avslutter Malene Brink.