Systematiser møtene dine og spar verdifull tid

Strukturere møterekkene og effektivisere beslutningsprosessen 

Større organisasjoner og styrer

I større bedrifter og organisasjoner kan møter og møteforberedelser lett bli en ressurskrevende oppgave. 

Med én enkelt møteløsning og faste møteserier i organisasjonens ulike komiteer sparer du verdifull tid - og med våre forberedelsesverktøy har du og møtedeltakerne alltid oversikt over møtematerialet og forberedelsene - før, under og etter møtet. 

Egendefinerte møtemaler

Ikon med to papirbiter i

Hvis du arrangerer gjentatte møter som ligner på hverandre, kan du lage dine egne møtemaler. Dette effektiviserer prosessen og sikrer en enhetlig struktur og form på møtematerialet.

Et dokutikon med en sirkel rundt

Oversikt over prosessen

Få full oversikt over møter og utvalg, og hvilke oppgaver som fortsatt venter på innspill. Du får også oversikt over godkjenningsprosessen, kommende frister og innkomne kommentarer. På denne måten har den enkelte bruker alltid oversikt over oppgavene sine gjennom hele agendaprosessen. 

Forberede referatet

Dokumentikon med to haker og en rød blyant

Hvis du ønsker å publisere referatet umiddelbart etter møtet, kan du forberede referatet før møtet. Her kan du legge til oppmøte, dato, dagsorden og diskusjonspunkter i god tid før publisering. 

Grafisk illustrasjon av møteoversikten i FirstAgenda Management

Effektivisering av møtet

Ikon med et rødt tegn og en snakkeboble

Uforberedte møtedeltakere reduserer kvaliteten på møtet og forsinker beslutningsprosessen. For å sikre at møtene går effektivt, bør møtedeltakerne ha mulighet til å ta notater, gjøre markeringer og dele kommentarer så snart agendaen er klar. 

Versjonsmøter

Ikon med et rødt dokument og en sirkel med en pil rundt seg

Oppdaterte versjoner av dagsorden kan fort forsvinne i mengden hvis de sendes via e-post. Med møteløsningen vil møtedeltakerne alltid ha tilgang til de nyeste møtedokumentene og dagsorden. Møtedeltakerne kan til og med bli varslet når nye versjoner lanseres. 

Send til gjennomgang

Skjerm med en rød smiley i hjørnet

Hvis du ønsker å sende møtet til én eller flere utvalgte møtedeltakere før det sendes ut til hele utvalget, kan du bruke gjennomlesningsfunksjonen. Dette sikrer høy kvalitet på møtematerialet og dermed en bedre møteprosess. 

Oversikt over funksjonene i FirstAgenda's møtepakke

Hvis du er en større bedrift eller organisasjon, anbefaler vi at du bruker FirstAgenda Management og FirstAgenda Prepare som møteverktøy. 

Nedenfor får du en oversikt over funksjonaliteten til FirstAgenda Management og FirstAgenda Prepare. Du kan også enkelt utforske funksjonaliteten til de andre produktene våre - hele møtesuiten vår har sømløse integrasjoner til hverandre. 

Logo med FirstAgenda Prepare

    • Enkel opprettelse av møter

    • Versjonering av dagsordener/dokumenter

    • Send til gjennomgang

    • Håndtering av konfidensielt materiale

    • Brukerrettigheter på ulike nivåer

    • Funksjon for godkjennelse

    • To-faktor pålogging eller ADFS-pålogging (SSO)

    • Verktøy for klargjøring

    • Søk på tvers av

    • PDF-generering på dagsorden-, punkt- og dokumentnivå

    • Automatisk sletting av møter

    • Web-app + iPadOS-app

    • Integrasjon til sak- og arkivsystemer (SBSYS, GetOrganized, KMD Nova, Acadre MM, Public 360, Fujitsu Edoc, Elements, etc.)

    Les mer om Prepare

Logo med FirstAgenda Management

    • Detaljert opprettelse av møter

    • Maler på flere nivåer

    • Sett opp møterader

    • Fastsette tidsfrister

    • Oversikt over oppgaver og møteprosess

    • Samarbeid på saksnivå

    • Integrering for Prepare

    • Brukerrettigheter på ulike nivåer

    • Web-app

    • Integrasjon til sak- og arkivsystem (Workzone, Workpoint, IMS Case)

    Les mer om Management

Logo med FirstAgenda Live

    • Håndtering av frammøte

    • Automatisk tilkalling av varaer

    • Brukerrettigheter på flere nivåer

    • Håndtering av forslag både før og under møtet

    • Administrere og registrere talerlister både før og under møtet.

    • Organisering av avstemninger

    • Liste-, a/b- og anonym avstemning

    • Automatisk generering av referater

    • Storskjermvisning

    • Vurdering av konfidensialitet

    • Integrering for Prepare

    • Integrasjon til sak- og arkivsystem (Elements)

    Les mer om Live

Logo med FirstAgenda Publication

    • Offentliggjøring av dagsorden og referat

    • Tilpasset styling

    • Abonner på dagsordener/referater

    • Integrert iFrame eller frittstående nettsted

    • Søk på tvers av

    • Last ned som PDF

    • Mulighet for å begrense tilgangen

    • Gruppering av utvalg

    • Utsette publisering

    Les mer om Publication

Hør det fra kundene våre

Blå sirkel med pil og lenke for å lese om flere saker

Sikkerhet og trygghet

Ikon med en hengelås og et rødt nøkkelhull

Konfidensielt materiale

For å sikre møtematerialet før, under og etter møtet kan du velge å holde saker og vedlegg åpne kun for bestemte personer. På denne måten har du alltid full kontroll over hvem som har tilgang til hva.

Hvis du i tillegg har en policy om å slette møter etter et bestemt antall dager, kan dette automatiseres for å holde oversikt og sikre at gammelt møtemateriale ikke er tilgjengelig. 

Ikon med en hengelås og en rød person

Logg inn

Kanskje har dere et krav om to-faktor-pålogging, mens andre bare anbefaler det. I møteløsningen kan dere som organisasjon velge om det skal være et krav eller valgfritt. Uansett vil det alltid være mulig for hver enkelt møtedeltaker å aktivere to-faktor-pålogging. 

Ikon med en bærbar datamaskin og et rødt hjerte

I samsvar med GDPR

Når du bruker møteløsningen, kan du alltid være sikker på at du overholder GDPR-regelverket. For eksempel er dataene dine lagret i et sikkert miljø, og både opplasting og nedlasting av dokumenter er kryptert via HTTPS-protokollen. 

Blå sirkel med pil og lenke for å lese om flere saker

FirstAgenda har levert digitale møteløsninger siden 2011

97%

200+

Av de danske kommunene bruker Prepare

500k+

Styrer og direksjoner

46k+

Møter avholdt i Prepare

Brukere

Les mer om offentlige organisasjoner og styrer

Blå sirkel med pil og lenke for å lese om flere saker

Få en presentasjon av FirstAgenda's møtesuite

Bare ta kontakt med Aleksander

Aleksander Pedersen

+ 45 24 48 47 89
alp@firstagenda.com