Optimer jeres møder med en
alt-i-en mødeløsning
Saml både forberedelse, afholdelse og efterbehandling af jeres møder i mødesuiten
Kommuner og Regioner
Arbejder du med mødehåndtering i en kommune eller region ved du måske, at der er mange ting, man skal være opmærksom på.
Ved at samle det hele i en mødeløsning med direkte integration til en lang række ESDH-systemer, får I ét system til både forberedelse, afholdelse og publicering af jeres møder - til fordel for både dig og de politiske mødedeltagere.
Overblik over processen
Med mange møder i forskellige udvalg, kan overblikket hurtigt blive sat på prøve. I mødeløsningen har du altid det fulde overblik over møder, udvalg samt de forskellige opgaver, der afventer input.
Versionering af møder
Når en dagsorden opdateres eller der bliver tilføjet nye dokumenter til mødematerialet, bliver det automatisk opdateret i mødeløsningen. Samtidig kan mødedeltagerne notificeres om den opdaterede version af mødematerialet, og de vil dermed altid sidde med det nyeste materiale til mødet.
Send til gennemlæsning
Har du en eller flere udvalgsmedlemmer som skal godkende dagsordenen, før den sendes ud til resten af udvalget, kan du benytte dig af gennemlæsningsfunktionen. På den måde sikrer du en høj kvalitet af mødematerialet og dermed en bedre mødeproces.
Samlet mødemateriale
Jeres forskellige mødedokumenter bliver samlet i ét system under hvert enkelt møde. Dette gør det både nemt og overskueligt for politikere og øvrige mødedeltagere, der altid har dokumenterne til rådighed uden at de forsvinder i bunken af mails.
Godkendelse
Med den integrerede godkendelsesfunktion er det nemt for mødedeltagerne at godkende politiske referater digitalt. Dermed slipper I for udsendelsen af fysiske underskriftsark, men kan i stedet godkende med et enkelt klik - både i mødesalen eller hjemmefra.
Digital afstemning
Afhold mødet digitalt enten i mødesalen eller online og håndter fremmøde, afstemning og referat direkte i mødeløsningen. Dette sikrer en fejlfri afstemning, mens referatet automatisk genereres og kan sendes ud umiddelbart efter mødets afslutning.
Referat af mødet
Både dagsordener og referater kan publiceres direkte på jeres hjemmeside via mødeløsningen. Her er det muligt for både borgere og medarbejdere at abonnere på nye dagsordener og referater, mens I har mulighed for at udsætte den automatiske publicering efter jeres ønsker.
Integration til ESDH
Kommuner og regioner og ESDH-systemer hænger unægteligt sammen. Derfor har mødeløsningen direkte integration til en lang række ESDH-systemer, så du med få klik kan overføre din dagsorden eller dit referat direkte til mødeløsningen og herefter gøres tilgængelig til mødedeltagerne.
ADFS Login
Glemte brugernavne og adgangskoder er en evig kilde til frustration. For at lette adgangen for dig og dine medarbejdere, har vi gjort det muligt at benytte ADFS-login. Dermed kan I logge ind med jeres interne brugerlogin i organisationen. Arbejder du inden for organisationens netværk, vil du til med automatisk blive logget ind.
Oversigt over funktionaliteter i FirstAgendas mødesuite
Som kommune, region eller anden større offentlig organisation vil vi som udgangspunkt anbefale at benytte alle produkterne i mødesuiten som jeres mødeværktøjer.
Nedenfor kan du få et overblik over funktionaliteterne i samtlige af vores produkter - hele vores mødesuite har sømløse integrationer til hinanden.
-
Simpel mødeoprettelse
Versionering af dagsordener/dokumenter
Send til gennemlæsning
Håndtering af fortroligt materiale
Brugerrettigheder på forskellige niveauer
Godkendelsesfunktion
2-faktor login eller ADFS login (SSO)
Forberedelsesværktøjer
Søgning på tværs
PDF genering på dagsorden, punkt og dokument niveau
Automatisk sletning af møder
Webapp + iPadOS app
Integration til ESDH (SBSYS, GetOrganized, KMD Nova, Acadre MM, Public 360, Fujitsu Edoc, Elements, mm)
-
Detaljeret mødeoprettelse
Skabeloner på flere niveauer
Opsætning af møderækker
Opsætning af deadlines
Overblik over opgaver og mødeproces
Samarbejde på punktniveau
Integration til Prepare
Brugerrettigheder på forskellige niveauer
Web app
Integration til ESDH (Workzone, Workpoint, IMS Case)
-
Håndtering af fremmøde
Automatisk indkaldelse af stedfortrædere
Brugerrettigheder på flere niveauer
Håndtering af forslag både før og under mødet
Styring af og tilmelding til talerliste både før og under mødet
Afholdelse af afstemninger
Liste-, a/b og anonym afstemning
Automatisk generering af referat
Storskærmsvisning
Habilitetsvurdering
Integration til Prepare
Integration til EDSH (Elements)
-
Offentliggørelse af dagsorden og referat
Egen styling
Abonnere på dagsordener/referater
Integreret iFrame eller selvstændigt site
Søgning på tværs
Hent som PDF
Mulighed for adgangsbegrænsning
Gruppering af udvalg
Udsæt publicering
Sikkerhed
Fortroligt materiale
Det er ekstrem vigtigt, at fortrolig materiale kan håndteres på forsvarlig vis, og at mulighederne for menneskelige fejl reduceres så meget som muligt. Derfor er det muligt f.eks. at have en dedikeret organisation til Børn & Unge sager, lukkede udvalg inden for en organisation og mulighed for at lukke punkter og bilag for specifikke personer. På den måde har I altid fuld kontrol over, hvem der har adgang til hvad.
Har I samtidig en politik om at slette afholdte møder efter et specifikt antal dage, kan dette automatiseres, så I bevarer overblikket og sikrer, at gammel mødemateriale ikke ligger tilgængeligt.
Login
Når du anvender flere af produkterne i vores mødesuite, så bruger du samme login, så du får en sømløs oplevelse. Derudover har I også mulighed for at sætte jeres interne login op (SAML, Azure AD osv), så I har fuld kontrol over jeres brugere og deres login. Måske har I et krav om 2-faktor login, mens andre blot anbefaler der. I mødeløsningen kan I som organisation selv vælge, hvorvidt det skal være et krav eller frivilligt. Under alle omstændigheder vil det altid være muligt for den enkelte mødedeltager at slå 2-faktor login til.
GDPR compliant
Når du bruger mødeløsningen er du altid sikker på, at du overholder de gældende regler inden for for GDPR. Eksempelvis bliver Jeres data hostet i et sikkert miljø, mens både upload og download af dokumenter krypteres via HTTPS-protokol.
FirstAgenda har leveret digitale mødeløsninger siden 2011
97%
Af de danske kommuner anvender Prepare
200+
Bestyrelser
46k+
500k+
Afholdte møder i Prepare
Brugere
Læs mere om FirstAgenda Prepare og de forskellige funktioner
Få en præsentation af FirstAgenda Prepare
Bare tag fat i Aleksander
Aleksander Pedersen
+ 45 24 48 47 89
alp@firstagenda.com