På Douglas sparar de tid och pengar med FirstAgenda

I Irländska sjön ligger den självstyrande Isle of Man. I huvudstaden Douglas har kommunfullmäktige också antagit FirstAgenda Prepares konferenslösning - och införandet har varit något av en omvandling.

Tidigare skrevs alla dokument ut innan de sammanställdes manuellt och skickades eller överlämnades till mötesdeltagarna. Det var en tidskrävande process, där en medarbetare snabbt kunde ägna två eller tre dagar åt att förbereda alla dokument. Med övergången till FirstAgenda Prepare har den processen blivit betydligt enklare - liksom pappershögarna.

Kommunfullmäktige är särskilt nöjda med att alla mötesdokument arkiveras och att det är möjligt att inkludera högupplösta bilder i lösningen. Tidigare skannades och skrevs alla bilder ut, vilket var dyrt och kvaliteten var ofta dålig. I Prepare hjälper inzoomningen av en karta eller en bild av ett monument kommunfullmäktige att fatta bättre beslut.

En annan fördel är att det är möjligt att göra ändringar i dagordningen i sista minuten. En sådan ändring brukade innebära att beslutet sköts upp till nästa möte, men det är aldrig något problem längre.

"Jag skulle rekommendera FirstAgenda Prepare till alla kommuner som funderar på att bli digitala. Det har sparat oss både tid och pengar", säger Daniel Looney, ICT Manager på Douglas City Council.

"Alla är nöjda med bytet. Vi testade tre eller fyra andra mötesverktyg, men vi kom hela tiden tillbaka till FirstAgenda Prepare . Vi har mer frihet och det är bra valuta för pengarna. Det är intuitivt och enkelt att använda, så det var ett nöje att utbilda vår personal i att använda det."

- Daniel Looney, IKT-chef