Agil implementering drev på vår mötespublicering

Esbjerg kommun ville ha en enkel och effektiv digitalisering av sin agendapublicering som också kunde fungera tillsammans med deras befintliga system. En smidig och effektiv samarbetsprocess såg till att detta blev verklighet.

Att arbeta med protokoll är ofta en mödosam process som kännetecknas av otaliga manuella arbetsflöden, vilket var en igenkännbar situation i Esbjerg kommun. Här var medarbetarna frustrerade över hur mycket arbete som krävdes för att publicera ett visst protokoll. Processen tog lång tid och krävde att den ansvariga personen kom ihåg alla aktiviteter i hela arbetsflödet. Eftersom kommunen också skulle implementera en ny webbplats krävdes digitalisering av publiceringen av dagordningar.

Förtrogenhet med lösningen effektiviserar processen

Esbjerg kommun använde redan FirstAgenda Prepare för att planera och hantera möten, och eftersom FirstAgendas agendaverktyg FirstFirstAgenda Publication enkelt kunde integreras med lösningen var det inte långt kvar till det första mötet med FirstAgenda. Här presenterades Publication för representanter från kommunen, och ett effektivt samarbete kring implementeringsprocessen etablerades därefter mellan kommunen och FirstAgenda.

"Presentationen var väldigt okomplicerad och vi kunde snabbt se att många av våra behov besvarades i lösningen. FirstAgenda introducerade omedelbart projektledaren och sedan var det bara att sätta igång med implementeringen", säger Martin Vinter, digitaliseringskonsult på Esbjerg kommun.

"Det har definitivt varit en smidig process från början till slut. Det tog inte lång tid från det att vi frågade om möjligheten till den nya funktionen till det att FirstAgenda började arbeta för att stödja våra behov."

- Martin Dahlstrøm Vinter, digitaliseringskonsult

Framgångsrik implementering säkerställer effektiv journalföring

När uppstartsperioden hade kommit en bra bit på väg och användningen av lösningen hade integrerats i den dagliga verksamheten började kommunen identifiera ett specifikt problem som var unikt för deras dagliga arbetsflöden och därför inte standard i FirstFirstAgenda Publication . Detta var en önskan om att kunna anpassa publiceringstiden för dagordningsmeddelanden för att underlätta efterföljande journalföring.

"Det har definitivt varit en agil process från början till slut. Det tog inte lång tid från det att vi frågade om möjligheten till den nya funktionen tills FirstAgenda började arbeta för att stödja våra behov", säger Martin Vinter.

I det dagliga arbetsflödet har FirstFirstAgenda Publication eliminerat flera manuella processer och därmed minskat antalet irriterande moment vid publiceringen av dagordningar. Den effektiva implementeringen av lösningen i kommunens arbetsflöden har gett de ansvariga ny energi, och enligt Martin Vinter är målet att införliva ett större antal processer inom en snar framtid.

"Publication har gett energi åt många av våra arbetsprocesser och eliminerat en hel del internt krångel", avslutar Martin Vinter.