Omprövat processen bakom publicering av möten

Hillerøds kommun var på väg att byta till ett nytt dokument- och ärendehanteringssystem. Som en del av den stora flytten beslutade kommunen att ompröva processen för hur dagordningar och protokoll skulle publiceras på kommunens webbplats. Målet var att hitta en lösning som var enkel och tydlig att använda för medborgarna. Ett viktigt krav är att medborgarna ska kunna prenumerera på viktiga dagordningar, uppdateringar och få ett e-postmeddelande när protokoll finns tillgängliga.

Efter en utvärdering av möjliga lösningar föll valet på FirstFirstAgenda Publication . Lösningen kännetecknades av funktioner som gjorde det möjligt för medborgarna att prenumerera på dagordningar och protokoll från politiska kommittéer och sedan skriva ut ett enda dokument med den relevanta informationen.

"Möjligheten att prenumerera gör det enklare för enskilda personer att hålla koll på kommande möten och viktiga beslut. Det är en funktion som vi alltid har varit nöjda med."

- Bente Jensen, juridisk konsult

Enkel integration med kommunernas system säkerställde ett enkelt arbetsflöde

Före bytet av dokument- och ärendehanteringssystem hade Hillerøds kommun implementerat FirstAgenda Prepare , som används för att samla in mötesdokument och förbereda dagordningar. Eftersom FirstFirstAgenda Publication är helt integrerat med FirstAgenda Prepare kunde Hillerøds kommun enkelt hantera förberedelserna av dagordningar, organisera mötet och därefter skicka ut protokollet. Samtidigt såg kommunen till att alla ändringar av dagordningar och protokoll automatiskt uppdaterades på webbplatsen när de ändrades i Publication. 

"FirstFirstAgenda Publication fungerar tillsammans med våra andra agendasystem, bland annat FirstAgenda Prepare , så att vi kan hantera hela publiceringsprocessen", säger Bente Jensen, juridisk konsult på Hillerøds kommun.

Agilt samarbete säkerställde snabb implementering

Detta var början på ett samarbete vars syfte var att implementera Publication så snabbt och smidigt som möjligt.

"Vi har haft ett bra samarbete med FirstAgenda under hela processen, och implementeringen av Publication har varit enkel och smidig" säger Bente Jensen, juridisk konsult på Hillerøds kommun. Detta har resulterat i en lösning som fungerar bra med kommunens befintliga system och som har fått positiv feedback från medborgarna.

"Vi har fått bra respons från medborgarna, och nu har vi en dialog om hur vi kan göra FirstFirstAgenda Publication ännu bättre", avslutar Bente Jensen.