Optimera dina möten med en
allt-i-ett-möteslösning
Samla förberedelserna, organisationen och efterbearbetningen av era möten i mötessviten
Kommuner och regioner
Om du arbetar med möteshantering i en kommun eller region vet du kanske att det finns många saker att vara uppmärksam på.
Genom att kombinera allt i en möteslösning med direkt integration till ett brett utbud av dokument- och ärendehanteringssystem får du ett system för att förbereda, organisera och publicera dina möten - till nytta för både dig och de politiska deltagarna.
Översikt över processen
Med många möten i olika instanser kan överblicken snabbt sättas på prov. I möteslösningen har du alltid full överblick över möten, instanser och de olika uppgifter som väntar på att läggas in.
Versionering av möten
När en agenda uppdateras eller nya dokument läggs till i mötesmaterialet uppdateras det automatiskt i möteslösningen. Samtidigt kan mötesdeltagarna meddelas om den uppdaterade versionen av mötesmaterialet, så att de alltid har det senaste materialet för mötet.
Skicka för granskning
Om du har en eller flera instansmedlemmar som behöver godkänna dagordningen innan den skickas ut till resten av instansen, kan du använda gransknings
funktionen. Detta säkerställer en hög kvalitet på mötesmaterialet och en bättre mötesprocess.
Samlat mötesmaterial
Era olika möteshandlingar samlas i ett system för varje möte. Det gör det enkelt och överskådligt för politiker och andra mötesdeltagare, som alltid har dokumenten tillgängliga utan att de försvinner i inkorgen.
Godkännande
Den integrerade godkännandefunktionen gör det enkelt för mötesdeltagarna att godkänna politiska protokoll digitalt. Istället för att skicka ut fysiska underskriftsblad kan du godkänna med ett enda klick - både i mötesrummet och hemifrån.
Digital omröstning
Håll mötet digitalt antingen i mötesrummet eller online och hantera närvaro, omröstning och protokoll direkt i möteslösningen. Detta säkerställer felfri omröstning, medan protokollet genereras automatiskt och kan skickas ut omedelbart efter mötet.
Protokoll från sammanträdet
Både sammanträden och protokoll kan publiceras direkt på er webbplats via möteslösningen. Här kan både medborgare och anställda prenumerera på nya sammanträden och protokoll, samtidigt som ni har möjlighet att skjuta upp den automatiska publiceringen enligt era önskemål.
Integration till dokument- och ärendehanteringssystem
Kommuner och regioner och dokument- och ärendehanteringssystem är onekligen sammankopplade. Därför har möteslösningen direkt integration med en mängd olika ärendehanteringssystem, så att du med några få klick kan överföra din agenda eller ditt protokoll direkt till möteslösningen och sedan göra dem tillgängliga för mötesdeltagarna.
ADFS-inloggning
Glömda användarnamn och lösenord är en ständig källa till frustration. För att underlätta för dig och dina medarbetare har vi gjort det möjligt att använda ADFS login. Detta gör att ni kan logga in med er interna användarinloggning i organisationen. Om du arbetar inom organisationens nätverk kommer du också att loggas in automatiskt.
Översikt över funktionerna i FirstAgenda's mötessvit
Som kommun, region eller annan stor offentlig organisation rekommenderar vi att ni använder samtliga produkter i mötessviten som era mötesverktyg.
Nedan kan du få en översikt över funktionaliteten i alla våra produkter - hela vår mötessvit har sömlösa integrationer med varandra.
-
Enkelt att skapa möten
Versionering av dagordningar/dokument
Skicka för granskning
Hantering av konfidentiellt material
Användarrättigheter på olika nivåer
Godkännandefunktion
2-faktorsinloggning eller ADFS inloggning (SSO)
Förberedelsesverktyg
Sök igenom möteshandlingar
PDF-generering på dagordnings-, artikel- och dokumentnivå
Automatisk radering av möten
Webbapp + iPadOS-app
Integration till ärendehanteringssystem (SBSYS, GetOrganized, KMD Nova, Acadre MM, Public 360, Fujitsu Edoc, Elements, etc.)
-
Detaljerad mötesplanering
Mallar för flera nivåer
Upprättning av mötesrader
Fastställande av tidsfrister
Översikt över uppgifter och mötesprocess
Samarbete på punktnivå
Integration till Prepare
Användarrättigheter på olika nivåer
Webb-app
Integration med ärendehanteringssystem (Workzone, Workpoint, IMS Case)
-
Närvarohantering
Automatiskt inkallning av ersättare
Användarrättigheter på flera nivåer
Hantera förslag både före och under mötet
Hantering och registrering till talarlistor både före och under mötet
Genomför omröstningar
List-, a/b- och sluten omröstning
Automatisk generering av protokoll
Presentationsvisning
Jävsbedömning
Integration till Prepare
Integration till ärendehanteringsystem (Element)
-
Offentliggörande av dagordningar och protokoll
Anpassad styling
Prenumerera på dagordningar/protokoll
Integrerad iFrame eller fristående webbplats
Sök igenom möteshandlingar
Ladda ner som PDF
Möjlighet att begränsa åtkomst
Gruppering av instanser
Tidsstyrd publicering
Säkerhet
Konfidentiellt material
Det är oerhört viktigt att konfidentiellt material kan hanteras på ett säkert sätt och att möjligheterna till mänskliga fel minimeras så mycket som möjligt. Därför är det t.ex. möjligt att ha en särskild organisation för barn- och ungdomsärenden, slutna instanser inom en organisation och möjligheten att låsa objekt och bilagor för specifika personer. På så sätt har du alltid full kontroll över vem som har tillgång till vad.
Om ni dessutom har en policy om att radera möten efter ett visst antal dagar kan detta automatiseras för att hålla reda på och säkerställa att gammalt mötesmaterial inte finns tillgängligt.
Inloggning
När du använder flera produkter i vår mötessvit använder du samma inloggning för en sömlös upplevelse. Du har också möjlighet att konfigurera din interna inloggning (SAML, Azure AD, etc.) så att du har full kontroll över era användare och deras inloggningar. Ni kanske kräver en 2-faktorinloggning, medan andra helt enkelt rekommenderar det. I möteslösningen kan ni som organisation välja om det ska vara ett krav eller valfritt. Hur som helst kommer det alltid att vara möjligt för varje mötesdeltagare att aktivera 2-faktorinloggning.
GDPR-kompatibel
När du använder möteslösningen kan du alltid vara säker på att du följer GDPR-reglerna. Till exempel hostas dina data i en säker miljö, medan både upp- och nedladdning av dokument krypteras via HTTPS-protokoll.
FirstAgenda har levererat digitala möteslösningar sedan 2011
97%
Av de danska kommunerna använder Prepare
200+
Styrelser
46k+
500k+
Möten som hållits i Prepare
Användare
Läs mer om FirstAgenda Prepare och de olika funktionerna
Få en presentation av FirstAgenda Prepare
Ta kontakt med Aleksander
Aleksander Pedersen
+ 45 24 48 47 89
alp@firstagenda.com