Sikkert, effektivt og genial integration

I 2019 overgik Ankestyrelsen til at bruge FirstAgenda Prepare på samtlige sagsområder, og overgangen til en digital mødeløsning har optimeret en række processer omkring møderne.

”Vi er gået fra at sende mødemateriale til eksterne mødedeltagere på krypterede USB-stik med posten til at kunne klare det hele via Prepare. Det har haft en stor positiv betydning for arbejdsgangen.
Særligt positivt er det, når der er nye mødedeltagere, hvor vi hurtigt kan give dem adgang til materialet via Prepare”

– Fakhria Rehman, Projektleder i Ankestyrelsen

En sikker løsning der lever op til krav om GDPR og databeskyttelse

Oveni den betragtelige effektivisering har der i processen også været stort fokus på en sikker distribution og lukket adgang til materialet grundet den store mængde af personfølsomt materiale. FirstAgenda Prepare har på den måde bidraget til at beskytte borgernes data.

“Ved at overgå til FirstAgenda Prepare, bidrager vi helt klart til at leve bedre op til de krav, der stilles ift., GDPR og databeskyttelse, da vi ikke længere bruger krypterede USB-stik, som har den risiko at forsvinde under leveringen og kan risikere at komme i forkerte hænder.

På vores Prepare løsning i dag, har vi også aktiveret 2 faktor log-in, som er med til at øge sikkerheden og sikre, at vores mødemateriale KUN bliver tilgået af de rette personer”

— Fakhria Rehman, Projektleder i Ankestyrelsen

Genial integration

Udover at Prepare i sig selv bidrager med effektivisering af arbejdsgange har samspillet mellem eksisterende fagsystemer – i dette tilfælde Public 360 - også haft en stor betydning for at kunne arbejde mere effektivt

”For vores administration i Ankestyrelsen er det faktisk lidt genialt, at der er direkte forbindelse mellem vores fagsystem og mødeportalen. I stedet for at skulle fremsende mødemateriale med posten, trykker vi bare på en knap, og ti minutter efter kan beskikkede og sagsbehandlere læse materialet på portalen,”

”Når der kommer yderligere bilag til et planlagt møde, opdaterer vi bare i vores fagsystem, og mødematerialet opdateres automatisk i Prepare. Førhen skulle vi sende opdateret materiale med posten. Det skulle vi også, hvis vi fik et afbud og skulle have en ny beskikket mødedeltager. Nu fjerner vi bare en beskikket og klikker en ny til, så det sparer os for mange arbejdsgange i hverdagen” - Teamkoordinator i Team Nævn, Rikke Lausten.

Et stærkt samarbejde med kunden i fokus

Når man samarbejder med FirstAgenda, så bliver man som kunde taget seriøst, og der sættes en ære i en grundig og effektiv support.

”Samarbejdet med FirstAgenda er godt. På daglig basis er deres support funktion super hurtig og klar til at hjælpe med det samme.

Ankestyrelsen har også bidraget med inputs til funktionalitet, der kan effektivisere nævnsbetjeningen. Flere af disse inputs har resulteret i ny funktionalitet, hvor samarbejdet omkring udviklingen har fungeret rigtig godt og vi er superglade for de løsninger vi i fælleskab har fundet.”

- Fakhria Rehman, Projektleder i Ankestyrelsen