Sparer flere timer om ugen med automatisk dagsordenspublicering

Herlev Kommune har automatiseret processen med at gøre færdige dagsordener tilgængelige på hjemmesiden og har dermed minimeret mængden af manuelt arbejde med adskillige timer. Samtidig har de givet borgerne mulighed for at abonnere på lige de udvalg, som passer dem.

Herlev Kommune oplevede, at deres nuværende proces for publicering af dagsordener havde basis for forbedring, da borgerne efterspurgte funktioner som eksempelvis muligheden for at abonnere på nyheder om enkelte udvalg, der ikke var mulige i den daværende løsning. Kommunen ønskede også at gøre dagsorden -og referatdata fra FirstAgenda Prepare tilgængelige på hjemmesiden hurtigere og mere effektivt end tidligere.

Med FirstAgenda Publication har kommunen nu skåret flere timers manuelt arbejde af denne proces og øget funktionaliteten af dagsordenspubliceringen.

Simpel løsning gør stort indtryk

Medarbejderne i Herlev Kommune havde fået FirstAgenda Publication anbefalet af kollegaer fra andre kommuner, men de havde ikke forventet, at løsningen ville gøre et så stort indtryk på dem.

”Platformen faldt i øjnene på os fra starten med et overskueligt og funktionelt design, der virkede meget intuitivt i brug,” lyder det fra Aleksandra Novovic, direktionssekretær i Herlev Kommune.

Implementeringen forløb hurtigt og effektivt, og i de tilfælde, hvor features ikke fungerede eller tog lang tid om at komme i stand, var responsen prompte.

”Ting, der ikke virkede, blev hurtigt fikset, og FirstAgenda var meget venlige til at opdatere siden løbende, når der var teknisk besvær,” siger Aleksandra Novovic.

“FirstAgenda Publication har gjort vores arbejde med dagsordener meget nemmere. Vi behøver ikke længere at bakse med processen, da systemet selv lægger alt op på hjemmesiden.”

— Aleksandra Novovic, Direktionssekretær

Dagsordenspublicering gjort legende let

FirstAgenda Publication har nu fuldt ud erstattet det gamle system, og ifølge Aleksandra Novovic har resultaterne været positive for både medarbejdere og borgere.

”Det har været overraskende let at tage FirstAgenda Publication i brug. Da først alle mulighederne var sat op i vores system, og vi selv blev sat i gang, virkede det utrolig nemt,” siger Aleksandra Novovic.

FirstAgenda Publication giver mulighed for at søge efter specifikke udvalg og sortere disse efter dato, og de relevante data bliver lagt automatisk op i kommunens systemer gennem platformen. Samtidig har borgerne mulighed for at abonnere på netop de udvalg, de har interesse for, så de automatisk modtager notifikationer, når der bliver lagt nyt op.

”Vi sparer meget manuelt arbejde og tid på at lægge dagsordenerne op, og borgerne er meget tilfredse med abonnementsfunktionen. Vi fik tidligere mange henvendelser om at sende forskellige referater og dagsordener til visse borgere, men efter at FirstAgenda Publication er blevet sat op, har vi ikke fået en eneste,” lyder det fra Aleksandra Novovic.

Medarbejdere deler borgernes entusiasme

Herlev Kommunes medarbejdere har taget godt imod FirstAgenda Publication, hvor de ansvarlige medarbejdere er fuldt fortrolige med systemet. Samtidig har flere medarbejdere selv skrevet sig op til at modtage notifikationer fra systemet, og den gode modtagelse glæder Aleksandra Novovic.

”FirstAgenda Publication har gjort vores arbejde med dagsordener meget nemmere. Vi behøver ikke længere at bakse med processen, da systemet selv lægger alt op på hjemmesiden. Løsningen kommer hele vejen rundt, og vi sparer flere timers arbejde om ugen,” slutter Aleksandra Novovic.