Behandlingsrådet har både struktureret og effektiviseret deres mødeprocesser

Når der skal træffes anbefalinger i Behandlingsrådet vedr. større analyser og evalueringer, er det helt essentielt, at rådsmedlemmerne får den rigtige dagsorden til den rigtige tid. Netop derfor benytter Mette Bejder, der er specialkonsulent i Behandlingsrådet, FirstAgenda Prepare til at udsende dagsordenerne - dagsordener, som vel at mærke er produceret i søsterprogrammet, FirstAgenda Management.

“Så snart en dagsorden er klar til behandling, får alle rådsmedlemmer adgang til dagsordenen gennem FirstAgenda Prepare. På den måde sikrer vi, at rådsmedlemmerne har et samlet overblik over materialet og dermed de bedste forudsætninger for at træffe en beslutning”

Behandlingsrådet er en organisation, der kom til verden under Danske Regioner i starten af 2021. Mette Bejder har været med stort set siden organisationen blev oprettet, og udover sin rolle som konsulent i evalueringssager, er hun også administrator i både FirstAgenda Prepare og FirstAgenda Management. Mette var med under implementeringen af begge løsninger, og selvom implementeringen af IT-systemer ofte kan være en svær overgang, var Behandlingsrådet hurtigt i gang.

“Selve implementeringen af FirstAgenda Prepare og FirstAgenda Management husker jeg som ret nemt. Begge løsninger er ret intuitive at anvende, og med en smule undervisning i brugen af dem, var vi hurtigt i gang. Samtidig giver integrationen mellem Prepare og Management rigtig god mening for os i vores arbejde” Der er et godt flow i processen, lige fra udarbejdelse af dagsorden, til godkendelse og publicering.”

— Mette Bejder, Specialkonsulent, Behandlingsrådet

Her fremhæver Mette især brugen af Management, som er en tidsbesparende faktor, når de skal forberede dagsordener.

“FirstAgenda Management benytter vi til at lave både dagsordensskabeloner og punktskabeloner. Netop disse skabeloner giver god værdi for os, da vi har mange møder og punkter, som i opbygningen minder om hinanden, og som vi dermed med fordel kan have prædefineret allerede inden vi starter med at udarbejde de specifikke møder og punkter. Dette er både med til skabe, men også sikre, en god struktur.”

Også FirstAgenda Prepare er der en generelt stor tilfredshed med i Behandlingsrådet. Igen er det løsningens intuitive udtryk, men også muligheden for at benytte iPad, hun fremhæver.

“Generelt er der stor tilfredshed med Prepare som mødeværktøj blandt rådsmedlemmerne. Det bliver også benyttet af mange af regionerne allerede på forhånd, så på den måde har det være super let at implementere, og det er blevet taget godt imod. Derudover er rigtig mange glade for, at de kan benytte Prepare på deres iPad, når de forbereder sig til et møde.”

Tryghed i brugen

Når Mette og resten af Behandlingsrådet benytter FirstAgenda Management og FirstAgenda Prepare er det med en følelse af tryghed. Her er det nemlig vigtigt, at fortroligt materiale bliver holdt fortroligt, og at man har et skarpt overblik over, hvem der har adgang til hvad. Netop her ser Mette Bejder en stor fordel i FirstAgenda Prepare og FirstAgenda Management

“Jeg føler generelt en stor tryghed i brugen af løsningen. Prepare giver mulighed for at dele fortroligt mødemateriale i et lukket forum, hvor vi kan overholde krav til sikkerhed og GDPR, som ellers kan være en bekymring, når dokumenter deles via e-mail”.