Management sørger for digital mødebehandling

For år tilbage sad de ansatte i Region H og lavede deres dagsordener i et stort word-dokument. Det var en tidskrævende proces, der ofte involverede en fuldstændig revidering af dokumentet, hvis bare et enkelt punkt skulle ændres.

“Vi klippede og klistrede lidt vores dagsordener sammen i Word dengang, men så kom FirstAgenda Management på banen, hvilket politikerne i Region Hovedstaden syntes var smart. Vi manglede dog et system, der kunne vise møderne i politikernes iPad, og da FirstAgenda Management er sømløst integreret med FirstAgenda Prepare, så var det en hurtig beslutning. Management opfyldte vores krav, og kunne implementeres inden for vores korte deadline” fortæller Lena Fredensborg, udvalgssekretær i Region Hovedstaden.

Funktioner og integrationer skaber fuld digital mødebehandling 

Det daglige arbejde med mødeplanlægning har fået et ordentligt makeover, siden FirstAgenda Management, Workzone og FirstAgenda Prepare er blevet koblet sammen i regionen.

“Det er simpelt at oprette, slette og gendanne møder i Management, og det bliver kun bedre jo flere kolleger vi får koblet op på løsningen. Vi har også fået lavet mødeskabeloner gennem Management, så flere af vores brugere hurtigt kan komme i gang med at booke nye møder” fortæller Lena Fredensborg.

”Integrationerne til flere systemer er dejligt at have, da vi bruger Workzone og FirstAgenda Peprare hos os, og Management er koblet op til dem. Jeg vil faktisk næsten mene, at det er et must have. Der er flow hele vejen igennem de forskellige systemer, og er næsten en hel produktsuite, når de sådan arbejder sammen” uddyber Birger Rytcher Andersen, Project Manager hos Region H.

“Det har været et fortrinligt samarbejde med folkene bag FirstAgenda Management, både dengang og nu. Det har helt sikkert også været en fordel for os, at det nu er blevet et produkt med eget liv, der løbende opdateres. Systemet er relativt simpelt, og er nemt at opgradere når der kommer nye versioner.”

— Birger Rytcher Andersen, IT-ansvarlig

Udviklingen af løsningen flugter med regionen 

Selve implementeringen så meget anderledes ud dengang end den gør i dag, da Region H var en af de første kunder til at bruge Agenda Management. Dengang var det et specialudviklet system til enkelte kunder, men sidenhen er det blevet udviklet til en selvstændig abonnomentsløsning.

”Det har været et fortrinligt samarbejde med FirstAgenda, både dengang og nu. Det har helt sikkert også været en fordel for os, at det nu er blevet et produkt med eget liv, der løbende opdateres. Systemet er relativt simpelt, og er nemt at opgradere når der kommer nye versioner” forklarer Birger Rytcher Andersen, IT-ansvarlig i Region H.

“Vi havde et meget tæt samarbejde med FirstAgenda og de gjorde en stor indsats med at sætte strøm til vores arbejdsgange. Dengang prøvede vi måske i høj grad at mase vores eksisterende arbejdsgange ned i løsningen. Det var nok ikke den bedste beslutning, men vi var lidt bundet i vores ende. Nu skal vi dog opgraderes, da der hele tiden produceres nye møder, og løsningen er så meget i brug som den er” slutter Lena Fredensborg.

Det fortsatte samarbejde mellem Regionen og FirstAgenda gavner begge parter, da Region H har spillet en stor rolle i udviklingen af essentielle funktioner, som mange nye kunder nu kan drage fordel af. Derudover har de også været “først i rækken” til at få deres input hørt, da de har stået trofast ved løsningen over den lange periode.

Be clear, be confident and don’t overthink it. The beauty of your story is that it’s going to continue to evolve and your site can evolve with it. Your goal should be to make it feel right for right now. Later will take care of itself. It always does.