Favrskov Kommune: 13 år med effektiv mødeforberedelse

Siden 2011 har Favrskov Kommune benyttet FirstAgenda Prepare som deres primære værktøj til digitalt mødemateriale. Dermed er de også blandt de første kommuner, der i sin tid tog mødeværktøjet i brug - et mødeværktøj, som har sparet dem for tunge arbejdsgange, og som har bidraget til en både nem og sikker distribution af deres mødemateriale.

Selvom det efterhånden er mange år siden, står tiden før FirstAgenda helt klart i erindringen hos Ulrich Zickert, der er chef for Borgmestersekretariatet og HR i Favrskov Kommune. Her mindes han særligt pakningen og distributionen af byrådets mødemateriale som en omfattende proces.

“Før vi fik FirstAgenda, producerede vi dagsordener til de forskellige møder i papir. Det var store bunker af papirer, der både blev printet, sorteret, pakket og herefter sendt med kurer til de forskellige mødedeltageres privatadresser. Det var et stort stykke arbejde, der godt kunne tage det meste af en dag”. 

Den tidskrævende og manuelle proces skabte samtidig udfordringer, hvis der blev foretaget ændringer eller tilføjelser til mødematerialet frem mod mødet. Udgangspunktet for at indføre FirstAgenda var et klart ønske om at effektivisere arbejdsgange og digitalisere mødeforberedelsen.

“Vi havde et klart ønske om både at effektivisere og digitalisere mødeforberedelsen. Det var i den forbindelse, at vi indledte et samarbejde med FirstAgenda, og vi kunne hurtigt konstatere, at vi kunne spare nogle ret tunge arbejdsgange i forhold til produktion og distribution af mødematerialet”

— Ulrich Zickert, Sekretariatschef, Favrskov Kommune

Nem kobling mellem ESDH og FirstAgenda

Når der skal implementeres nye systemer og arbejdsgange i en kommune, er det alfa og omega, at de nye systemer taler godt sammen. Dette var også blandt bekymringerne hos Ulrich Zickert forud for implementeringen af FirstAgenda i 2011. Disse bekymringer blev dog hurtigt afløst af tilfredshed med den nye løsning.

“For os er det helt centralt, at der er en nem kobling mellem vores ESDH-system og FirstAgenda. Det er vigtigt, at systemerne taler godt sammen, og at der er en glat snitflade mellem de systemer, vi bruger i forbindelse med vores dagsordensproduktion. Det er noget af det, der har fungeret rigtig godt lige fra starten med FirstAgenda.”

Udover en nem kobling til de øvrige systemer, var det også vigtigt med en intuitiv og brugervenlig løsning, idet det først og fremmest er de daglige brugere, som skal opleve fordelene. Her husker Ulrich Zickert tilbage på en vellykket og relativt nem implementeringsproces - men også en implementeringsproces, hvor mange brugere skulle vænne sig til en ny måde at forberede møder på.

“Jeg husker tilbage på en ret nem implementering. Dette gælder både den tekniske implementering, men også den måde brugerne tog imod løsningen. Selvfølgelig skal man vænne sig til en ny måde at forberede møder på, men løsningen blev hurtigt taget godt imod af brugerne, og det skyldes i høj grad, at det er så brugervenligt”.

Tæt samarbejde - sammen om udviklingen

Med mere end 13 års erfaring med FirstAgenda har Ulrich Zickert haft mulighed for både at følge med - men også få indflydelse på udviklingen af mødeløsningen undervejs. Ulrich oplever nemlig en stor lydhørhed og opmærksomhed på deres brug og erfaringer med løsningen. 

“Jeg oplever generelt stor interesse og nysgerrighed hos FirstAgenda - både på brugersiden, men også på administratorsiden. Her bliver vi ofte spurgt ind til feedback på nye, potentielle tilføjelser eller ændringer til systemet, og det er fedt at blive inddraget på den måde”. 

Ulrich Zickert har også af flere omgange været med til at teste nye funktioner og ændringer i systemet, og han sætter generelt stor pris på det tætte samarbejde.

“Jeg synes, at der bliver taget rigtig godt imod vores feedback. Det er en stor fordel, at vi har mulighed for at påvirke noget i en retning, som vi synes er den rigtige, og som passer ind i de arbejdsgange vi har”

— Ulrich Zickert, Sekretariatschef, Favrskov Kommune

Alt forberedelse samlet ét sted

“Det er både min, men også langt de fleste brugeres oplevelse, at mødeforberedelsen er nem og overskuelig i FirstAgenda. Brugerne har hele deres mødeforberedelse samlet ét sted, de har mulighed for at skrive personlige noter og dele kommentarer med hinanden - og så er det nemt at navigere rundt i stort mødemateriale.”

Samtidig pointerer Ulrich Zickert, at de med FirstAgenda har en nem administration af både brugeroprettelse og -adgange, så man kan begrænse og styre adgangen til eksempelvis fortroligt materiale.

“Den måde, man har mulighed for at begrænse adgangen til fortroligt materiale til nogle bestemte brugere og mødefora, lever i høj grad op til vores krav. Den gode adgangsstyring bidrager med en tryghed og sikkerhed i vores arbejde”.

Når behovet for support opstår

Politiske møder og stramme deadlines går ofte hånd i hånd. Derfor er det ifølge Ulrich Zickert også vigtigt, at der er tilgængelig og kompetent support, når der er brug for det.

“Den support vi oplever hos FirstAgenda er både kompetent og hurtigt-reagerende. De udviser også en stor forståelse for, at vi arbejder med stramme deadlines. Jeg oplever, at supporten altid reagerer prompte, og arbejder hurtigt på at løse det problem, der nu måtte være, så vi kan nå vores deadline”.