FirstAgenda Prepare har skabt overblik hos Energi Viborg

Når forsyningsselskabet Energi Viborg forbereder sig til deres bestyrelsesmøder, er det med mødeværktøjet FirstAgenda Prepare ved hånden. På den måde har formandskabet mulighed for at få et samlet overblik over bestyrelsessagerne, inden de frigives til bestyrelsesmedlemmerne, som herefter kan påbegynde deres forberedelse. 

Med hele 7 forskellige bestyrelser i Energi Viborg ligger der en stor opgave for formandskabet i at bevare overblikket over deres bestyrelsessager forud for bestyrelsesmøderne. Netop derfor valgte administrerende direktør, Mette Urup, og resten af Energi Viborg tilbage i 2019 at implementere FirstAgenda Prepare, som skulle være deres primære platform til mødeforberedelse. 

“Vi valgte i 2019 at implementere FirstAgenda Prepare som vores primære mødeværktøj, og det er vi meget glade for. Vi bruger det meget i forbindelse med vores bestyrelsesarbejde, og det starter allerede med vores formandsmøder. Her får vi i formandsskabet et overblik over de foreløbige bestyrelsessager, og kan både diskutere sagerne og benytte de forskellige forberedelsesværktøjer, så vi er bedst muligt forberedt til selve bestyrelsesmøderne”

— Mette Urup, Adm. Direktør Energi Viborg

Ud over at selve formandskabet har det fulde overblik over bestyrelsessagerne frem mod bestyrelsesmøderne, er det ifølge Mette Urup også en stor hjælp for bestyrelsesmedlemmerne i deres mødeforberedelse 

“Så snart vi har bestyrelsessagerne på plads, bliver de frigivet til bestyrelsesmedlemmerne i FirstAgenda Prepare, hvorefter de kan påbegynde deres forberedelse. Her bruger de både notefunktionen, markeringer og delte kommentarer, og jeg har som administrerende direktør et indtryk af, at bestyrelsen er enormt glade for mødeværktøjet”.

Nemt at bruge - hurtigt i gang

Med 7 forskellige bestyrelser i Energi Viborg er det ikke usædvanligt, at der kommer nye bestyrelsesmedlemmer til. Netop her påpeger Mette Urup fordelen ved at have det samlede overblik i en digital mødeløsning - noget der står i stor kontrast til tidligere tiders løsninger. 

“Når der kommer nye bestyrelsesmedlemmer, er det en kæmpe fordel, at vi kan lukke dem ind i FirstAgenda Prepare, hvor de kan få et overblik over de tidligere sager. Dette var noget vanskeligere før i tiden. Nu har de et overskueligt overblik over alle de tidligere sager og mødemateriale og kan lynhurtigt blive ajour”. 

Da Energi Viborg implementerede FirstAgenda Prepare tilbage i 2019 var det som en direkte afløser for et meget tungt system i en stifinder-model, hvor sagerne manuelt skulle samles i PDF-filer og derefter lægges i forskellige mapper til de enkelte bestyrelsesmedlemmer.

Derfor var direktionen også spændte på at se, hvordan det ville blive taget imod af bestyrelsesmedlemmerne. Mette Urup husker dog tilbage på en nem og gnidningsfri implementering af IT-løsningen, hvor hun udover løsningens brugervenlighed, også påpeger, at en lang række af bestyrelsesmedlemmerne allerede kendte mødeværktøjet på forhånd

“Da vi startede for små fem år siden, kendte en stor del af bestyrelsesmedlemmerne allerede løsningen på forhånd. Samtidig er det en ganske brugervenlig og intuitiv løsning, og funktionerne er lette at forstå, så selv de af bestyrelsesmedlemmerne, der ikke kendte løsningen på forhånd, var hurtigt i gang”. 

FirstAgenda Publication skaber den åbne linje 

Hos Energi Viborg har man et klart ønske om at være åbne og transparente, når det handler om deres bestyrelsesmøder. Som et led i den åbne linje har Energi Viborg valgt at lægge referaterne fra deres bestyrelsesmøder frit tilgængeligt på deres hjemmeside, så interesserede borgere har mulighed for at følge med i beslutningerne. 

For at lette processen omkring publicering af disse referater, valgte Energi Viborg tilbage i 2023 at implementere FirstAgenda Publication. FirstAgenda Publication er et tillægsmodul til FirstAgenda Prepare, og tillader med sin sømløse integration til FirstAgenda Prepare, at Energi Viborg kan publicere deres mødereferater på hjemmesiden med få klik

“Hos Energi Viborg har vi helt åbne linjer, når det gælder vores bestyrelsesmøder. Her er det en kæmpe fordel, at vi med enkle midler kan lægge en bestyrelsessag, der er blevet behandlet, ud på vores hjemmeside med tilhørende beslutning - og netop dette kan vi med FirstAgenda Publication.”

— Mette Urup, Adm. Direktør Energi Viborg

Sikkerheden er et vigtigt perspektiv

På trods af den åbne og transparente linje hos Energi Viborg er der indimellem nogle fortrolige sager, som skal holdes fortrolige. Netop derfor er det ifølge Mette Urup vigtigt med mødeværktøj, man kan stole på, og som tillader at lukke specifikke punkter. 

“Når vi indimellem behandler nogle fortrolige sager, er det vigtigt, at det kun er dem, som skal se sagerne, som har mulighed for at se sagerne. Dette har vi mulighed for med FirstAgenda Prepare, hvor vi kan styre det nemt og dermed sikre, at det er bestyrelsesmedlemmerne i de enkelte selskaber, der kan se sagerne og ikke andre, og det bidrager med en god tryghed, når vi benytter løsningen”.