Gentænkte processen bag dagsordensudgivelse

Hillerød Kommune stod overfor at skifte til et nyt ESDH-system. Som et led i den store flytning besluttede kommunen at gentænke processen for, hvordan dagsordener og referater skulle udgives på kommunens hjemmeside. Målet var at finde en løsning, som var nem og overskuelig at anvende for borgerne. Som et vigtigt krav skulle borgerne kunne abonnere på vigtige dagsordener, opdateringer og modtage en mail, når et referat var tilgængeligt.

Efter en vurdering af mulige løsninger faldt valget på FirstAgenda Publication. Løsningen udmærkede sig ved at have funktioner, som gjorde borgerne i stand til at abonnere på dagsordner og referater fra politiske udvalg, og efterfølgende printe et samlet dokument med de relevante informationer.

“Muligheden for at abonnere gør det nemmere for den enkelte borger at følge med i kommende møder og vigtige beslutninger. Det er en feature, vi altid har været glade for.”

— Bente Jensen, Juridisk konsulent

Nem integration med kommunens systemer sikrede enkel arbejdsgang

Hillerød Kommune havde forinden skiftet af ESDH-system implementeret FirstAgenda Prepare, som anvendes til at indsamle mødedokumenter og forberede dagsordener. Da FirstAgenda Publication er fuldt integrerbart med FirstAgenda Prepare, kunne Hillerød Kommune enkelt styre både forberedelse af dagsordener, afholde mødet og efterfølgende sende referatet ud. Samtidig sikrede kommunen, at eventuelle ændringer i dagsordener og referater automatisk blev ændret på hjemmesiden, når det var ændret i Publication. 

“FirstAgenda Publication spiller sammen med vores andre dagsordenssystemer, blandt andet FirstAgenda Prepare, så vi kan styre hele dagsordensudgivelsen” siger Bente Jensen, juridisk konsulent i Hillerød Kommune.

Agilt samarbejde sikrede en hurtig implementering

Dette blev begyndelsen på et samarbejde der havde til formål at få implementeret Publication så hurtigt og gnidningsfrit som muligt.

”Vi har gennem hele forløbet haft et godt samarbejde med FirstAgenda, og processen med at implementere Publication er forløbet nemt og smidigt.” siger Bente Jensen, juridisk konsulent i Hillerød Kommune. Dette har resulteret i en løsning, der spiller godt sammen med kommuens eksisterende systemer, og som er blevet mødt med positiv feedback fra borgerne.

“Vi har fået god respons fra borgerne, og nu har vi en dialog om at gøre FirstAgenda Publication endnu bedre” slutter Bente Jensen.